Федеральный закон № 54 ФЗ предусматривает передачу кассовых чеков в налоговую службу в режиме реального времени. Кроме этого, по просьбе покупателя или получателя услуги электронная копия документа должна быть отправлена ему — на адрес электронной почты или в смс-сообщении.

Если даже очень приблизительно прикинуть, сколько чеков ежесекундно пробивается на территории РФ, можно понять, что у налоговиков попросту не хватит технических ресурсов на их обработку. Нужен посредник с мощным хостингом, который представит облачный сервис. Таким посредником является оператор фискальных данных — ОФД.

Что такое ОФД

Оператор фискальных данных — это юридическое лицо, осуществляющее отправку электронных копий чеков в налоговую. ОФД уполномочен на этот вид деятельности налоговиками и имеет соответствующее разрешение. Все действующие операторы включены в соответствующий реестр ФНС. На данный момент список состоит из 18 юридических лиц.

Технически схема взаимодействия ОФД, налоговой и владельца кассового аппарата выглядит следующим образом. Кассовый чек преобразуется в электронный файл и поступает на сервер оператора. На сервере обрабатываются и хранятся фискальные документы всех касс, закрепленных за конкретным ОФД.

По требованию налоговой информация передается инспектору по защищенному каналу. По задумке авторов закона, это должно освободить предпринимателя от излишних выездных проверок: зачем куда то ехать, если вся информация может быть получена налоговым инспектором путем нажатия пары кнопок.

То же самое и с покупателем. Если клиенту нужна электронная копия чека, он сообщает об этом продавцу-кассиру. Тот, перед тем как пробить документ, вводит на кассовом аппарате электронный адрес или номер телефона клиента и выбирает пункт “отправить электронный чек”. После этого оператор фискальных данных в режиме реального времени отправляет документ на указанный адрес.

Серверы ОФД позволяют хранить фискальные данные до 5 лет. Это необходимо для судебных разбирательств и исков, которые могут быть предъявлены сторонами друг другу. Также воспользоваться электронным чеком из хранилища ОФД может и покупатель, который не сохранил бумажную версию документа.

Обзор операторов фискальных данных

В настоящее время свою деятельность на территории Российской Федерации ведут 18 организаций по обработке фискальных данных:

1. ОФД “Такском”. Компания ведет свою деятельность с 2000 года. Один из крупнейших игроков на рынке электронного документооборота. С “Такскомом” сотрудничают такие гиганты, как ОАО “Сбербанк” и Министерство иностранных дел РФ. В распоряжении оператора есть собственный учебный центр. Кроме этого, компания занимается сертифицированными электронными подписями — они нужны при регистрации кассового аппарата. В качестве оператора фискальных данных организация сертифицирована 31 августа 2016 года.

2. “Эвотор ОФД”. Плод сотрудничества ПАО “Сбербанк” и крупнейшего на территории РФ производителя кассового оборудования марок “АТОЛ” и “Эвотор” . Главный вид деятельности — производство оборудования для среднего и малого бизнеса. В качестве ОФД компания зарегистрирована 31 августа 2016 года.

3. ОФД “Ярус”. Компания “Ярус” занимается производством банковской техники и ПО начиная с 2007 года. Разрешение на работу в качестве ОФД получено 31 августа 16-го. В рамках сотрудничества с производителем ККТ бренда “Штрих” ООО “Ярус” предлагает комплексное решения при переходе на онлайн-кассы.

4. “Первый ОФД”. Владелец этого оператора — АО “Энергетические системы и коммуникации“. Именно он принимал участие в пилотном проекте по внедрению онлайн-касс в 2014 году в Казахстане. Компания предоставляла налоговой технические решения для передачи фискальных данных. Разрешение на деятельность в качестве ОФД получено организацией 31 августа 2016.

5. OFD.RU. Решение от компании “ПЕТЕР-СЕРВИС“ — производителя программного обеспечения. В качестве ОФД зарегистрировано в Федеральной налоговой службе 18 октября 2016 года.

6. “Яндекс.ОФД”. В качестве оператора фискальных данных компания вышла на рынок едва ли не позднее всех, однако успела занять прочные позиции. Все дело в комплексном подходе: “Яндекс“ не только предлагает услуги по обработке и хранению фискальных данных, но и продает сами онлайн-кассы. Разрешение на деятельность получено 10 апреля 2017 года.

7. “Электронный Экспресс”. Оператор фискальных данных от разработчика системы “ГАРАНТ”. Право работать в роли оператора фискальных данных “Электронный Экспресс” получил 14 апреля 2017 года.

8. “Астрал.ОФД”. Известный производитель программного обеспечения. В качестве ОФД зарегистрировано 14 апреля 2017 года.

9. Оператор фискальных данных “СБИС”. Работает в собственной системе цифрового документооборота. Разрешение налоговой получено 14 апреля 16-го.

10. “Корус ОФД”. Оператор фискальных данных, созданный одной из “дочек” “Сбербанка“. Компания ведет свою деятельность начиная с 2005 года. В качестве ОФД зарегистрирована 12 мая 2017 года.

11. “Контур ОФД”. Сервис предоставлен производителем электронного документооборота — компанией “Контур”. Зарегистрирован 29 июня 17-го года.

12. ОФД “Магнит”. Первый ритейлер, запустивший свой сервис по обработке фискальных данных. Это неудивительно: число кассовых чеков “Магнита” исчисляется миллиардами, количество кассовых аппаратов — десятками тысяч. Гораздо выгоднее самому пересылать чеки в налоговую, чем пользоваться услугами сторонних организаций. Разрешение на обработку данных выдано ФНС 11 июля 2017 года. АО “Тандер” предоставляет свои услуги малому и среднему бизнесу.

13. ОФД “Инитпро”. Разрешение от налоговой получено 12 сентября 2017 года.

14. Оператор фискальных данных “е-ОФД”. Дата регистрации — 12 сентября 2017 года.

15. “МТС ОФД”. Облачный сервис от сотового оператора МТС. Дата постановки на учет в налоговой — 6 декабря 2017 года.

16. “Билайн ОФД”. Еще один сервис от сотового оператора. Дата регистрации в ФНС — 26 декабря 2017-го.

17. “Мультикарта”. “Дочка“ ПАО “Сбербанк”. Работает с 1994 года. Разрешение на деятельность в качестве ОФД получено в налоговой 12 февраля 2018 года.

18. “Дримкас ОФД”. Компания известна с 2016 года как производитель автоматизированных решений для розничной торговли. В качестве ОФД зарегистрирована 5 апреля 2018 года.

Какого оператора фискальных данных выбрать

Особых различий в работе ОФД нет, базовая стоимость услуг также одинакова у всех. Поэтому при выборе оператора следует руководствоваться следующими критериями:

• комплексный подход. Многие операторы предлагают готовое решение. Они не только обеспечат для вас передачу фискальных данных в Федеральную налоговую службу, но и продадут сам кассовый аппарат, зарегистрируют его в налоговой и проведут работы по настройке и установке. Это значительно сэкономит ваше время: не нужно самостоятельно разбираться в тонкостях работ по внедрению кассы — это сделают за вас специалисты. В случае, когда партнером выступает оператор мобильной связи — “Билайн” или “МТС”, в пакет услуг входит и подключение кассового аппарата к сети интернет, и льготный тариф;
• удобство работы с личным кабинетом. Понятно, что невозможно зарегистрироваться у всех ОФД и проверить, нравится ли вам интерфейс. Поэтому идите проверенным путем — почитайте в интернете отзывы на эту тему. Если вы используете несколько касс или постоянно регистрируете новые, пополняете баланс лицевого счета — неудобный аккаунт способен доставить массу неудобств;
• наличие скидок, акций и спецпредложений. Многие операторы идут навстречу своим клиентам, предлагая выгодные условия сотрудничества. Правда, обычно бонусы достаются тем, кто регистрирует и использует большое количество онлайн-касс. Скидки могут распространяться на кассовые аппараты, обслуживание, работы по подключению и другие услуги;
• место оператора фискальных данных в различных рейтингах. Интернет-издания и печатные СМИ периодически публикуют такие рейтинги — не лишним будет их прочитать. Списки составляются по ряду показателей: стоимость услуг, удобство регистрации и использования личного кабинета, обратная связи при обращении в службу технической поддержки и других;
• удобство пополнения баланса лицевого счета. К вашему личному кабинету на сайте оператора фискальных данных прикреплен счет. Его нужно периодически пополнять — это нужно для продления обслуживания. Чем больше способов сделать это — тем лучше и удобнее для вас. Некоторые операторы принимают только безналичные банковские переводы. Другие используют весь набор современных платежных систем — банковской картой, электронными деньгами или переводами.

Как заключить договор с оператором фискальных данных

Заключение договора на обслуживание начинается с регистрации личного кабинета. Для этого, как правило, потребуется номер телефона и адрес электронной почты, а также информация об организации или индивидуальном предпринимателе.

После прохождения регистрации нужно ввести данные о кассовом аппарате:

• марку и модель;
• заводской номер;
• данные о фискальном накопителе;
• адрес установки онлайн-кассы;
• режим налогообложения.

После проверки данных договор будет сформирован автоматически — останется только подписать его. Для этого потребуется цифровая электронная подпись. Многие операторы фискальных данных с удовольствием продадут вам и ее. Если все в порядке, счет на оплату услуг придет на электронную почту — останется только оплатить его. После оплаты кассовый аппарат готов к работе — нужно только поставить его на учет в налоговых органах.

Далее можно добавлять любое количество кассовых аппаратов через личный кабинет ОФД. В последующем система сама будет напоминать о сроках оплаты услуг при помощи уведомлений на электронную почту или мобильный телефон.

Что случится, если вовремя не оплатить счет

На этот случай в онлайн-кассе предусмотрено собственное небольшое хранилище фискальных данных — фискальный накопитель. Документы хранятся на нем 30 суток. Этого времени вполне достаточно, чтобы устранить проблему. Фискальный накопитель нужен и при разрыве соединения с интернетом. Устройство рассчитано на работу в течение 13, 15 или 36 месяцев — после этого накопитель нужно будет менять на новый. Стоимость ФН начинается с 6000 рублей.

Что нужно сделать после выбора ОФД и заключения договора

Теперь остается последний этап — регистрация онлайн-кассы в Федеральной налоговой службе. Процедура происходит удаленно по сети интернет — идти в инспекцию теперь не нужно. Для постановки на учет потребуется завести личный кабинет организации или индивидуального предпринимателя.

Для работы потребуются:

• данные об ИП или юрлице;
• договор с ОФД;
• модель и номер кассового аппарата;
• электронная подпись.

После регистрации устройству присваивается регистрационный номер, а сам кассовый аппарат распечатывает отчет о регистрации. Госпошлина не берется — процедура абсолютно бесплатна.

В заключение

Налоговой службой создан специальный реестр, куда на данный момент вошли все вышеперечисленные операторы. При выборе партнера для работы настоятельно рекомендуем свериться с этим списком: на момент заключения договора ОФД должен в него входить. Случаев отзыва разрешения пока не было, но пример с банками и страховыми компаниями многому научил предпринимателей. Вполне может статься, что оператор, что называется, не потянет — и все его конртагенты получат массу проблем. Раздел, где можно узнать обо всех активных операторах, можно посмотреть здесь.

Удачи в бизнесе!