Онлайн-кассы на транспорте — помощь в выборе оборудования, этапы регистрации

Речь пойдет обо всех видах транспортных услуг. Если вы занимаетесь грузоперевозками, владеете службой такси или таксуете сами, оказываете услуги спецтранспорта (трактора, погрузчики, автомобильные краны) — вы обязаны выдавать своим клиентам кассовые чеки. Кроме того, в ваши обязанности входит отправка фискальных данных в налоговую через интернет. Так написано в Федеральном законе № 54. Все вышеперечисленное относится к сфере услуг, а она переходит на онлайн-кассы с 1 июля 2018. ЕНВД и ПСН — на год позже, с 1.07.19.

Мы рассмотрим каждый случай в отдельности. Модели кассовых аппаратов службы такси могут отличаться от аналогичных в транспортной компании или груз-такси. Сначала мы расскажем, как это все вообще работает — если вы новичок в бизнесе и представления не имеете об онлайн-кассах — прочитайте материал целиком. Прожженые предприниматели могут сразу переходить к интересующему их разделу статьи. Итак, онлайн-кассы на транспорте: что это, как работает, для чего нужны.

Онлайн-кассы на транспорте

Передача фискальных данных в налоговую

Теперь все кассовые аппараты должны быть подключены ко всемирной паутине. Налоговая инспекция видит транзакции предпринимателей — все до единой. Для честных бизнесменов, не стремящихся скрыть свою выручку, это не проблема — они и так декларировали все, что положено. А вот любители поработать в черную — за наличку и без уплаты налогов — задергались. Еще бы, ведь они могут лишиться своего главного конкурентного преимущества — низкой цены. Да и Бог с ними: чем легальнее бизнес, тем лучше. А то вон какие все умные: налоги платить не хотят, а потом жалуются, что увеличивают пенсионный возраст.

Итак, каждый кассовый чек, отчеты об открытии и закрытии смены и другие фискальные документы передаются в ФНС. Передача ведется через промежуточное звено цепи — операторов фискальных данных. Это технически необходимый момент — для обработки информации нужны ресурсы, которых у налоговой, понятное дело, нет и быть не может. Ну не могут налоговики позволить себе свой собственный парк серверов. Вот и придумали операторов фискальных данных — ОФД.

Идем далее. Сам кассовый чек теперь содержит больше информации — там указывается наименование товара или услуги, есть ссылка на сайт для проверки подлинности документа и много чего еще. Копия чека должна быть передана клиенту, если тот попросит.

Переход на онлайн-кассы для грузопассажирских перевозок и транспортных услуг состоит из трех этапов: покупка кассового аппаратазаключение договора с оператором фискальных данных и регистрация устройства в налоговой. Все это вполне можно сделать самостоятельно. Если некогда и не умеете — наймите специалистов. Это не проблема — любая компания, продающая контрольно-кассовую технику, с радостью окажет вам эту услугу. Само собой, не бесплатно, а за 3-5 тысяч рублей.

После всех этих процедур останется подключить онлайн-кассу к сети интернет, воткнуть вилку в электророзетку — и можно начинать оказывать транспортные услуги. Для таксистов и груз-такси все немного по-другому, но об этом ниже.

Онлайн-касса для такси и груз-такси

Главный момент здесь — онлайн-касса для службы такси должна быть автономной. Что это значит? Устройство должно работать само по себе. В автомобилях, как правило, нет электророзетки и интернета. Поэтому ККТ должна иметь мощный аккумулятор и подключаться ко всемирной паутине через мобильную сеть.

Далее — размеры устройства. Если в ГАЗели или грузовике еще можно найти место для размещения онлайн-кассы, то в современной легковушке его практически нет. Поэтому кассовый аппарат должен иметь минимальные размеры и вес. Вариант поставить кассовый аппарат в офисе и печатать чеки там не прокатит — документ, согласно закону, должен быть выдан клиенту сразу после оплаты услуги, но не позднее 5 минут после этого.

Кроме того, есть свои тонкости при регистрации автомобильных касс. Если для стационарной ККТ при постановке на учет нужно указать адрес, по которому она будет работать, то в случае с такси это будет модель автомобиля и его государственный регистрационный номер.

Подключение к интернету. Здесь есть два пути — надежный и не очень. Надежный путь — вы покупаете сим-карту мобильного оператора, оплачиваете обслуживание и забываете об этом вопросе на определенное время. Не очень надежный путь — раздать вай-фай со своего мобильного устройства — смартфона или планшета. Села батарея или устройство выпало из кармана по время посадки в машину — и онлайн-касса больше не онлайн. Поэтому и ненадежный.

Что делать, если клиент попросил отвезти его в такую глушь, где нет зоны покрытия сети интернет? Ведь в этом случае передача данных в налоговую невозможна, равно как и отсылка электронного чека клиенту. Не волнуйтесь, выдохните. В любой онлайн-кассе есть небольшое хранилище данных — фискальный регистратор. Он нужен как раз для таких случаев. Чек спокойно будет лежать там до поры до времени — пока не появится сигнал сотовой сети. Как только это произойдет, все неотправленные фискальные документы автоматически улетят куда нужно.

Онлайн-касса для транспортной компании

Сразу возьмите себе на заметку — выдавать кассовые чеки вы обязаны только физическим лицам. Основной объем сделок транспортных компаний приходится на организации и ИП, а там своя система взаимодействий, не предполагающая никаких чеков.

Однако все больше клиентов пользуются услугами транспортных компаний для доставки своих покупок в нужное место. Глобальная торговля через интернет сделала свое дело — иногда доставить товар из Новосибирска в Москву дешевле, чем купить его на соседней улице. Да и сама система продаж через интернет построена таким образом, что поисковики по запросам выдадут не тот магазин, который находится за углом, а тот, который находится в топе поиска.

Но это мы отвлеклись. Продолжаем рассказывать об онлайн-кассах для транспортных компаний. Короче, вам она нужна. Вопрос в том, какая. С разбегу разобраться во всем многообразии моделей и выбрать ту самую невозможно — слишком велик выбор. Есть риск сильно переплатить или купить совсем не то, что на самом деле нужно для ваших целей.

В большинстве случаев для офиса транспортной компании вполне достаточно самого простенького кассового аппарата. Можно купить самостоятельное устройство — смарт-терминал, а можно собрать онлайн-кассу из фискального регистратора и устройства ввода/вывода.

Смарт-терминал — это планшет, фискальный регистратор и принтер чеков в одном устройстве. Включил его в розетку — и все заработало. Все программное обеспечение уже установлено, осталось только вставить кассовую ленту. Стоят такие штуки от 20 тысяч рублей. Их минус в том, что они не годятся для большого объема услуг — не та скорость работы. Да и цена, прямо скажем, не маленькая.

Фискальный регистратор. Это тоже самое, что и смарт-терминал, но без планшета. Соответственно, потребуется дополнительное устройство для ввода и вывода информации. Это может быть компьютер, ноутбук или любое мобильное устройство. Его нужно сконнектить с регистратором — и в путь.

О том, как коннектить. Очень просто — установить специальное программное обеспечение. Это первый минус такого подхода. ПО стоит денег и установить его сможет не каждый. Опять нужно нанимать специалиста для проведения всех настроек. Второй минус — габариты и размещение всего этого. Даже ноутбук занимает много места в зоне работы кассира, не говоря уже о полноценном компьютере с монитором. Мобильное устройство небольшое, но тут тоже есть нюанс. Смартфон или планшет постоянно должны быть под рукой, причем с заряженной батареей и исправные. Отлучился на пять минут — передача данных в налоговую приостановлена.

Онлайн-касса службы доставки

Покупатели любят получать свои товары прямо у себя дома — это факт. Ваша задача сделать так, чтобы одновременно с покупкой они получили еще и кассовый чек. Причем не только на саму покупку, но и на услугу доставки. Если на ваш интернет-магазин работает курьерская служба, тогда это ее проблема. Пусть сами и занимаются. А вот когда доставка ваша собственная, то тут придется позаботиться об онлайн-кассе службы доставки.

Здесь возможны два варианта. Все зависит от того, в какой момент клиент оплачивает саму доставку. Если он делает это одновременно с оплатой товара, то больших проблем нет: на том же устройстве, что печатает чек об оплате товара, бьем чек доставки. Все.

Другое дело, если доставка оплачивается отдельно, например водителю в момент получения товара. Тогда фискальный документ придется пробивать на месте. Ну здесь вы уже все знаете — схема примерно та же, как и в случае с обычными грузоперевозками.

Онлайн-касса для маршрутных такси

Возрадуйтесь, если возите пассажиров на маршрутке. Закон гласит, что в этом случае никакие кассовые аппараты вам не нужны в принципе, по крайней мере пока. Правда, нужно соблюсти пару условий:

  1. Вы должны выдавать пассажирам бланк строгой отчетности. Это билет. На практике пассажирские билеты берут лишь те, кому нужно отчитаться за деньги перед работодателем или еще кем-либо. Но знайте: не выданный пассажиру билет — это нарушение закона.
  2. Перевозка пассажиров должна осуществляться по строгим маршрутам, согласованным с органами Минтранса. Они должны быть распечатаны на бумажном носителе и вывешены в самом транспортном средстве. Там указываются начальная и конечная точка маршрута, остановки и так далее.

Онлайн-касса для услуг спецтранспорта

Услуги по механизированной уборке снега, подъем грузов автомобильным краном, рытье ям экскаватором — все это примеры услуг спецтранспорта. И здесь тоже никуда без онлайн-кассы. Вообще даже сейчас — это самый белый рынок транспортных услуг. Автопарки заметны для налоговой, к тому же стараются следить за своими работниками, устанавливая в транспорт всевозможные системы контроля.

При заказе транспорта частным лицом вы обязаны выдать ему чек. Кассовый аппарат будет стоять у вас в офисе, куда человек придет заключать договор и оплачивать услугу. Поэтому модель та же, что и в случае с транспортной компанией.

Если вы обслуживаете исключительно организации и индивидуальных предпринимателей, а обычно так и бывает, то онлайн-ККТ не понадобится.

Бесплатная доставка

Хотите не заморачиваться с кассовыми чеками для транспортных услуг? Сделайте доставку бесплатной. Ну, условно бесплатной, разумеется — возить флешку и не брать за это деньги неразумно. Просто включите сумму в общий чек — вот и все дела. Например, почти все торговые организации, снабжающие магазины товарами, так и делают. Доставка всегда ничего не стоит — ее стоимость изначально заложена в цену товара.

В заключение напомним, кому не обязательно передавать фискальные данные в налоговую инспекцию. Это те предприниматели, которые работают в удаленных и труднодоступных местностях. Список таковых размещен на официальных сайтах правительств конкретных субъектов Российской Федерации. Правда, есть одно “но”: сам кассовый аппарат все-же придется купить и поставить на учет в налоговой. А вот искать оператора фискальных данных и заключать с ним договор не нужно.

При покупке кассового аппарата не забудьте свериться с реестром ККТ на сайте налоговой. Тоже самое касается фискальных накопителей и операторов фискальных данных. Если чего-то из этого списка не будет в реестре ФНС, поставить на учет такое устройство невозможно и работать с ним — тоже.

За несоблюдение требований 54-го Федерального закона грозят серьезные штрафные санкции. Поэтому не откладывайте покупку в долгий ящик и начинайте работать, соблюдая новые требования. Кстати, если все сделать правильно и своевременно, на покупке кассового аппарата можно еще и заработать. Правда, это касается предпринимателей на ЕНВД и патенте — бизнесмены, использующие другие режимы налогообложения на льготу не имеют права.