Медучреждения можно разделить на две большие группы — частные и государственные. Первым онлайн-кассы нужны априори: их деятельность направлена на получение прибыли и является коммерческой. А сфера услуг, к которой относится и медицина, должна работать с использованием интернет-ККТ.
Государственные больницы и поликлиники оказывают услуги бесплатно, за счет бюджета. В этом случае кассовые аппараты не нужны. Однако в ряде случаев бюджетные учреждения также зарабатывают деньги. Они берут плату за выдачу справок на водительские удостоверения и ношение оружия, некоторые виды анализов и лабораторных исследований. А как только речь заходит о получении выгоды, это уже является предпринимательством. На этом поле все должны играть по одним правилам, и даже бюджетные заведения обязаны приобрести и установить онлайн-кассу.
Как работает контрольно-кассовое оборудование, подключенное к сети интернет
Суть работы сводится к следующему. Все фискальные данные должны передаваться налоговой службе. Буквально: каждый кассовый чек в момент продажи отправляется на сервер оператора фискальных данных, а оттуда — налоговикам. Оператор выполняет роль хранилища информации. Он использует облачные технологии. Для работы нужно выбрать оператора и подписать с ним договор.
От этой обязанности освобождены медицинские заведения, работающие в удаленных и труднодоступных местностях. Перечень таких областей каждый субъект Федерации разрабатывает и утверждает самостоятельно. Списки удаленных районов можно найти на официальных сайтах правительств областей и на сайте ФНС. Но не спешите радоваться, если нашли свой город в перечне труднодоступных. Онлайн-кассу купить все равно необходимо, но работать она будет автономно — без передачи фискальных данных налоговым инспекторам.
Какой кассовый аппарат подойдет для медицинского учреждения
Как всегда, обратимся к нескольким примерам. В общем случае выбор модели кассового аппарата будет зависеть от масштабов деятельности и ее размаха. Чем круче и серьезнее заведение, тем продвинутее и быстрее должна быть онлайн-касса.
Пример 1 — небольшая стоматологическая клиника. Допустим, вы открыли кабинет по оказанию стоматологических услуг. В штате числится администратор, уборщица и пара-тройка специалистов по лечению зубов. У вас одно рабочее место врача-стоматолога, в день учреждение обслуживает десять-пятнадцать клиентов. Соответственно, чеков будет пробиваться ровно столько же.
Очевидно, что при таком раскладе покупать крутой кассовый аппарат неразумно — вполне достаточно недорогого простенького устройства. Можно пойти двумя путями — купить смарт-терминал или фискальный регистратор. Первый вариант значительно дороже — стоимость смарт-терминалов варьируется в районе 25 тысяч рублей. Однако устройство перекрывает гораздо больше задач, а главное, работает полностью самостоятельно.
К фискальному регистратору потребуется подключить дополнительное устройство для ввода и вывода информации. Это может быть что угодно: персональный компьютер или ноутбук, смартфон или планшет. Главное условие — на них должно быть установлено лицензионное программное обеспечение для работы с кассовым оборудованием, а это стоит денег. Сам фискальный регистратор вполне можно купить меньше, чем за 10 тысяч рублей.
Пример 2 — большой медицинский центр. У вас серьезное медицинское учреждение. Здесь работает не один десяток врачей всевозможных профилей, есть своя лаборатория по приему анализов, аптека, автомобили неотложной помощи и много чего еще. Ежедневно через ваш центр проходит не одна сотня клиентов и чеки печатаются в непрерывном режиме и в больших количествах.
Смарт-терминал для работы в этих условиях может и не подойти — у него не хватит скорости работы. Кассовые чеки печатаются медленно, для совершения операции нужно много нажимать в экран — при наплыве посетителей производительности не хватит. Лучшим вариантом будет покупка POS-системы. Это комплекс устройств, включающий в себя фискальный накопитель, устройство ввода и вывода данных, один или несколько мониторов, клавиатуру и мышь. К системе можно подключить любое вспомогательное оборудование. Это могут быть электронные весы, терминалы для приема банковских и скидочных карточек, сканеры штрих-кода. Обычно POS-системы оснащены металлическими ящиками для купюр и монет, устройствами для выявления фальшивых банкнот и другими девайсами.
ПОС-системы работают очень быстро. Во-первых, для совершения любой операции даже не нужно ничего нажимать — достаточно просканировать штрих-код, и кассовый чек уже напечатан. Во-вторых, комплекс оснащен очень производительным принтером чеков с высокой скоростью печати. Стоимость простеньких систем начинается с отметки 50 тысяч рублей. Продвинутые устройства с приличным набором дополнительного оборудования по цене легко могут переваливать за отметку в 100 тысяч.
Пример 3 — выездные медицинские услуги. Отдельно стоит рассказать о медицинской помощи, которая оказывается пациенту прямо у него дома. Это может быть вывод из запоя врачом-наркологом, экстренная медицинская помощь, вызов врача на дом и тому подобное. По закону кассовый чек клиент должен получить строго в момент оплаты услуги, соответственно кассовый аппарат должен быть у медиков с собой.
Очевидно, что тащить смарт-терминал и уж тем более ПОС-систему на вызов нереально. Поэтому на рынке кассовых аппаратов есть специальная ниша мобильных онлайн-касс. Главное достоинство этих устройств — возможность полностью автономной работы. Им не нужна электрическая розетка и проводной интернет. Аппараты работают от аккумуляторной батареи, а в сеть выходят по мобильной сети или вай-фай.
Кроме того, переносные онлайн-кассы очень маленькие и имеют небольшой вес. Они могут уместиться в сумке или даже кармане. Некоторые модели имеют защиту от попадания воды и пыли.
Для работы с мобильным кассовым аппаратом необходимо заключить договор с оператором сотовой связи, выбрав один из подходящих тарифов. Все ведущие сотовые операторы предлагают несколько тарифов, разработанных специально для кассовых аппаратов. Стоят они недорого. Билайн и МТС обойдутся в 1160 рублей в год, а Мегафон берет за услугу 100 рублей в месяц.
Как правильно поставить онлайн-кассу на учет в налоговой службе
Как и раньше, кассовый аппарат нужно регистрировать в налоговой, только теперь это можно сделать гораздо проще и быстрее, к тому же не выходя из дома или офиса. Все делается удаленно — через интернет. Для этого нужно зарегистрировать учетную запись на ресурсе nalog.ru и обзавестись усиленной электронной подписью. Сделать это можно в органах Роскомнадзора — тоже по удаленке. Цена подписи — 1500 рублей.
В личном кабинете сайта есть раздел, посвященный регистрации контрольно-кассового оборудования. Там нужно ввести все данные о самом кассовом аппарате, а также информацию о юридическом лице, если речь идет об организации. Система проверит правильность ввода данных и предложит подписать документы с помощью электронной подписи. После этого онлайн-кассе присваивается регистрационный номер и формируется карта регистрации. Сам кассовый аппарат тоже в этот момент должен быть подключен ко всемирной паутине. После успешной постановки на учет устройство распечатает отчет о регистрации. Его нужно сохранить — там указана важная информация: регистрационный номер, дата регистрации, адрес установки и прочее.
Оператор фискальных данных. Выбор и заключение договора
На территории Российской Федерации в настоящий момент ведут свою деятельность 20 ОФД. Никаких ограничений в выборе нет — все они работают одинаково. Стоимость услуг также одна — 3000 рублей в год. Это базовый тариф. Если у вас большой парк контрольно-кассовой техники, вполне можно рассчитывать на скидку.
Заключение договора с ОФД, как и в случае с налоговой, происходит удаленно. Нужно завести личный кабинет, ввести информацию о кассе и организации, после чего оплатить счет. С этого момента вы даете оператору право на хранение и обработку фискальных данных, а также их передачу в налоговую службу.
Сделать самому или обратиться к специалистам?
Даже уверенные пользователи ПК могут столкнуться с трудностями при регистрации кассового аппарата и заключении договора с оператором фискальных данных. Ошибки могут привести к печальным последствиям. Например, если неверно ввести номер фискального накопителя, его придется менять на новый, а стоит он ни много ни мало 6 тысяч рублей. Да время разбираться в тонкостях регистрации есть далеко не у всех. Конечно, если у вас в штате есть работники со специальными знаниями — бухгалтеры, программисты и системные администраторы, можно поручить работу им. В противном случае придется обратиться в специализированную компанию.
Еще лучше, если вы покупаете кассу в виде готового решения — вместе со всеми подключениями, договорами и регистрациями, да еще и технической поддержкой. Если найти хорошую фирму по автоматизации торговли, можно решить вопрос о переходе на онлайн-кассы одним телефонным звонком. После оплаты к вам в медицинский центр приедет работник компании, привезет сам кассовый аппарат и все необходимое к нему, подключит, настроит, да еще и обучит персонал.
Лидеры в этой отрасли — такие компании, как “Первый Бит” и “ЕКАМ”. Можно, конечно, обратиться и в контору поменьше, но это сопряжено с некоторыми неудобствами. Небольшие компании не имеют своих складов и оборудование приходится ждать несколько дней. К тому же цены в таких организациях, как правило, выше.
Важная информация
Выбирая онлайн-кассу и фискальный накопитель к ней, а также заключая договор с оператором фискальных данных, обратите внимание на следующее. Все они в обязательном порядке должны быть включены в соответствующие реестры, размещенные на официальном сайте налоговой службы. В противном случае устройство невозможно будет зарегистрировать и данные не будут передаваться в ФНС.
Реестр онлайн-ККТ
Реестр фискальных накопителей
Реестр операторов фискальных данных
Как же все это сложно!
Наверняка скажете вы. И ошибетесь. Наладить работу онлайн-кассы ничуть не сложнее, чем работу классического кассового аппарата. Многое упрощает процедура удаленной регистрации, что было невозможно раньше. А вот работать с онлайн-кассой гораздо проще, чем с обычной. Она сама формирует все отчетные документы в автоматическом режиме. Это отчет об открытии и закрытии смены, управленческие отчеты, фиксация выручки и валовой прибыли и многое другое.
Фактически онлайн-касса фиксирует и хранит всю информацию о продажах. Данные доступны в любое время — и вам, и представителям налоговой. У кассира теперь гораздо меньше работы — касса все делает сама.
К тому же научиться работать с онлайн-ККТ проще. Смарт-терминалы используют платформу Андроид: любой, кто держал в руках смартфон, без проблем разберется с устройством в течение одной рабочей смены.
Осторожно, штрафы!
За несоблюдение Федерального закона № 54 уже вовсю штрафуют. За небольшие нарушения — например покупателю не отправили электронный чек — ограничатся предупреждением или штрафом в 2 тысячи рублей. Тем, кто не желает переходить на онлайн-кассы, грозит более серьезное наказание — штраф 30 тысяч или приостановка деятельности, если нарушение выявлено повторно.
Вывод один — шутить с законом не стоит. Покупайте онлайн-кассу и работайте как положено — тогда никаких проблем не будет. Желаем удачи!
