Маркетологи опять всех запутали. Если с разбега начать изучать рынок онлайн-касс, то может показаться, что каждому виду бизнеса нужна своя. Особенная. Стоматолог должен применять кассовый аппарат одной модели, а сидящий с ним по соседству ортопед — совершенно другую. И ни в коем случае нельзя перепутать, иначе — мама не горюй. Штрафы, санкции, все дела.
Это, конечно, не так. Как мы уже писали, онлайн-кассы классифицируются совсем по другим признакам и параметрам. Строго говоря, они бывают переносные, стационарные и для вендинговых аппаратов. Цветочному магазину нужна стационарная. Или переносная, если предприниматель работает еще и на доставке. Но обо всем по порядку.
Итак, все с самого начала: онлайн-касса для цветочного магазина — какую лучше купить, как подключить и зарегистрировать. По традиции, будет много “мяса” — конкретные примеры и советы из жизни. Поехали.
А нужна ли она вообще?
Нужна, и еще как. Розничная торговля практически полностью перешла на контрольно-кассовую технику, работающую в онлайн-режиме. Кассовые аппараты нового образца передают фискальную информацию напрямую налоговикам через всемирную паутину. Поэтому, если вы открываете цветочный магазин или, не дай Бог, уже владеете таковым, но до сих пор не применяете онлайн-кассу, срочно покупайте устройство.
Какие бывают цветочные магазины и какой кассовый аппарат нужен каждому
Магазин цветов без доставки
Таких сейчас большинство. Предприниматель снимает небольшое помещение или, что встречается чаще, часть торгового зала в большом магазине, и начинает торговать розами, тюльпанами и хризантемами. Если это про вас, то дадим совет. Покупайте самый простой и дешевый кассовый аппарат из тех, что найдете. Не поддавайтесь на советы менеджеров о том, что вам нужно что-то продвинутое и современное — это не так. Приобретите фискальный регистратор, подключите его к своему ноутбуку или смартфону, установите программное обеспечение и работайте на здоровье. Если есть средства и не хочется возиться с наладкой, можно купить смарт-терминал. Это уже полностью готовый к работе девайс, который нужно просто включить в электророзетку. Все ПО уже установлено, есть встроенный принтер кассовых чеков и сенсорный экран для ввода данных.
В обоих случаях нужно подключиться к интернету. Это же все-таки онлайн-касса и без соединения со всемирной паутиной никуда. О способах подключения онлайн-касс к сети мы уже писали здесь. Если в двух словах, то вы можете использовать любой удобный способ. Их три: подключение по Wi-Fi, подключение по проводной или мобильной сети.
Магазин цветов с доставкой на дом или адрес
Согласно закону № 54-ФЗ, который регулирует применение контрольно-кассовой техники, покупатель должен получить чек сразу после оплаты товара или услуги, но не позднее 5 минут после совершения сделки. Из этого следует, что курьер, передав долгожданный букет и получив за него деньги, сразу должен выдать чек. Поэтому здесь без мобильной онлайн-кассы никуда.
Что это за зверь такой? Все очень просто — это кассовый аппарат, который может долгое время работать автономно. С интернетом соединяется сам через сотовую сеть, имеет встроенный аккумулятор, прямо как ваш мобильник, только еще и чеки может печатать. Маленькие размеры, небольшой вес — как раз для выездной торговли.
Для выхода в сеть нужна сим-карта мобильного оператора. “Большая тройка” — “МТС”, “Билайн” и “Мегафон” — предлагают такую услугу, причем совсем недорого — чуть больше тысячи рублей в год. Предприниматели знают, что для них все и всегда дороже, чем для физических лиц. Поэтому многие из них пользуются сотовой связью для онлайн-касс даже на стационарных объектах, ведь тарифы на интернет у провайдеров начинаются с отметки примерно в 2 тысячи рублей в месяц.
Подробно о мобильных кассовых аппаратах вы можете прочитать здесь и здесь.
Интернет-магазин цветов
Вот тут начинается самое интересное. Что такое интернет-магазин, никому рассказывать не нужно. Часто у них нет даже помещения — основная часть работы сосредоточена прямо дома или в квартире. Поставщики привозят туда цветы, курьеры — забирают готовые букеты. Как вписать в такую схему кассовый аппарат? Сейчас расскажем.
1. Случай первый — оплата через интернет
При таком раскладе клиент переводит деньги продавцу при помощи одной из платежных систем. Вы помните, что чек должен быть выдан покупателю не позднее, чем через 5 минут после совершения сделки купли-продажи. Как тут быть, если сам букет курьер привезет, возможно, через несколько дней? Выход есть. Дело в том, что онлайн-касса имеет одну очень полезную опцию — отправка электронной копии чека. Человек переводит деньги, вы пробиваете покупку на кассовом аппарате и отсылаете электронный кассовый чек на электронный адрес либо в смс-сообщении. Все по закону.
2. Случай второй — оплата наличными курьеру
В целом здесь все то же самое, что и в случае с простой доставкой цветов. Это если заказы развозите вы сами или ваши сотрудники. То есть потребуется мобильная онлайн-касса. Если масштаб бизнеса большой и курьеров несколько, придется купить кассовый аппарат каждому из них.
Чаще для доставки заключается договор с курьерской службой, и букеты развозят они. В этом случае выдача кассового чека — это проблема службы, а не ваша. Курьер привозит букет, получает деньги и выдает покупателю чек. Дальше вы разбираетесь с курьером сами. Основа основ — клиент должен получить чек на руки. Иначе — штрафы.
3. Случай третий — оплата через платежного агента, или как обойтись без онлайн-кассы
Это когда деньги напрямую вам не платят. Вы заключаете договор на прием средств с третьим лицом — банком или той же самой курьерской службой. Клиент переводит деньги не на ваш счет, а на счет платежного агента. Если вы работаете только по такой схеме, то кассовый аппарат вам вообще не нужен.
Вы принимаете заказ, клиент оплачивает его. Все остальное — проблема этого самого агента. Он должен позаботиться о том, чтобы покупатель получил чек. Самое важное здесь — правильно составить договор. В нем в обязательном порядке должно быть указано, что банк или курьерская служба выступает в роли именно платежного агента и берет на себя все обязательства по расчетам с покупателем и выдаче ему всех необходимых документов.
Повторимся: если такая схема работы — единственная, которую вы используете, то кассовый аппарат не нужен.
Идем покупать онлайн-кассу
Или едем. А можно вообще никуда не ходить и не ездить, а просто заказать устройство через интернет. Пара кликов мышью — и к вам уже едет специалист с онлайн-кассой. Лучше сразу заказать под ключ все настройки. Ведь аппарат нужно не только купить, но и правильно подключить и зарегистрировать. Обычно для этих целей привлекается сторонняя организация. Можно разобраться и самому, если есть время, желание и определенный опыт.
Здесь нужно рассказать еще об одном звене в цепочке передачи информации в ФНС — операторе фискальных данных. Именно через его серверы документы отправляются в налоговую службу. Для этого нужен договор с ОФД. Заходите на официальный сайт налоговой и выбираете любого из списка. Регистрируете на его сайте учетную запись, платите деньги и вопрос закрыт.
Так вот, на этом этапе можно купить кассовый аппарат. Дело в том, что все операторы предлагают онлайн-кассы своим клиентам. Да, моделей обычно немного, но выбрать есть из чего. Зато такой подход имеет несомненный плюс. Все будет происходить в одном месте. Оператор возьмет на себя все работы по регистрации в налоговой, технической поддержке и так далее. Ну и само собой, договор на передачу фискальной информации.
Есть и минус. Если вы работаете вне зоны присутствия вашего ОФД, то для настроек и обучения работников все-таки придется кого-то нанять.
Кассу можно купить и у банка. Причем почти у любого. Условия те же, что и оператора фискальных данных, но есть один важный момент. Если комплексно обслуживаться в банке, то можно рассчитывать на хорошие бонусы. Например: у вас в банке открыт расчетный счет, заключен договор эквайринга, вы периодически здесь кредитуетесь и исправно выплачиваете займы. Банки ценят таких клиентов и готовы пойти им на определенные уступки. Например, подарить онлайн-кассу. Да, вы не ослышались, практически подарить. Вам дадут устройство в долгосрочную аренду и пользуйтесь им на здоровье — бесплатно.
А можно вообще сэкономить по полной. Откройте “Авито” и поищите бывшие в употреблении онлайн-кассы. Цены здесь гораздо ниже — вполне себе живой аппарат можно купить за половину его рыночной стоимости. Но будьте внимательны: б/у есть б/у, поэтому хорошенько проверяйте работоспособность устройства. И не забудьте убедиться в том, что бывший владелец снял кассу с учета в Федеральной налоговой службе. Без этого кассу не зарегистрировать.
Техническое обслуживание онлайн-кассы
Итак, кассовый аппарат куплен, зарегистрирован в налоговой и заключены все необходимые договора на передачу данных. Все работает, все хорошо. Но вот незадача — устройство по каким-то причинам слегка заглючило. Это не такое уж и редкое явление, учитывая тот факт, что большинство девайсов собирается в Китае.
Для того чтобы быстро и оперативно решать такие вопросы, в обязательном порядке заключите договор с технической поддержки. Хотя бы месяца на три. По прошествии этого времени вы и сами научитесь “лечить” ваше устройство. Пару раз перезагрузил, потыкал разъемы — и все снова заработало. Но на первое время доверьтесь специалистам. Кстати, некоторые поломки и вовсе устраняются удаленно. Касса подключена к интернету и специалист может провести настройки не вставая со своего рабочего места.
Иногда кассовому аппарату нужен серьезный ремонт. Если неисправность случилась во время гарантийного периода, его проведут бесплатно. Если гарантия закончилась — придется раскошелиться. В любом случае нужно четко знать, куда обращаться в случае поломки. Приостановка торговли не сулит ничего хорошего. Цветочный бизнес относится к сезонному. Представьте, если неприятность случилась, скажем, 8 марта? Убытки могут быть такими, что можно купить несколько новых кассовых аппаратов.
Каким цветочным магазинам не нужна онлайн-касса
Кроме интернет-магазинов цветов, работающих через платежных агентов, есть еще две категории, освобожденные от использования онлайн-ККТ:
- Магазины, работающие в труднодоступных местностях. В районах, где до сих пор нет интернета, передавать фискальные данные невозможно. Поэтому нужно просто купить онлайн-кассу, поставить ее на учет в налоговой — и все. Работать она будет в автономном режиме. Зайдите на сайт правительства вашей области и поищите там свой район — возможно, он включен в перечень удаленных и труднодоступных.
- Еще одна категория, освобожденная от использования касс вообще — это частные лица, продающие цветы с собственных приусадебных участков и подсобных хозяйств. Но здесь есть одно большое “но”. Их действия не должны попадать под определение предпринимательской деятельности. То есть, если вы по весне продали десяток букетов на рынке, это не бизнес. А в случае, когда масштабы гораздо больше и такая деятельность является основным источником вашего дохода, придется регистрироваться в качестве ИП и покупать кассовый аппарат.
Заключение
Каков итог? Он как всегда один — лучше работать по закону. Можно сколько угодно это самый закон ругать, но деваться все равно некуда. Да и зачем ругать? Никто из бизнесменов, работающих с онлайн-кассами, еще не пожаловался на то, что это неудобно. Напротив, устройство перекрывает множество вопросов, связанных с бухгалтерской отчетностью — оно попросту делает их самостоятельно, косвенно экономя деньги. Да и инспекторы станут заглядывать гораздо реже. Поэтому внедряйте в свой бизнес новую контрольно-кассовую технику и шагайте в ногу со временем.
