Вы давно искали статью, где написано все про онлайн-кассы? Поздравляем, вы ее нашли. Прочитав этот материал, вам не придется искать информацию в других источниках. Онлайн-кассы от и до, или от принципа работы до продажи. Если вы что-то уже знаете — просто найдите в содержании интересующий раздел и переходите сразу к нему. А мы начинаем.
Содержание
- Как работает онлайн-касса
- Кто должен применять онлайн-кассы
- Кто освобожден от обязанности работать с онлайн-кассами
- Сроки перехода
- Виды онлайн-касс
— Стационарные онлайн-кассы
— Мобильные онлайн-кассы
— Кассы для вендинговых автоматов
- Операторы фискальных данных. Выбор, заключение договора
- Регистрация кассовых аппаратов в налоговой
- Где купить онлайн-кассу
— Покупка у банка
— Покупка у оператора фискальных данных
— Покупка в специализированной компании
— Покупка б/у кассы
- Штрафы за нарушение 54 ФЗ
- Налоговый вычет при покупке кассы
- Работа с онлайн-кассой. Продажи, отчеты
— Начало работы, открытие смены
— Работа
— Закрытие смены
- Удаленный контроль за онлайн-кассой
- Техническое обслуживание онлайн-касс
- Дополнительное оборудование для онлайн-кассы
- Заключение
Как работает онлайн-касса
Дисциплина и контроль — вот главные цели, которые преследует любая контрольно-кассовая техника в принципе. ККТ фиксирует факт оплаты товара. Данные об операции остаются во внутреннем хранилище информации, а покупатель получает кассовый чек. Все, информация о сделке увековечена. По окончании рабочего дня кассир должен составить отчет о закрытии смены. Он также хранится в памяти кассы.
Кассовый чек, отчет о закрытии смены и другие кассовые отчеты — все это фискальные документы. Это то, что нужно для расчета налогов. Здесь видна и выручка, и чистая прибыль, а также закупочные цены на товары. Понятное дело, что налоговой службе очень хотелось бы, чтобы все эти данные были у нее. Причем желательно сразу после того, как совершена покупка или закрыта смена. То есть в онлайн-режиме.
Именно для этого и были придуманы онлайн-кассы. В тот самый момент, когда продавец-кассир нажимает на клавишу печати чека, электроника формирует его цифровую копию. После этого файл отправляется прямиком к налоговикам. Тоже самое происходит и с остальными фискальными документами — кассовыми отчетами. Все они также кодируются в электронные файлы и передаются во всемирную паутину.
Теперь инспектору не нужны выездные проверки, чтобы проверить предпринимателя. Зачем, если для этого достаточно просто кликнуть мышкой! У самого кассового аппарата есть устройство памяти — эдакий жесткий диск, но с небольшим объемом памяти. На кассах старого образца это была ЭКЛЗ, у онлайн-касс — фискальный накопитель. Он не только накапливает фискальные данные, но и отправляет их в интернет, ставит электронную подпись и хранит информацию в случае отсутствия связи с сетью. Не будем углубляться в технические подробности, но отметим: фискальный накопитель — это сердце и самый важный элемент онлайн-кассы.
Самое важное, что вы должны понять из вышесказанного: чек и кассовые отчеты теперь не просто бумажки. Это электронные файлы, которые моментально оказываются у налоговиков. Это главное, что делает онлайн-касса. Да, и еще одно: точно такую же копию чека может попросить любой покупатель или клиент. И кассир обязан удовлетворить его просьбу. Дубликат чека можно отправить на телефон смс-кой или на электронную почту. Опять же, как пожелает заказчик.
Федеральный закон, который регулирует применение контрольно-кассовой техники в общем и онлайн-касс в частности, носит номер 54 ФЗ. Это главный нормативный документ, на который мы будем ориентироваться в нашей статье.
Кто должен применять онлайн-кассы
Итак, что такое онлайн-ККТ, мы разобрались. Кто же должен их применять? Да практически все. Судите сами. Вот категории бизнеса, которые по закону должны использовать онлайн-кассы:
Применять кассовые аппараты с функцией передачи информации через интернет должны все вышеперечисленные категории вне зависимости от того, какой налоговый режим они применяют. Есть небольшая разница только в сроках перехода, о чем мы расскажем чуть ниже. Опять же, забегая вперед: основная часть бизнеса переход уже совершила и вовсю передает данные в налоговую.
Кто освобожден от обязанности работать с онлайн-кассами
Хотите открыть такой бизнес, чтобы не заморачиваться на контрольно-кассовой технике? Есть такие варианты. Правда, не факт, что со временем вас все-таки не заставят ее использовать. Итак, кто может не использовать контрольно-кассовую технику вообще:
- кредитные организации — банки, микрофинансовые компании и так далее;
- торговцы необустроенных точек на рынках;
- продавцы безалкогольных напитков (квас, лимонад, молоко) из цистерн;
- продавцы сладкой ваты;
- предприятия, занимающиеся ремонтом обуви;
- торговцы маслом и керосином;
- религиозные организации;
- продавцы овощей и фруктов вразвал (сезонная торговля);
- продавцы рыбы;
- строительные рынки.
Также с онлайн-кассами могут не работать предприниматели, работающие через платежных агентов. Таковыми могут выступать банки, службы курьерской доставки и так далее.
Условно освобождены от использования интернет-ККТ предприниматели, работающие в местах, где нет интернета. Они обязаны просто купить онлайн-кассу, но передавать информацию налоговикам не обязаны. Но не думайте, что если в вашем магазине не ловит мобильный интернет, то это освобождает вас от работы по новым правилам. Для того чтобы попасть под льготу, населенный пункт должен попадать под определение удаленной или труднодоступной местности.
Как это определить? Да очень просто. Перечни таких районов опубликованы на сайтах правительств соответствующих субъектов Федерации. Заходите на сайт, ищете приказ о населенных пунктах с особым режимом применения ККТ и, если находите в нем свой населенный пункт, то можете не передавать в ФНС информацию и работать по старинке.
Немного о предпринимателях, работающих на рынках и использующих необустроенные торговые места. Необустроенных — это таких, которые не обеспечивают сохранности товара. Торговля без прилавка, с автомобиля, прямо с “пола” — все это примеры необустроенных рабочих мест.
Так вот, в общем случае такие торговцы освобождены от работы по закону № 54 ФЗ. Но есть перечень товаров, при продаже которых использование интернет-ККТ обязательно. И неважно, каким способом они продаются. Вот этот список:
- ковры, ковровые дорожки циновки и так далее;
- одежда, за исключением белья, носков, чулков;
- кожаные изделия (кроме деталей обуви);
- плетеные изделия кроме корзинок и деталей интерьера;
- дерево и изделия из дерева, кроме мебели;
- товары бытовой и промышленной химии;
- медицинские препараты и лекарства;
- пластмассовые и резино-технические изделия;
- бытовая техника и электроника;
- минеральные стройматериалы;
- электрооборудование;
- любой автомототранспорт;
- станки, промышленное оборудование;
- музыкальные инструменты, мебель;
- товары спортивного назначения, кроме снастей для ловли рыбы;
- предметы ортопедии.
Этот перечень был разработан и утвержден распоряжением правительства за номером 698-Р 14 апреля прошлого года. При продаже товаров из этого списка нужна онлайн-касса, даже если вы не попадаете под 54 ФЗ по другим признакам.
Сроки перехода
Вообще-то, почти все уже перешли на онлайн-кассы. Если вы пользуетесь такими налоговыми режимами, как ОСН и упрощенка, то должны работать с онлайн-кассой. Сейчас на работу по 54 ФЗ переходят индивидуальные предприниматели, применяющие ЕНВД и патент. До 2019 года порядок перехода добровольный, после этой даты — обязательный.
Правда, речь идет о тех ИП, которые не используют наемный труд и работают самостоятельно. Все те, кто имеет сотрудников, уже сейчас работают по-новому.
Есть небольшая заморочка с самим кассовым чеком. По требованиям законодательства, на нем должно быть указано наименование товара или услуги. Так вот, делать это тоже все будут поэтапно:
- ИП и организации на общем налоговом режиме — с 2017 года;
- Юридические лица на упрощенке — с 2017 года;
- Продавцы подакцизной продукции, а также пива, сидра и медовухи с наемными сотрудниками — с 1.07.18 года;
- То же, но без использования наемного труда — с 1.07.19 года;
- розница без сотрудников — с 1.07.19 года;
- Все остальные — с 1 июля 2021 года.
Все новые предприниматели без вариантов должны обзавестись кассовым аппаратом с функцией передачи фискальных данных. Регистрацию контрольно-кассовой техники старого образца налоговая служба прекратила еще в прошлом году. Да и самих аппаратов с ЭКЛЗ уже не продают.
Вот в этом месте мы сделаем небольшую сноску. Закон № 54 регулярно пересматривают, особенно в части сроков перехода. Поэтому следите за актуальной информацией — возможно, именно вам полагается очередная отсрочка.
Виды онлайн-касс
Как вы видите, на работу по новым правилам должны перейти почти все. Проще всего это сделать тем, кто уже давно работает с кассовым аппаратом. Купил один вместо другого и продавай себе на здоровье. Но беда в том, что закон затронул и те ниши, которые сроду не применяли кассы вообще. Это, например, таксисты, владельцы торговых автоматов и другие. Именно поэтому на рынке появились онлайн-кассы с различным назначением. Рассмотрим главные из них.
Стационарные онлайн-кассы
Это такие кассовые аппараты, которые всегда стоят на одном месте и никуда не ездят. Классический пример такого случая — любой розничный магазин. У продавца кассира есть рабочее место за прилавком, там и стоит кассовый аппарат.
Онлайн-кассе для полноценной работы нужны две вещи — электропитание и выход в интернет. В магазине оба условия — не проблема. Электрические розетки есть, интернет можно провести. Все кассы работают от стандартной сети напряжением 220 вольт. С сетью тоже все просто — можно провести кабель, подключиться по Wi-Fi или купить сим-карту сотового оператора. Для стационарной кассы доступен любой из этих вариантов.
Все кассы, постоянно работающие на одном месте, условно можно разделить на три группы:
1. POS-системы. Самая продвинутая ККТ, рассчитанная на работу в условиях супермаркета. Такие комплексы могут все — взвешивать, работать со скидочными картами, принимать алкогольные накладные в системе ЕГАИС. Стоят от 50 тысяч рублей. Главное преимущество ПОС-систем — высокая скорость работы.
2. Смарт-терминалы. Идеальное решение для малого бизнеса. Делает почти тоже самое, что ПОС-система, только медленнее, да и с дополнительным оборудованием не так удобно работать. Зато стоит в два раза дешевле. Достоинство терминалов — их самодостаточность. Не нужно ничего покупать дополнительно — все уже входит в состав девайса.
3. Фискальные регистраторы. Самое бюджетное устройство для работы по 54 ФЗ. Это фискальный накопитель и принтер чеков, объединенные одним корпусом. Соответственно, для управления всем этим нужно устройство для ввода информации — клавиатура и монитор. Вполне подойдет компьютер или ноутбук, а также любое мобильное устройство. Нужно только установить на них специальное программное обеспечение. Это минус, так как оно стоит определенных денег.
Мобильные (переносные) онлайн-кассы
Если кассовый аппарат нужно постоянно куда-то возить, стационарное устройство не подойдет. Нужна техника, способная долгое время работать при отсутствии электропитания и самостоятельно подключаться к сети интернет. К тому же мобильная касса должна мало весить и иметь минимальные размеры. В идеале она должна быть такой, чтобы ее можно было положить в сумку, а лучше в карман.
Переносные кассовые аппараты востребованы в такси, службах доставки и оказания услуг на дому. Выездная торговля — также одна из сфер, где могут применяться мобильные кассовые аппараты.
В качестве источника питания в таких устройствах используется мощная аккумуляторная батарея, способная обеспечивать девайс энергией в течение всего рабочего дня. Ее нужно периодически подзаряжать, чтобы аппарат не отказал в самый ответственный момент. Подключение ко всемирной паутине — через мобильную сеть. К слову, это самый выгодный вариант не только для мобильных, но и стационарных кассовых аппаратов. Годовой тариф обойдется чуть более чем в тысячу рублей, при том что расценки на проводной интернет для организаций и ИП начинаются с отметки в 2000 рублей в месяц.
Можно поступить еще проще — раздать вай-фай со своего мобильного устройства и подключиться к сети через него. Однако лучше оставить этот вариант в качестве запасного — уж больно он ненадежен.
Кассы для вендинговых автоматов
Такие кассовые аппараты стоят немного особняком. Дело в том, что они устанавливаются внутри торгового автомата, которые теперь тоже должны быть оснащены онлайн-кассами. Если с обычной кассой еще можно разобраться самостоятельно, то установка и настройка вендинговой кассы под силу только специалистам.
Монтаж состоит из трех этапов:
- Первый этап — размещение устройства внутри автомата. Торговая машина разбирается и касса устанавливается прямо туда. Для этого нужны специальные кронштейны и другой крепеж. Если внутри места нет, касса ставится снаружи и крепится прямо к корпусу.
- Второй этап — соединение кассы с системой управления торговой машины. У такой кассы нет ни экрана, ни кнопок. Она полностью интегрируется с управлением вендингового автомата и работает через него.
- Третий этап — настройки программного обеспечения. После этого кассу нужно подключить к сети и можно начинать работать. Поскольку у нее нет принтера, по закону можно ограничиться электронным кассовым чеком, если он нужен покупателю.
Оператор фискальных данных. Выбор, заключение договора
А теперь представьте, сколько кассовых чеков и отчетов ежесекундно отправляется в сеть? Это огромный объем информации, на обработку которого у ФНС не хватит никаких ресурсов. Нужен сервис, основанный на облачных технологиях хранения фискальной информации. Именно такой сервис предоставляет вам ОФД — оператор фискальных данных.
Вся информация скапливается на серверах оператора, а в налоговую передается по запросу последней. ОФД имеет специальное разрешение от налоговиков на работу с фискальными данными. В настоящее время в России работают 18 операторов. Можно не заморачиваться и не мучить себя муками выбора — все они работают абсолютно одинаково.
Выбрав оператора, нужно оформить с ним договор. Это делается не выходя из дома. Заходите на сайт, регистрируете учетную запись, вводите данные и подписываете документы при помощи электронной подписи. После этого нужно оплатить услуги. Для этого доступен любой способ — безналичная оплата, банковский перевод или оплата картой.
Все, с этого момента оператор начнет принимать ваши фискальные документы. А мы переходим к следующему этапу — регистрация онлайн-кассы в Федеральной налоговой службе.
Регистрация онлайн-кассы в налоговой
Как и автомобиль, кассовый аппарат подлежит обязательной государственной регистрации. Только вместо ГИБДД в качестве регистрирующего органа здесь выступает Федеральная налоговая служба.
Если раньше для регистрации кассового аппарата нужно было идти в налоговую, да еще и по месту регистрации, то теперь совершенно необязательно делать это. Все можно провернуть прямо с компьютера, через личный кабинет на сайте ФНС. Правда, есть одно но: сама по себе регистрация бесплатна, но для работы потребуется электронная подпись. Ее нужно получить в специализированной организации, заплатив 1500 рублей.
После того как подпись получена, регистрируем учетную запись на сайте налоговой. Там есть раздел, созданный специально для постановки на учет контрольно-кассовой техники. Не будем подробно останавливаться на тонкостях этой процедуры. Мы уже писали об этом подробно здесь.
Старый порядок регистрации также актуален. Здесь тоже есть положительные изменения. Теперь кассу можно поставить на учет абсолютно в любом отделении налоговой на территории Российской Федерации. Так что, если вы не в ладах с интернетом, такой подход — для вас.
При продаже кассового аппарата другому пользователю регистрацию нужно аннулировать. Сделать это можно также через личный кабинет, либо подав в отделение ФНС соответствующее заявление. Новый владелец ставит устройство на учет самостоятельно. Процесс ничем не отличается от постановки на учет нового кассового аппарата.
Есть небольшой нюанс регистрации контрольно-кассовой техники, применяемой в службах такси. Если при постановке на учет по классической схеме указывается адрес установки кассового аппарата — город, улица и номер дома, то с таксистами ситуация иная. В заявлении нужно указывать марку и модель автомобиля и его государственный номер. После этого устройство может работать только в этой машине — переставлять его из автомобиля в автомобиль запрещено.
Где купить онлайн-кассу
Сразу сообщим: лучше всего покупать кассовый аппарат там, где предлагают все работы по его регистрации. Это сэкономит вам кучу времени и нервов. Тем более таких предложений на рынке ККТ — хоть отбавляй.
Покупка у банка
Банк банку рознь, и не только в плане процентных ставок по кредитам. Почти все банки предлагают расчетно-кассовое обслуживание под ключ, но на разных условиях. поинтересуйтесь у вашего менеджера, что готов предложить банк. Очень часто бывает, что кредитные организации идут навстречу постоянным клиентам и делают хорошие скидки, дают оборудование в аренду или с продают с беспроцентной рассрочкой.
Конечно, здесь есть и минусы. Не у всех банков в штате есть специалисты по контрольно-кассовой технике. Поэтому обычно они просто продают оборудование. Курьер доставляет кассовый аппарат, вручает его вам и уезжает восвояси. Дальше вы должны действовать самостоятельно или, опять же, нанимать специалистов, которые все подключат/настроят/зарегистрируют.
Еще один недостаток — у банка небольшой ассортимент контрольно-кассовой техники. Две, иногда три модели, редко больше. Иногда того, что нужно именно вам, нет. Да и сроки доставки часто оставляют желать лучшего — в некоторых случаях оборудование везут около месяца.
Покупка у оператора фискальных данных
На данный момент, наверное, самый лучший вариант. Правда, многое зависит от самого оператора. Как мы уже говорили, лучше все делать в одном месте. Некоторые ОФД продают онлайн-кассы с установкой под ключ. Сюда входит все: сам кассовый аппарат, готовый договор с оператором, постановка на учет в налоговых органах. Плюс бонусы в виде бесплатного годового обслуживания, и, опять же, скидок и спецпредложений. Но это, конечно, не всегда, а как попадешь. Поэтому есть смысл изучить предложения всех операторов на данный момент времени. Начните, например, с “Яндекс.ОФД” — яркий пример оператора, предлагающего пакетные решения для бизнеса.
Операторы фискальных данных почти всегда сотрудничают с банками-партнерами и дают технику в рассрочку. Кроме того, эти же банки могут предлагать различные экспресс-кредиты без справок и документов — для них достаточно данных от ОФД. Например, “Модульбанк” дает клиентам ofd.ru займы до половины месячной выручки, зафиксированной онлайн-кассой.
Покупка в специализированной компании
Тоже очень хороший способ купить и запустить в работу онлайн-кассу, так как здесь также все делается в виде готового решения. Достаточно позвонить по телефону и в двух словах озвучить ТЗ. После этого работники организации подготовят одно или несколько коммерческих предложений, из которых нужно будет выбрать приемлемое. Если найти не сильно загруженную контору, то можно вообще уложиться в один-два дня.
Короткие сроки — далеко не единственное преимущество работы со специализированной компанией по автоматизации торговли. Обычно у таких компаний огромный выбор контрольно-кассового оборудования — есть где разгуляться. Можно найти тот самый кассовый аппарат, который идеально подойдет под условия именно вашего дела.
Кроме этого, такие фирмы осуществляют расширенную техническую поддержку, обучение персонала, организуют бесплатные семинары и конференции.
Правда, за услуги берется плата. Ввод кассового аппарата в работу, который включает и обучение персонала, стоит около 3 тысяч рублей. Примерно во столько же обойдется техподдержка на три месяца. Но здесь вам вообще ничего не нужно делать — только платить деньги. Работник приедет на торговую точку, проведет все работы и сдаст их по акту. Все, можно начинать продажи. При любом сбое в работе звоним по номеру телефона, и тот же специалист в течение нескольких часов устраняет проблему.
Правда, чтобы все это провернуть, нужно, чтобы вы находились в зоне присутствия такой компании, то есть где-то поблизости должен быть расположен ее офис. Иначе такой вариант теряет большинство своих преимуществ. Во всех крупных городах России есть представительства таких компаний, как “Первый Бит” и “ЕКАМ”. Это лидеры рынка по автоматизации торговли, и если они есть в вашем городе, можете смело туда обращаться.
Покупка б/у кассы
Если есть желание сэкономить — идите на “Авито” и подобные ресурсы. Там можно купить почти новую онлайн-кассу по цене в разы меньше магазинной. Правда, есть один нюанс. Старый владелец должен снять устройство с учета в налоговой и заключить с вами договор купли-продажи. Только после этого вы сможете зарегистрировать устройство на себя. Фискальный накопитель в этом случае нужно поменять на новый.
Как и при покупке любых вещей на вторичном рынке, стоит быть внимательным. Вам вполне могут подсунуть убитый агрегат по цене нового. Поэтому хотя бы осмотрите устройство — на нем не должно быть никаких видимых повреждений. И проверяйте, есть ли касса в реестре налоговой.
Штрафы за нарушение 54 ФЗ
Вот мы дошли до неприятной части статьи. Она касается штрафов и санкций, применяемых в отношении нарушителей закона об онлайн-кассах. Эта тема подробно раскрыта в одной из наших прошлых статей. Мы лишь напомним суммы штрафов. Итак, на сколько и за что штрафует налоговая:
- индивидуального предпринимателя, работающего без онлайн-кассы, оштрафуют на 25-50 % продаж, сделанных без нее, но не меньше, чем на 10 тысяч рублей. Столько же заплатит должностное лицо, ответственное за применение контрольно-кассовой техники;
- организация, не купившая онлайн-ККТ, заплатит до 100% суммы продаж, но не меньше 30 тысяч рублей;
- если данные не поступают в ФНС, то штраф будет поменьше. ИП оштрафуют на сумму от 1,5 до 3 тысяч, организация — от 5 до 10;
- за электронную копию кассового чека, которую не отослали покупателю, ИП оштрафуют на 2 тысячи рублей, организацию на 10. Правда, это нарушение не относится к серьезным и за него обычно выписывают предупреждение.
Штрафов можно избежать, если вы докажете, что нарушение произошло по независящим от вас обстоятельствам. Например, вы, как законопослушный бизнесмен, выбрали и оплатили онлайн-кассу. Но вот беда — у поставщика на складе таких нет, и он пообещал привезти ее только через пару недель.
В этом случае санкции применяться не будут. Министерство финансов разъясняло такие моменты в своих письмах.
Налоговый вычет при покупке онлайн-кассы
Оказывается, на покупке контрольно-кассовой техники можно еще и заработать. Государство возвращает стоимость кассового аппарата предпринимателям, применяющим патентную систему и ЕНВД.
Для оформления льготы нужно указать расходы на оборудование в декларации ЕНВД. Если речь идет о патенте, то в налоговую службу пишется соответствующее заявление. К документам нужно приложить все чеки и договора, полученные при приобретении кассы. Правда, компенсируют не все: потолок составляет 18 тысяч рублей. В эту сумму можно включать не только сам кассовый аппарат и дополнительное оборудование к нему, но и расходы на подключение, настройки и так далее. Если сумма налога оказалась меньше затрат на кассу, остаток переносится на следующий отчетный период.
Работа с онлайн-кассой. Продажи, отчеты
Теперь рассмотрим работу онлайн-кассы в повседневной жизни. Она состоит из 3 этапов:
Начало работы, открытие смены
Кассир, заступивший на работу, включает кассовый аппарат в сеть. Устройство готово к работе, но смена еще не открыта. Она откроется автоматически вместе с первой продажей. Если за день ничего не продано, сессия так и не начнется — смены как будто бы и не было.
Итак, первая продажа совершена, касса начала считать выручку и передавать в налоговую информацию. Одновременно с этим в памяти уже формируется кассовый отчет за текущую смену. Его можно в любой момент посмотреть на экране кассового аппарата.
Работа
Во время смены кассир пробивает товары, а ККТ фиксирует информацию на фискальном накопителе и отправляет электронные чеки. Здесь процесс ничем не отличается от работы на контрольно-кассовой техники старого образца. Главное отличие — отправлять клиентам цифровые копии чеков по их требованию. Напомните кассиру о правилах продажи. Сначала он должен отдать товар, потом получить деньги, а после этого выдать сдачу вместе с чеком. Причем в руки покупателю. Привычка некоторых продавцов выбрасывать чек, не предлагая покупателю его забрать, сейчас может обернуться штрафом. К тому же многим нужен чек для кэшбэка по банковской карте. Для этого клиент сканирует QR-код и отправляет его в свой банк. Поэтому еще раз: чек — в руки покупателю. Это закон.
Закрытие смены
В конце рабочего дня сессию нужно завершить. Для этого заходим в меню кассового аппарат и выбираем пункт “Закрыть смену”. После этого система предложит распечатать отчет — это тоже надо сделать. Отчеты лучше какое-то время хранить для себя. Точно такой же отчет, только в электронно-цифровой форме отправляется на сервер ОФД.
Все, смена кассового аппарата закрыта. С первой продажей откроется новая сессия — и так далее. Если смену не закрывать — для кассового аппарата это все равно что вести одну смену несколько дней. А отчет в налоговую будет один.
Кроме того, одновременно с закрытием смены происходит прекращение сессии банковского терминала, если таковой имеется. Только после этого он дает команду в банк на перечисление средств по договору эквайринга. Если кассир забыл закрыть смену и продолжает работать с той же сессии завтра, деньги на счет не придут — это произойдет только после окончания смены.
Удаленный контроль за онлайн-кассой
А вот это по-настоящему крутая фишка, которая стала доступна только с появлением онлайн-касс. Хозяин кассового аппарата — индивидуальный предприниматель или должностное лицо — может зарегистрировать личный кабинет и отслеживать всю выручку прямо из дома или офиса.
Для того чтобы подключить эту опцию, нужно связаться с производителем онлайн-кассы или компанией, которая ее обслуживает. А вероятнее всего, они сами вам позвонят и предложат подключить личный кабинет. После этого на вашу электронную почту придет ссылка для регистрации. Там все стандартно: придумываем логин и пароль, после чего учетная запись будет активирована.
Теперь всю отчетность, аналитику и продажи можно смотреть в любой точке земного шара, где есть интернет. Доступны приложения для мобильных устройств — смартфонов и планшетов.
Если магазинов и кассовых аппаратов несколько, можно объединить информацию в один личный кабинет. Вы будете просто переключать магазины и кассы внутри учетной записи.
Техническое обслуживание онлайн-касс
Как и любую технику, кассовые аппараты нуждаются в грамотном квалифицированном обслуживании. Оно бывает нескольких типов:
- ежесменное обслуживание. Заключается в поддержании устройства в чистоте, смене кассовой ленты, контроля за вспомогательным оборудованием. Такое обслуживание под силу продавцу-кассиру — нужно только научить его этому;
- плановое обслуживание онлайн-кассы. Это смена фискального накопителя, скачивание и установка обновлений, устранение мелких багов и сбоев. Выполняется специализированной организацией или самостоятельно — при наличии определенных навыков;
- ремонт. В случае серьезной поломки кассовый аппарат нужно ремонтировать. Самостоятельно сделать это не получится. Устройство придется везти в сервисный центр или мастерскую.
Самое правильное — иметь договор на обслуживание онлайн-кассы со специализированной организацией. Это намного дешевле, чем каждый раз оплачивать работу специалиста.
Объясним, как это работает. Наверное, каждый из вас покупал бытовую технику и электронику в магазинах типа “М.Видео”. Там предлагают расширенную гарантию. То есть существует заводская гарантия — она распространяется на брак, а есть расширенная: по ней могут устранить неисправности, произошедшие даже по вашей вине. Да и сроки больше: если завод дает гарантию год, то магазин — до трех лет и даже больше.
Обычно в магазинах электроники от такой гарантии все отказываются. А вот в случае с онлайн-кассой этого делать не стоит. Если телевизор не доставляет хлопот годами, то некоторые кассовые аппараты глючат постоянно. То устройство не определяет сканер штрих-кодов, то не связывается с электронными весами, то тупит после очередного обновления. И если в случае с телевизором максимум неприятностей — это испорченный вечер, то неработающая онлайн-касса может принести огромное количество проблем. Представьте, если она сломалась 8 марта, а у вас цветочный магазин? Товар за наличку вы еще продадите. А вот принять оплату картой с неработающей кассой — никогда. Оцените, какие это убытки?
Если есть договор на обслуживание — все неисправности устраняются по щелчку пальца. Вы звоните в контору, а дальше — по обстоятельствам. Либо специалист приезжает на точку (очень быстро: время реакции на звонок — считанные часы), либо делает все по удаленке. Это еще одно преимущество онлайн-кассы — не всегда требуется личный визит мастера. Многое можно сделать через удаленный доступ.
Стоимость пакета абонентской поддержки зависит от объема техпомощи, сроков реакции и других параметров. Сопровождение на 3 месяца с устранением мелких сбоев стоит около 3-4 тысяч рублей. Крутая техподдержка с приоритетом и ремонтом любой сложности будет стоить от 9 тысяч. С приоритетом — значит мастер бросает все и едет в первую очередь к вам на точку.
Теперь смотрите. Цена часа работы специалиста начинается с полутора тысяч рублей. Даже если он сделает все за 10 минут — заплатите все равно 1500. Два раза вызвали мастера — вот вам и стоимость начального пакета техподдержки. Дальше пошли убытки.
Мы ничуть не сомневаемся в талантах ваших продавцов и даже допускаем, что среди них есть и очень одаренные люди, но все же. Если касса новая и кассиры еще не освоились с работой на ней, ситуации формата “Я что-то нажала и все пропало” могут возникать очень часто. Каждый раз отстегивать деньги — эдак будешь работать только на обслуживание контрольно-кассовой техники. Поэтому настоятельно рекомендуем иметь договор технического обслуживание — хотя бы на первые полгода-год.
Дополнительное оборудование для онлайн-кассы
Хотите, чтобы ваш кассовый аппарат работал быстрее и эффективнее? Разгоните его при помощи дополнительного оборудования. Вот список очень нужных девайсов, которые нужны практически любому магазину:
- сканер штрих-кода. Позволяет не искать товар в базе онлайн-кассы, а моментально кидать его в чек наведением прибора на товар. Ускоряет работу не то что в разы — на порядок. Помните, что начинается на кассе в “Магните”, когда на вашей курочке не оказалось штрих-кода? Кассир долго тычет кнопки, зовет Лену (Таню, Наташу) и в результате продажа курочки происходит дольше, чем целой корзины товара. Так что сканер должен быть в обязательном порядке. Исключение — магазины, где происходят одна-пять продаж в день. Это салоны элитных шуб, дорогих ювелирных украшений и так далее. Здесь несложно найти товар в базе кассы и внести его в чек;
- терминал для оплаты банковской картой. В розничных продуктовых магазинах оплата картой иногда приближается к 90%. Покупатель может развернуться и уйти, узнав, что карты к оплате не принимаются. Особенно это актуально для крупных городов. Так что терминал тоже нужен. Обычно его берут в аренду у банка, где у вас открыт расчетный счет. За каждую транзакцию придется заплатить комиссию — до 3% суммы перевода. Деньги приходят на счет обычно на следующий день после закрытия смены кассы;
- электронные весы. Девайс подключается к онлайн-кассе и интегрируется с продажами. Продавец кладет товар на весы, сканирует штрих-код и сумма покупки уже в чеке. Не нужно ничего дополнительно считать. Понятно, что для того же магазина бытовой техники весы не нужны;
- ящик для денег. Незатейливая вещь, серьезно влияющая на скорость работы продавца и сокращающая время обслуживания покупателя. Все купюры и монеты лежат в строго отведенных местах. Это позволяет не копаться в деньгах, а моментально отсчитывать сдачу. К тому же это влияет на безопасность: ящик закрывается на ключ, либо управляется кнопкой на кассовом аппарате. Ушел кассир — запер ящик на ключ.
Перечень вспомогательного оборудования для касс на этом не заканчивается. При желании можно купить индикатор фальшивых купюр, электронную клавиатуру, мышь и многое другое — в зависимости от ваших потребностей.
Заключение
Теперь вы знаете про онлайн-кассы почти все. Добавим, что при выборе контрольно-кассовой техники сверяйтесь с реестром ККТ на сайте ФНС. Тоже самое касается выбора операторов фискальных данных — все они также занесены в специальный список. Удачи в бизнесе!
