В прошлом году бизнес окончательно перешел на онлайн-кассы. До 1 июля 2019 года работать по требованиям закона 54-ФЗ начала последняя категория предпринимателей — те, кто применяет ЕНВД и патентную систему налогообложения. Тогда ничего было не понятно и приходилось действовать вслепую. То ли дело сейчас: процесс настолько налажен, что купить и подключить интернет-ККТ не составит никакого труда.

Кто обязан работать через онлайн-кассу

Применять контрольно-кассовую технику нового поколения должны все юридические лица, занимающиеся оптовой или розничной торговлей и оказывающие услуги населению. Внимание: именно населению! Если вы работаете исключительно с организациями и индивидуальными предпринимателями, то закон не требует наличия онлайн-кассы.

Также освобождены от этой обязанности следующие ниши бизнеса:

• банки, религиозные организации;
• продавцы некоторых категорий товаров (мороженое, керосин, газеты и журналы, безалкогольные напитки на разлив);
• организации оказывающие мелкие бытовые услуги (ремонт обуви, рубка дров, вспашка огородов);
• владельцы необустроенных торговых точек на рынках и ярмарках;
• строительные рынки;
• другие категории.

Но это не все счастливчики, которых закон № 54 ФЗ-обошел стороной. Если хотите работать без онлайн-кассы, смело открывайте бизнес в глухой деревушке, куда невозможно добраться классическими наземными видами транспорта. В законе такие регионы получили название удаленных и труднодоступных местностей. Там онлайн-касса не нужна вообще, достаточно выдавать покупателю товарные чеки.

Однако не думайте, что если в ваш поселок нельзя проехать на легковушке, то интернет-ККТ не нужна. Все места, попадающие в данную категорию, включены в специальные перечни. Найти их можно на сайтах местных властей.

Еще есть промежуточная категория бизнеса — предприниматели, работающие в местностях без интернета. Для них предусмотрен особый порядок использования контрольно-кассовой техники. Устройство все-таки придется купить и зарегистрировать в налоговых органах, а вот передавать информацию необязательно. Онлайн-касса будет работать в автономном режиме — без соединения с сетью интернет. Настройки девайса позволяют сделать это.

Здесь все похоже на работу в труднодоступных местностях: на сайтах муниципальных властей размещены перечни местностей, удаленных от сетей связи. Нашли себя там — значит, передавать информацию в онлайн-режиме необязательно. Просто выдавайте покупателям кассовые чеки, которые печатает касса.

Итак, если вы обнаружили себя в одном из вышеперечисленных пунктов, можете смело выдохнуть: онлайн-касса вам не понадобится, по крайней мере, пока. Можете дочитать статью чисто ради спортивного интереса. А для всех остальных мы продолжаем.

Как функционирует кассовый аппарат нового образца

Онлайн-касса — устройство простое. Пробил оператор-кассир чек — и он тут же оказывается в облачном хранилище оператора фискальных данных. А оттуда документ может прямиком попасть к налоговому инспектору — ему достаточно сделать соответствующий запрос ОФД. Здорово, правда? Теперь, как говорится, не спрятаться не скрыться. Вся ваша выручка находится на глазах у налоговиков в онлайн-режиме.

Цепочка передачи фискальных данных состоит из трех звеньев: онлайн-касса-ОФД-налоговая. Для корректной работы все этой связки понадобится зарегистрировать устройство в органах ФНС и подписать соглашение с оператором на прием и обработку данных.

Здесь на сцену выходит первое преимущество онлайн-кассы перед классической. Все действия, связанные с регистрацией и постановкой на учет можно сделать не выходя из дома или офиса — через личные кабинеты соответствующих интернет-ресурсов.

Для регистрации в налоговой нужно создать учетную запись на сайте ФНС, обзавестись электронной подписью и подготовить пакет документов. В него входит:

• документы, подтверждающие покупку кассового аппарата: чеки, счета-фактуры, договора и другие бумаги;
• документы, подтверждающие регистрацию ООО;
• информация о соглашении с оператором фискальных данных.

В личном кабинете организации на сайте ФНС есть раздел меню, предназначенный для постановки онлайн-касс на государственный учет. Особых сложностей в процедуре нет: нужно внимательно заполнить все поля для информации, проверить правильность ввода данных и заверить все это электронной подписью. После этого можно отправлять все это на регистрацию.

На все про все понадобится несколько часов, если все делать правильно и сайт налоговой не подвисает (такое бывает). После успешных действий онлайн-кассе будет выдан собственный номер и система сформирует отчет о регистрации. Сама онлайн-касса тоже распечатает такой документ — его надо сохранить. Там указана важная информация: номер кассы, дата постановки на учет и другие сведения.

Регистрация интернет-ККТ в налоговой бесплатна — никаких пошлин платить не надо. Не верьте мошенникам, которые говорят вам обратное — таких на рынке услуг по продаже и обслуживанию кассовых аппаратов предостаточно.

Не сложнее заключить соглашение с оператором фискальных данных. Это тоже происходит удаленно. Пакет документов тот же, только еще понадобится номер, присвоенный при регистрации в налоговой.

В отличие от ФНС, за работу оператора нужно платить. Стоимость года обслуживание стоит от 3000 тысяч рублей. Это базовая цифра: она может меняться в большую или меньшую сторону в зависимости от условий договора.

Внимание: когда вы будете выбирать оператора фискальных данных, обязательно сверяйтесь с реестром ОФД на официальном сайте Федеральной налоговой службы. Только аккредитованные ФНС организации имеют право работать с фискальными данными на территории РФ. Список состоит из 21 компании и все они зарегистрированы в установленном законом порядке.

Немного об электронной подписи, которая понадобится при регистрации ККТ. Получить ее можно в удостоверяющих центрах, сертифицированных Министерством коммуникаций и связи. Цена услуги колеблется от 1,5 до 5 тысяч рублей. Для получения нужны следующие документы юридического лица:

• паспорт и пенсионное свидетельство (СНИЛС) получателя подписи;
• свидетельство о государственной регистрации ООО;
• выписка из реестра юридических лиц;
• квитанция об оплате услуги.

Здесь можно рассказать еще об одном преимуществе онлайн-касс. Теперь продавцу необязательно снимать отчет при закрытии каждой смены — устройство сделает это самостоятельно. Также девайс будет вести всю аналитику продаж. Она доступна как на самом кассовой аппарате, так из личного кабинета.

Как выбрать кассовый аппарат, оптимальный для моего бизнеса?

Чуть ли не самая большая проблема — выбор онлайн-кассы, которая наилучшим образом подойдет именно для вас. Выбор ККТ настолько огромен, что в моделях легко запутаться. Да еще и каждый продавец утверждает, что его продукт — именно то, что вам нужно. Давайте разбираться. Итак, существует 4 разновидности кассовых аппаратов. Их назначение сильно различается:

• стационарная ККТ. Подходит для оффлайн-магазинов розничной торговли. Устройство постоянно находится на одном и том же месте, подключается к сети напряжением 220 вольт;
• мобильные (переносные) кассовые аппараты. Используются таксистами и грузоперевозчиками, а также курьерами. Подходят для оказаний различных видов услуг на дому: ремонта квартир, обслуживания и восстановления бытовой техники, медицинской помощи;
• кассы для торговых (вендинговых) машин. Устанавливаются в автоматы по продаже напитков, чипсов и прочих мелких товаров;
• ККТ для интернет-магазинов. Теоретически, для дистанционной торговли можно использовать и обычные стационарные кассы, но это не всегда удобно. Для онлайн-продаж лучше всего подойдут интерактивные кассы, работающие на основе облачных технологий. Такой девайс работает без участия человека и полностью интегрирован с сайтом магазина и вашим банковским счетом.

Теперь вы примерно представляете, какой кассовый аппарат вам подойдет. Можно отправляться за покупкой. Но куда? Об этом — следующий раздел.

Где можно недорого купить онлайн-кассу?

Так-то много где, но есть несколько нюансов. Как вы уже поняли, просто купить онлайн-кассу и включить ее в розетку мало — устройство работать не будет. Нужно наладить передачу сведений оператору фискальных данных и отметиться в налоговой. Так вот, лучше всего купить онлайн-кассу там, где все это сделают за вас. По неопытности можно наделать серьезных ошибок и данные не будут передаваться как положено, если вообще будут.

Поэтому покупка кассы в составе пакетного предложения — самый лучший вариант. Все, что от вас потребуется — это подписать договор и заплатить деньги. После этого прямо на место приедет специалист и сделает все за полдня. Если нет каких-то особых пожеланий и все относительно стандартно, начать продажи можно будет за один рабочий день.

Но и это еще не все. Если продавец кассового аппарата приехал, все наладил и исчез с радаров, в этом нет ничего хорошего. Гораздо лучше, если подрядчик обеспечит всестороннюю техническую поддержку, обучит персонал будет на связи на случай возникновения непредвиденных ситуаций.

Именно поэтому лучше всего обращаться за услугой в крупную компанию по автоматизации торговли, например, ЕКАМ. Это избавит вас от возможных остановок продаж и, как следствие, убытков. Самая удобная модель поддержки — договор технического обслуживания на определенный период времени. Это как дополнительная гарантия в некоторых магазинах: вы платите деньги и в течение оговоренного срока все сбои и неполадки устраняются бесплатно.

Если позволяют средства, кассовый аппарат вообще можно застраховать. Это актуально для переносных устройств, с которыми кассиры работают «в полях». Такой девайс можно потерять, разбить или уронить в воду. Поэтому лучше подстраховаться и оформить полис.

Онлайн-кассу можно приобрести не только в компаниях по автоматизации бизнеса, но и у ОФД, в банке или мобильного оператора. Да, поддержка у них иногда оставляет желать лучшего, зато есть другие преимущества. Например, банк может предоставить устройство в аренду или продать в рассрочку.

Тренд последнего времени — онлайн-касса бесплатно. Схема работы проста: оператор фискальных данных заключает соглашение с банком-партнером, который предоставляет кассовый аппарат при условии открытия клиентом расчетного счета. Но здесь нужно быть внимательным: часто такие предложения — это просто завуалированный кредит, причем далеко не на самых выгодных для вас условиях. Или плата за обслуживание счета будет такой, что дешевле будет купить кассовый аппарат в любом другом месте. Поэтому тщательно изучайте подробности предложения, прежде чем подписывать договор.

Кассовый аппарат куплен и подключен. Что дальше?

Теоретически уже можно начинать работать, но лучше сразу упаковать устройство всем необходимым. Мы говорим о дополнительном оборудовании, использование которого сильно ускоряет работу и облегчает труд оператора-кассира. В зависимости от специфики вашей деятельности это могут быть:

• сканер для считывания штрих-кода;
• цифровые весы;
• запирающийся ящик для монет и купюр;
• терминал для считывания банковских карточек.

Чуть не забыли про самое главное, без чего касса работать не будет: девайсу требуется интернет-соединение. Большинство онлайн-касс можно подключить любым удобным способом: через проводную сеть, wi-fi или мобильного оператора. Все опять же будет зависеть от места использования и назначения.

Заключение

После того, как вы сделаете все, что мы написали, можно начинать продажи. Не забывайте выдавать покупателям кассовые чеки, периодически менять фискальный накопитель и следить за аналитикой. Успехов в бизнесе!