Страховщики обязаны применять онлайн-кассы. Так гласит Федеральный закон № 54-ФЗ. Смиритесь с этим. Нет, ну власть, ради приличия, поругайте: мол, замучили нас, бедных предпринимателей, своим избыточным контролем. Поругали? А теперь — за дело. Итак, онлайн-кассы для страховых агентов: какие нужны, где купить, как правильно зарегистрировать и внедрить в работу.
Тема интересна тем, что страховой полис можно купить разными способами. Можно прийти в офис страховой компании и оформить документ прямо там. Или вызвать курьера на дом, на работу или в ближайшее кафе. Или заказать бумаги не выходя из дома, через всемирную паутину. Полис пришлют в электронном виде, останется только распечатать его.
В каждом случае будут различия — как минимум в типе онлайн-кассы. Мы рассмотрим каждый вариант в отдельности.
Онлайн-касса для офиса страховой компании
Пока молодежь вовсю оформляет ОСАГО и КАСКО через интернет, старшее поколение все еще ходит прямо к страховщикам. Ну не доверяют они всем этим новшествам. Да и оформить страховой полис через интернет еще надо суметь: нужны сканы документов, электронные деньги и все такое прочее. То ли дело визит в контору: принес деньги, отдал документы улыбчивой девочке, забрал бумаги.
Поэтому способ прямой продажи страховых полисов будет актуален всегда. Какая же нужна в этом случае контрольно-кассовая техника? Да такая, которая постоянно стоит в офисе страховой и никуда не уезжает. То есть стационарная. Забегая немного вперед, сообщим: есть еще мобильные (переносные, портативные) кассовые аппараты и онлайн-кассы для интернет-магазинов. О них мы расскажем чуть позже — такие применяются для продажи страховых полисов курьерами или через сеть интернет.
Итак, с типом кассового аппарат мы определились. Нам нужна стационарная онлайн-касса, которая стоит в офисе и пробивает чеки. Выбор такой ККТ велик — от простенького фискального регистратора до прокачанной POS-системы — наподобие тех, что стоят в супермаркетах. Понятно, что последние мы сразу отметаем — страховому агентству такие совершенно ни к чему. ПОС-системы рассчитаны на тысячи продаж в день, к ним можно подключить любое вспомогательное оборудование, что не актуально в случае страховой компании. Да и стоят такие девайсы немало — от 50 тысяч рублей.
Поэтому вариантов для офисной онлайн-кассы два: фискальный регистратор или смарт-терминал. Оба устройства прекрасно справятся с печатью кассовых чеков в офисе страховой конторы. Остановимся на каждом варианте подробнее.
Смарт-терминал
Слово “смарт” переводится с английского как “умный”, и это сущая правда. Устройство имеет два огромных плюса:
- полная самодостаточность. К такой штуковине не нужно никакое вспомогательное оборудование. По желанию можно купить или взять в аренду банковский терминал, чтобы принимать оплату от клиентов при помощи пластиковых карточек. А так — воткнул вилку в розетку, подключил интернет-кабель и можно работать. Данные вводятся с помощью сенсорного экрана, принтер кассовых чеков встроенный;
- автоматическое ведение кассовой отчетности. Смарт-терминал сам формирует все фискальные документы и хранит их в своей памяти. Это ежедневные отчеты об открытии и закрытии смены, отчеты по валовой прибыли, сводные отчеты по продажам, ну и чеки, само собой. Для страхового агента и бухгалтера это настоящий подарок.
Фискальный регистратор
Уберите у смарт-терминала тач-скрин, и вы получите фискальный регистратор. Как же с таким работать, спросите вы? Ни тебе экрана, ни кнопок. Да очень просто. Подключаете к компьютеру — и все дела. Правда, сразу обнаружится серьезный недостаток — на него нужно установить программное обеспечение для работы с фискальным регистратором. Если есть 1С — тогда все в порядке: эта система умеет работать с контрольно-кассовой техникой. В противном случае придется раскошелиться, специальный софт стоит денег.
Зато стоимость фискального регистратора значительно меньше, чем у умного терминала. Такие, что подойдут для работы в офисе страховой компании, вполне можно купить менее, чем за 10 тысяч рублей. Смарт-терминалы стоят около 20 тысяч, в зависимости от производителя.
Онлайн-касса для агента-курьера
А вот здесь разгуляться практически негде. Как мы уже писали, для работы на выезде нужна портативная онлайн-касса. Это та, что работает без электричества, проводного интернета, мало весит и не занимает места. Зарядил аккумулятор, бросил в сумку и вперед, на встречу с клиентом.
Соединение со всемирной паутиной осуществляется через сети мобильных операторов. Некоторые модели поддерживают протокол wi-fi и соединение через проводную сеть. Но основным способом передачи данных будет именно сотовая связь. Большая часть работы будет происходить на выезде, где нет ни вай-фая, ни интернет-кабеля. Для этого нужно выбрать сотового оператора и оплатить услуги по тарифу для онлайн-касс. Да, есть и такие, причем стоят они недорого: 1160 рублей в год у “Билайна” и “МТС” и 1200 рублей у “Мегафона”.
Сразу дадим совет из практики, чтобы вы не совершали ошибок других предпринимателей: стационарную онлайн-кассу тоже лучше подключать к интернету именно через мобильную сеть. Проводной интернет в нежилых помещениях стоит дорого и если он используется только для онлайн-кассы, это непозволительная роскошь. Зачем платить 2-3 тысячи рублей в месяц, если можно обойтись 100 рублями? В общем, делайте выводы, друзья.
Выбор переносных касс большой, есть где разгуляться. Мы детально рассматривали этот вопрос в одной из наших прошлых статей.
Онлайн-касса для продажи страховых полисов через интернет
Электронные страховые полисы — устойчивый тренд последних нескольких лет. Еще бы: очень удобно заполучить заветный документ, не выходя из дома или офиса. Правда, придется повозиться: отсканировать и отослать все необходимые документы, дождаться их проверки, а затем оплатить страховку банковской картой или электронными деньгами.
Теперь, согласно законодательству, вместе со страховым полисом агентство обязано выслать клиенту электронный кассовый чек. Это может сделать любая онлайн-касса, однако нам нужна особенная. Расскажем, что к чему.
Допустим, в офисе страховщика стоит тот же самый смарт-терминал. Он умеет отправлять электронные кассовые чеки по почте или сообщением на мобильный телефон. Оператор принимает заказ, проводит оплату и идет к кассовому аппарату, чтобы отослать клиенту фискальный документ. Жмет кнопки, лазит смотрит меню — в общем, делает все то, что и продавец-кассир в любом магазине.
Долго? Конечно долго, даже очень. Такие вещи должны полностью происходить в автоматизированном режиме, без участия человека. Как только деньги от клиента поступили на счет, кассовый аппарат должен самостоятельно сформировать и отправить чек. Для этого устройство интегрируется с сайтом и счетом страховщика — прямо как в любом интернет-магазине.
Такое устройство стоит в офисе, и к нему вообще никто не подходит. У него нет ни экрана, ни кнопок — это простая коробочка с проводами и разъемами. Подключить и настроить работу такого кассового аппарата под силу только профессионалам. Правда, работу по настройкам любых онлайн-касс лучше доверять специалистам — это поможет вам сэкономить и время, и средства.
Как онлайн-касса передает информацию в налоговую
Строго говоря, никак. То есть передавать-то передает, но только не в налоговую, а в облачное хранилище. Все фискальные документы до поры до времени спокойно лежат на серверах операторов фискальных данных — ОФД. И только тогда, когда ФНС делает запрос, кассовые чеки и другие отчетные документы оказываются у налоговиков. Поэтому первое, что нужно сделать сразу после покупки контрольно-кассовой техники — это выбрать оператора фискальных данных и оформить с ним отношения путем заключения соответствующего договора.
Операторов много, работают они одинаково. И стоят их услуги тоже одинаково, если брать базовые тарифы без учета всевозможных скидок, акций и специальных предложений. А таковых на данный момент очень много. Если предметно задаться целью, можно прилично сэкономить. В постоянной борьбе за клиентов операторы, а вместе с ними и банки, готовы серьезно поумерить свои аппетиты и могут, например, подарить вам онлайн-кассу.
Очень распространены случаи, когда при открытии счета в банке подарком идет кассовый аппарат. Или оператор фискальных данных при условии заключения договора предлагает онлайн-кассу за один рубль. Настоятельно рекомендуем поизучать такие предложения перед тем, как бежать в магазин за кассовым аппаратом. Правда, нужно быть предельно внимательным и изучить условия договора — приписки мелким шрифтом внизу страницы никто не отменял. Вполне может оказаться так, что “бесплатная” онлайн-касса обойдется дороже платной за счет всевозможных дополнительных услуг и опций, которые вы, не вникая в подробности договора, подключили.
Контрольно-кассовую технику нужно регистрировать в налоговой
Прямо как автомобиль в ГИБДД. Правда, вся процедура доступна без посещения отделения ФНС и легко делается через учетную запись на официальном сайте налоговой. Для этого нужны документы на контрольно-кассовую технику, сведения об организации или индивидуальном предпринимателе, а также информация о вашем операторе фискальных данных.
О тонкостях постановки онлайн-кассы на учет мы уже неоднократно писали, например здесь. По результатам кассе присваивается номер и выдается карта регистрации. Номер нужно прописать в личном кабинете ОФД — вы уже зарегистрировали его при заключении договора. С этой минуты онлайн-касса полностью готова к работе. Государство не берет пошлину за постановку контрольно-кассовой техники на учет — заплатить придется только за квалифицированную электронную подпись.
Что дает предпринимателям использование онлайн-кассы
На самом деле много плюсов:
- сокращение числа проверок. Инспектору попросту незачем приходить к вам в контору — он может получить всю информацию по запросу к оператору фискальных данных. Все чеки находятся в облачном хранилище на протяжении 5 лет;
- экономия средств. Обслуживание онлайн-кассы стоит дешевле, чем кассы с ЭКЛЗ. Единственное, что нужно делать, это периодически менять фискальный накопитель на новый. Срок службы накопителей бывает разный — 13, 15 или 36 месяцев;
- автоматизированная отчетность. Мы уже писали о том, что умные кассы сами формируют фискальные документы. Это упрощает работу персонала и позволяет экономить;
- честная конкуренция. Теперь, когда все находятся на виду у налоговиков, возможностей схитрить становится все меньше. За нарушение правил применения контрольно-кассовой техники нехило штрафуют, поэтому работать без кассового аппарата очень опасно. Это значит, что ваши конкуренты, скрывающие прибыль, лишатся своих козырей.
Что потерял рынок страхования с вводом онлайн-касс
Новый закон практически убил такой сегмент страхования, как доставка полисов курьерами-физическими лицами. Если раньше развозить полисы мог любой, кто хотел немного подзаработать, то сейчас ситуация изменилась. Дело в том, что физлица лишены права работать с контрольно-кассовой техникой. Это могут делать только следующие категории курьеров:
- курьеры, оформленные в штат страховой компании;
- курьеры — индивидуальные предприниматели;
- курьеры — юридические лица.
Доставка полиса человеком, не имеющим право выдавать кассовые чеки, противозаконна в принципе. Правда, есть одно “но” — то, о чем, похоже, постоянно забывают в нашем правительстве.
Дело в том, что чрезмерные ограничения, надзор и налоговое бремя не обеляют рынок, а наоборот, способствуют уходу целых категорий в теневой сектор. Именно так и произошло с курьерской доставкой страховых полисов. Их как возили кто попало, так и возят. Кому какое дело, имеет право человек выдать вам чек или нет?
В экономически развитых странах идут другим путем: снижают налоги, упрощают формальности, борются с бюрократией. Результат, как говорится, налицо. Так, на минуточку: ни в одном из государств “Большой двадцатки” онлайн-кассы в малом бизнесе не применяются. Делайте выводы.
