Онлайн-касса для розницы: принципы работы, сроки, особенности эксплуатации

Затянувшийся переход на онлайн-кассы, кажется, окончательно запутал предпринимателей. Нашумевший 54-й федеральный закон неоднократно редактировался: в него вносились изменения касательно сроков перехода на новую ККТ, министерство финансов разъясняло спорные моменты — в общем, уследить за актуальной информацией получается не всегда.

Особенно запутанной ситуация оказалась в розничной торговле. Многообразие форм собственности и режимов налогообложения в этом сегменте приводят к тому, что каждый магазин переходит на онлайн-кассы для розницы по своему. Многое зависит от ассортимента продукции. Продаете только продукты питания? Должны были перейти на онлайн-кассы еще 1 июля 2019 года. Продаете исключительно изделия собственного производства? Имеете право на отсрочку до 1 июля 2021 года и так далее.

В этой статье мы постарались собрать самую актуальную информацию о сроке и порядке перехода на онлайн-кассы для розницы. Информация будет полезна как вновь открываемым магазинам, так и тем, кто давно работает в это нише.

Как работает онлайн-касса для розничного магазина

Вообще, переход на онлайн-ККТ — вещь логичная и правильная. Посудите сами: на дворе 21 век — век интернета и высоких технологий — так почему бы не использовать эти технологии в торговле? Зачем возиться с бумажками и ходить в налоговую, если можно передавать все эти данные через интернет? Правильно, незачем. И новая контрольно-кассовая техника создана именно для этих целей.

Онлайн-касса передает данные в налоговую через сеть интернет. Каждый пробитый чек улетает туда в момент продажи. Это главное отличие новых касс от старых. Помимо этого онлайн-касса может:

  • печатать кассовый чек нового образца — с QR кодом, наименованием товара, ссылкой на сайт налоговой и другой информацией;
  • формировать и распечатывать ежесменный отчет. Это освобождает кассира от снятия кассы в конце смены. Точнее, не освобождает, а делает эту работу гораздо проще — достаточно лишь нажать на клавишу, и чек о закрытии смены напечатан;
  • отправлять копию чека покупателю. Согласно требований нового закона, каждый покупатель имеет право требовать, чтобы электронная копия чека была отправлена ему на почту или в смс-сообщении;
  • считать, взвешивать, показывать ролики на ютубе, принимать накладные в ЕГАИС, вести товарооборот и еще много всего. Введение онлайн-касс дало толчок новой индустрии по их производству. Это привело к тому, что современная касса с успехом заменяет компьютер.

А еще к продвинутой онлайн-кассе можно подключить весы, терминал для приема банковских карточек, сканер штрих кодов и много других девайсов.

Что такое ОФД

Оператор фискальных данных, или ОФД — это посредник между кассой и налоговой службой. Копии фискальных документов сначала передаются туда, и только потом в налоговую. Самое неприятное — передаются не бесплатно. Стоимость годового обслуживания у оператора фискальных данных стоит 3000 рублей.

Для этого нужно подключить кассу к серверу ОФД, заключив договор и оплатив счет. Только после этого аппарат сможет выполнять функции по передаче данных в ФНС. Чуть ниже мы подробнее расскажем о том, как это сделать.

Сроки перехода на онлайн-кассы для розничных магазинов

В общем случае розничная торговля уже работает с онлайн-кассами. Исключение сделано для последней категории — индивидуальных предпринимателей без наемных работников, продающих товары собственного производства. Все остальные обязаны применять кассовые аппараты вне зависимости от налогового режима и организационно-правовой формы. А те, кто продает собственноручно изготовленные товары, перейдут на онлайн-кассы 21 июля 2021 года. Правда, такие ИП давно зарегистрировались в качестве самозанятых граждан и могут работать без касс вообще. Поэтому формально переход на онлайн-ККТ для розницы можно считать завершенным.

Есть еще один нюанс, он касается кассового чека. Пока не все представители розницы должны печатать в документе наименование товара. ИП на спецрежимах (УСН, ПСН, ЕНВД) могут этого не делать до 1 февраля 2021 года. Правда, закон не распространяется на торговлю подакцизными товарами и слабым алкоголем.

Онлайн-кассы и обязательная маркировка товаров

В свете введения обязательной маркировки к кассовому чеку предъявляются новые требования. Теперь документ должен содержать дополнительный реквизит — код маркировки. Это нужно для передачи сведений о продажах маркированных товаров в государственную систему мониторинга.

Сама касса должна поддерживать работу с кодами маркировки. Это умеют делать только устройства с современными версиями прошивки, поддерживающими новый формат фискальных документов. Убедитесь, что ваш аппарат работает с ФФД 1.05 и выше. Если стоят более ранние версии, устройство следует перепрошить. Это можно сделать самостоятельно или обратиться с ЦТО, обслуживающий вашу онлайн-кассу.

На заметку: розничным продавцам, применяющим единый налог на вмененный доход, запрещено продавать маркированные товары. Да и сама форма налогообложения перестанет существовать с 1 января 2021 года. Для работы с маркированными товарами следует выбрать другой налоговый режим, например, УСН. Это можно сделать с начала будущего года. После этого нужно поменять форму налогообложения в настройках кассового аппарата. Налоговую инспекцию посещать не нужно — инспектор сам увидит изменения по отчетам онлайн-кассы.

Какую онлайн-кассу купить для розничного магазина

Выбор новой ККТ огромен — все зависит от особенностей вашего магазина. Если вы продаете элитные норковые шубы стоимостью несколько тысяч евро и количество продаж — одна-две в неделю, тогда вам подойдет самая простенькая онлайн-касса для магазинов одежды с минимальным набором рабочих функций. Здесь можно пойти двумя путями:

1. Фискальный регистратор, управляемый компьютером или любым мобильным устройством — смартфоном или планшетом.

Плюсы: недорого, занимает мало места.

Минусы: нужно установить программное обеспечение — как правило, небесплатное.

2. Смарт-терминал. Тот же фискальный регистратор, только со встроенным сенсорным монитором, который служит для управления устройством.

Плюсы: все функции есть в одном устройстве. Небольшой размер, широкие возможности, понятный интерфейс.

Минусы: стоит дороже фискального регистратора.

Для больших гипермаркетов вышеназванные устройства не годятся — не та производительность. Таким магазинам нужна техника позабористее — POS-система. Такие штуковины стоят в Ашанах, Магнитах и Пятерочках — большие многофункциональные аппараты, которые могут все. Они взвешивают, считают, принимают скидочные и банковские карты, оснащены несколькими мониторами — для продавца и покупателей, могут вести видеосъемку и еще много-много всего. Обычно POS-система комплектуется ящиком для хранения купюр и монет, устройством для выявления фальшивых купюр и другим вспомогательным оборудованием.

Модернизация старой кассы

Если у вас уже есть кассовый аппарат, то, возможно, его можно модернизировать под новые требования. Свяжитесь с сервисным центром, обслуживающим кассу, и проконсультируйтесь по этому вопросу. Модернизировать можно далеко не все кассовые аппараты, а иногда стоимость апгрейда превышает цену новой ККТ.

Вот несколько моделей, которые можно без проблем доработать под требования закона № 54-ФЗ:

  • VikiPrint 57 K;
  • VikiPrint 57 Plus K;
  • VikiPrint 80 Plus K;
  • АТОЛ FPrint-90АК;
  • FPrint-11К;
  • FPrint-11ПТК.

Цена модернизации этих аппаратов на рынке находится в пределах от 7500 до 14 000 рублей в зависимости от модели и года ее выпуска. При апгрейде у кассы меняется программное обеспечение и устанавливается фискальный накопитель.

Постановка на учет в органах ФНС

После покупки новой кассы ее нужно зарегистрировать в налоговой службеСамое простое — сделать это в режиме онлайн на официальном сайте nalog.ru. Зарегистрируйте аккаунт и получите доступ к личному кабинету. После этого найдите раздел для регистрации кассовой техники и, следуя указаниям меню, пройдите процедуру регистрации.

Это совершенно бесплатно и не займет много времени. Правда, сервис иногда подвисает, особенно в момент регистрации аккаунта. После постановки на учет кассе присваивается индивидуальный регистрационный номер. Он понадобится нам чуть позже, при заключении договора с оператором фискальных данных.

Если вы не уверены в своих силах и не дружите с интернетом, можно пойти двумя путями:

1. Самостоятельная регистрация непосредственно в отделении налоговой. Соберите все документы — паспорт кассового аппарата, чеки и договор купли-продажи, а также учредительные бумаги ИП или юридического лица. В ФНС пишется заявление, срок рассмотрения которого — 5 рабочих дней. По истечении этого срока на руки выдается карта регистрации. Пошлина не берется, вся процедура бесплатна.

2. Воспользоваться услугами специализированной организации. Обычно продавцы касс на скромную плату предлагают помощь в заключении договора с ФНС, ОФД и настройку кассового аппарата. Цена услуги — примерно 3600 рублей. В стоимость входит доставка и настройка онлайн-кассы, заключение всех договоров и обучение персонала.

Заключение договора на обслуживание с оператором фискальных данных

Последняя стадия постановки кассы на учет — заключение договора с ОФД. Сама процедура бесплатна, а вот за обслуживание придется платить. Стоимость годового пакета — 3000 рублей. Она одинакова у всех операторов.

Сначала выберете оператора, с которым вы будете работать. По большому счету совершенно неважно, кому отдать предпочтение, главное, чтобы он был аккредитован налоговой службой на осуществление деятельности. Проверить это можно на сайте ФНС. Там есть реестр действующих ОФД. Проверьте, есть ли в списке тот оператор, с которым вы собираетесь подписать договор.

Сама регистрация стандартна: регистрируете аккаунт, входите под своим логином/паролем и заключаете договор. Меню у разных операторов примерно одинаковое, для пользователя даже начального уровня процесс не составит большого труда. После того, как договор подписан, необходимо пополнить баланс лицевого счета. Сделать это можно любым удобным способом — банковской картой, безналичным платежом или электронными деньгами.

Как и в случае с регистрацией в налоговой, работу можно поручить специалистам. Вообще, лучшим вариантом будет пакетное решение под ключ. Серьезные компании по автоматизации торговли предлагают такие решения по очень адекватным ценам. По итогу вы будете избавлены от головной боли — один звонок, и через пару дней у вас стоит работающая онлайн-касса для продуктового магазина, магазина одежды и любого другого. Помимо этого, можно купить пакет техподдержки — и к вам будут приезжать по первому звонку для решения любых вопросов, связанных с работой кассы.

Заключение

Как видите, ничего сложного в покупке и подключении новой ККТ нет. Больше того, многие предприниматели успели оценить выгоду от их использования. Налоговая реже заглядывает в гости, так как инспектор может увидеть всю информацию на экране монитора, нечистые на руку конкуренты больше не могут вести двойную бухгалтерию — вот далеко не полный список плюсов введения онлайн-касс. Многие теневые схемы ушли в прошлое и бизнес становится более прозрачным, а это несомненный плюс для экономики и всех ее участников.