Онлайн-кассы для микропредприятий: покупка, регистрация, принцип работы

Микропредприятия — это вид малого бизнеса. Некоторые микропредприятия должны работать с использованием кассовых аппаратов, подключенных к сети интернет — онлайн-кассами. Некоторые, но не все. В статье мы разберемся, что же такое микропредприятие и какие из них должны использовать контрольно-кассовую технику. По традиции, дадим несколько советов по покупке и подключению онлайн-касс.

Что такое микропредприятие

Определение микропредприятия, изложенное в законе, крайне размыто. Если перевести с русского на русский, то таким предприятием считается любое ИП или ООО с выручкой менее 60 миллионов рублей в год и числом работников не больше 15 человек. При этом стоимость активов также не должна превышать 60 миллионов.

Есть еще два критерия микропредприятия. Они касаются состава учредителей. Участие государства в таких компаниях не должно превышать 25 %, участие иностранных компаний — 49 %.

Как видно, под микропредприятия попадает практически весь малый и средний бизнес, однако это не так. Обычно, когда говорят о малом предприятии, подразумевают сферу услуг и небольшие производственные фирмы. Торговля сюда не входит.

Хорошие примеры микропредприятия — частный автосервис, небольшая строительная фирма, компания, занимающаяся грузовыми перевозками.

А теперь самое важное: все микропредприятия, работающие на территории Российской Федерации, включены в реестр. Скажем больше: списки составляет налоговая. То есть нельзя зарегистрироваться в качестве микропредприятия — налоговики сами принимают это решение, опираясь на критерии вашей деятельности.

Итак, подытожим. Микропредприятие — это компания, работающая в сфере производства или оказания услуг с общим годовым оборотом не более 120 миллионов рублей, количеством работников не более 15 человек, включенная в реестр Федеральной налоговой службы. Если это про вас, читайте дальше.

Каким микропредприятиям не нужны онлайн-кассы

Не всем малым компаниям надо работать с использованием ККТ. Закон освобождает от применения кассовых аппаратов следующие категории таких предприятий:

  1. Микропредприятия, работающие с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Если все ваши контрагенты — сплошь организации и ИП, контрольно-кассовая техника вам не нужна. Здесь своя система взаиморасчетов и документы. Подтверждением платежа служат счета-фактуры и платежные поручения.
  2. Компании, осуществляющие свою деятельность в удаленных и труднодоступных местностях. Такие организации должны иметь кассовый аппарат, но подключать его к сети интернет и передавать данные в налоговую не обязаны.

Каким микропредприятиям надо работать с использованием онлайн-касс

Ну, собственно, всем остальным. Причем уже сейчас. Малые компании, работающие на таких налоговых режимах, как УСН и ОСНО и принимающие оплату от физических лиц, обязаны отправлять данные в налоговую и выдавать кассовые чеки нового образца. Кстати, о чеках. Они теперь содержат гораздо больше данных, чем раньше. На документе в обязательном порядке должны быть указаны:

  • название и количество товара или услуги;
  • QR-код для проверки чека на сайте ОФД;
  • ссылка на официальный сайт Федеральной налоговой службы;
  • ФИО и ИНН продавца-кассира;
  • адрес организации.

Еще одно новшество, касающееся кассового чека: документ теперь есть в электронном виде. Копию файла может потребовать клиент, и кассир должен удовлетворить его просьбу. Отправить чек можно двумя способами — на электронный адрес или сообщением на мобильный телефон. За невыполнение этого требования предусмотрен серьезный штраф — до 10 тысяч рублей.

Онлайн-кассы для микропредприятий. Часто задаваемые вопросы

Вопрос: чем онлайн-касса отличается от обычной?

Ответ: тем, что она подключается к сети интернет и отправляет фискальные данные в налоговую службу в онлайн-режиме. Работа основана на облачных технологиях, которые предоставляет ОФД — оператор фискальных данных. Все кассовые чеки и другие фискальные документы — например, кассовые отчеты, кассовый аппарат переводит в электронный вид и отсылает на сервер ОФД. После этого налоговая по запросу может получить доступ к документам в любое время.

Срок хранения документов в облаке — 5 лет. Также оператор отвечает и за получение цифровой копии чека покупателем.

Вопрос: где мне купить онлайн-кассу для микропредприятий?

Ответ: несмотря на кажущуюся простоту, покупка кассового аппарата может превратиться в настоящий квест, особенно для тех, кто не особо разбирается в контрольно-кассовом оборудовании. Можно легко запутаться в моделях кассовых аппаратов, компаниях, продающих торговое оборудование и в результате серьезно переплатить. Да еще и получить при этом не то, что было нужно.

Потому действуйте поэтапно. Для начала определитесь, какая касса вам нужна: стационарная или мобильная. Это позволит сузить круг поиска до нескольких моделей. Дальше смотрите по обороту. Чем больше наименований товаров, услуг и кассовых чеков, пробиваемых за одну рабочую смену, тем продвинутее должна быть контрольно-кассовая техника.

Сузив круг до двух-трех моделей, приступайте к поиску надежного поставщика. Сейчас все, кто имеет какое-либо отношение к онлайн-кассам, так или иначе продают контрольно-кассовое оборудование. Это могут быть банки, операторы фискальных данных, сотовые операторы и компании по автоматизации торговли.

Готового решения здесь нет — все решается индивидуально. Руководствуйтесь простым правилом: лучший вариант тот, где сделают все работы под ключ. Ведь онлайн-кассу нужно не только купить, но и правильно подключить и поставить на учет.

Вопрос: могу ли я самостоятельно зарегистрировать кассу и заключить договор с ОФД?

Ответ: да, все эти процедуры вполне можно выполнить самостоятельно. Если у вас есть определенный опыт работы в интернете, немного терпения и желание сэкономить, смело беритесь за дело. Работа состоит из нескольких этапов:

  • получение ЭЦП — электронной цифровой подписи. Она понадобится для того, чтобы заверять документы по удаленке. Стоит подпись 1500 рублей. Её можно получить в Роскомнадзоре и других специализированных организациях;
  • регистрация на сайте оператора фискальных данных. В целом ничем не отличается от создания учетной записи на любом интернет-ресурсе, но для этого понадобится чуть больше информации: сведения о юрлице или индивидуальном предпринимателе;
  • действующий договор с оператором на передачу информации. После создания аккаунта на сайте оператора нужно заключить с ним договор, по которому он будет обрабатывать и хранить данные. Для этого потребуется вся информация об онлайн-кассе;
  • создание аккаунта на сайте nalog.ru. Ну, она у вас, скорее всего, уже есть. Если нет — самое время завести. Приготовьте информацию о вашей фирме, зайдите на nalog.ru и создайте личный кабинет, придумав пароль для входа. Логином по умолчанию буден ИНН;
  • постановка на учет кассового аппарата на сайте налоговиков. Там есть целый раздел, посвященный именно этому. Опять понадобятся сведения о кассовом аппарате, и договор с ОФД, который у вас уже есть. После постановки на учет кассе присвоят номер;
  • оплата услуг оператора. После того как в налоговой все сделано, вернитесь на сайт у ОФД. В поле напротив кассы введите номер, присвоенный налоговиками. После этого останется оплатить услуги ОФД — и онлайн-касса готова к работе.

В целом ничего сложного нет. Регистрироваться на сайтах сейчас может каждый, поэтому работа не составит большого труда. Если вы первый раз слышите слова “логин”, “личный кабинет” или “аккаунт” — лучше наймите специалистов. За небольшую плату за вас сделают все работы — от получения электронной подписи до ввода устройства в работу.

На рынке ККТ достаточно предложений по продаже онлайн-касс с готовым договором с ОФД и регистрацией в налоговых органах. Такие пакетные решения в основном предлагают сами операторы фискальных данных при условии покупки у них кассового аппарата. Воспользоваться таким предложением или нет — решать вам. Мы можем только предостеречь: иногда это выходит дороже. Операторы вполне могут навязать дополнительные платные услуги, которые вам совершенно ни к чему. Да и выбор моделей оставляет желать лучшего.

Вопрос: чем отличается обслуживание онлайн-кассы и кассы с ЭКЛЗ?

Ответ: оно гораздо проще и дешевле. По сути, все обслуживание сводится к периодической замене фискального накопителя на новый. Фискальные накопители имеют разные сроки работы: 13, 15 или 36 месяцев, после чего их нужно менять. Правда, есть один нюанс: данные о ФН, а именно его заводской номер, фиксируются при регистрации кассового аппарат в налоговых органах.

При замене накопителя нужно опять посетить учетную запись на сайте налоговой и ввести информацию о новом устройстве. После этого можно продолжать работу.

Вопрос: что будет, если я не куплю онлайн-кассу?

Ну уж точно ничего хорошего. За неподчинение закону 54 ФЗ предусмотрена система предупреждений и штрафов. При грубых нарушениях может дойти до приостановки деятельности индивидуального предпринимателя или дисквалификации должностного лица. Такое наказание предусмотрено за работу без интернет-ККТ вообще. Правда, дисквалифицируют или остановят работу только в тех случаях, когда нарушение было совершено повторно, да еще и выручка перевалила за миллион рублей.

За мелочи вроде неотправленного в налоговую фискального документа можно отделаться простым предупреждением. То же касается и электронного чека, который кассир по каким-то причинам не отправил клиенту.

Заключение

Напоследок дадим пару советов о том, как бесплатно заполучить онлайн-кассу для микропредприятий. Есть как минимум 3 способа сделать это:

  1. Оформите налоговый вычет. Закон предусматривает компенсацию в размере до 18 тысяч рублей за каждый кассовый аппарат, если предприниматель работает по ЕНВД или ПСН. Для этого нужно указать расходы в декларации или подать в налоговую заявление.
  2. Возьмите кассовый аппарат в аренду у вашего банка. Многие банки предлагают такую услугу клиентам, у которых есть расчетный счет. Бонусом может идти регистрация в налоговой и договор с оператором фискальных данных.
  3. Кассу могут просто подарить. Или продать, скажем, за один рубль. Некоторые банки таким образом привлекают к себе клиентов. Открыл расчетный счет — получил онлайн-кассу в подарок. На данный момент — очень распространенная и рабочая схема, но — внимание! Очень тщательно выбирайте этот самый банк. Небольшие кредитные организации не всегда хорошо работаю в принципе. Задержки при безналичных переводах, слабая техническая поддержка, да и просто ошибки при операциях — сто раз подумайте, нужен ли вам такой счет, пусть даже и с бесплатным кассовым аппаратом.

Теперь вы полностью готовы к переходу на онлайн-кассы для микропредприятий. Покупайте, регистрируйте и работайте по закону. Удачи!