Ваш клиент должен получить кассовый чек после оплаты и получения товара. Это легко и просто, если дело происходит в простом магазине или сервисном центре: вот он товар, вот они деньги, вот кассовый аппарат. А как быть, если покупку доставил курьер? Или, например, клиент прямо у себя дома оплачивает ремонт квартиры, медицинскую помощь или бытовые услуги?
Раньше выйти из положения можно было при помощи переносного кассового аппарата. С введением онлайн-касс задача значительно усложнилась. Теперь контрольно-кассовая техника должна не только печатать чеки, но и передавать их в Федеральную налоговую службу через интернет.
На ловца и зверь бежит, и на рынке контрольно-кассовой техники (ККТ) появилось множество моделей онлайн-касс, способных работать автономно. Они мобильны и легко умещаются в кармане или небольшой сумке, подключаются к интернету по мобильной связи и имеют все функции полноценного кассового аппарата. Но обо всем по порядку.
Как работает онлайн-касса для курьера
Схема работы кассы проста. Она передает данные в налоговую по сети интернет. Но не напрямую, а через оператора фискальных данных — ОФД. Чеки в зашифрованном виде хранятся на его серверах. По требованию покупателя, копия кассового чека может быть отправлена ему по электронной почте или в смс-сообщении.
В самом кассовом аппарате есть небольшое хранилище — фискальный накопитель (ФН). Если нет связи с интернетом, закончился договор на обслуживание с ОФД — данные хранятся на ФН в течение 30 суток. Для работ на выезде это немаловажно — мест, где интернет ловит плохо или не ловит совсем, еще предостаточно. После соединения с сетью все чеки автоматически улетят куда нужно. Фискальный накопитель нужно периодически менять: раз в 12, 24 или 36 месяцев — в зависимости от модификации.
Кто и в какие сроки должен переходить на онлайн-кассы
Привычка на ходу менять правила игры очень характерна для российских властей. 54-ФЗ многократно редактировался еще на стадии разработки и результате был принят в довольно сыром виде. После вступления закона в силу оказалось, что к переходу не готовы ни производители кассовых аппаратов и фискальных накопителей, ни операторы фискальных данных, ни сами предприниматели.
В результате сроки перехода неоднократно переносились. К счастью время отсрочек и переносов прошло и сейчас почти все юрлица и ИП уже применяют новую ККТ, так что в сроках не запутаетесь, как это было пару лет назад.
Единственная категория предпринимателей, которые пока могут работать без онлайн-касс, это ИП, оказывающие услуги собственными силами (без использования наемного труда) и индивидуальные предприниматели, продающие товары собственного производства. Под последним подразумевается ручной труд, так что если купили линию по производству брусчатки, купить и использовать ККТ придется, даже если трудитесь в одиночку.
Обратите внимание: за неприменение онлайн-касс предусмотрены штрафы. Но вас не оштрафуют, если вы сделали все, что могли, но по каким-то причинам еще не передаете фискальные данные в налоговую инспекцию. Причин может быть несколько — поставщик не успел вовремя подвести и подключить технику, нет в наличии фискальных накопителей — в общем, объективные и не зависящие от вас обстоятельства.
В этом случае, согласно разъяснительных писем Министерства финансов, штрафные санкции применяться не будут. Правда то, что вы сделали все, что от вас зависит, придется еще доказать — предъявить договор поставки, купли продажи и прочие документы.
Что нужно сделать, чтобы онлайн-касса заработала
Нельзя просто так взять, купить онлайн-кассу, воткнуть вилку в розетку и начать работать — процедура немного сложнее. Устройство нужно поставить на учет в ФНС, заключить договор с оператором фискальных данных — ОФД и только после этого приступать к продажам.
Постановка на учет в налоговой
Регистрация ККТ нового поколения ничем не отличается от регистрации классических кассовых аппаратов. Суть вопроса сводится к внесению вашего устройства в реестр налоговой с присвоением ему идентификационного номера. Всю процедуру легко можно пройти в онлайн-режиме через личный кабинет. Пройдите регистрацию на сайте ФНС, если вы не сделали этого раньше. Если у вас уже есть аккаунт, войдите под своим логином и паролем.
Найдите раздел регистрации контрольно-кассовой техники и, следуя указаниям меню, зарегистрируйте свой кассовый аппарат. Госпошлина за это не берется — все абсолютно бесплатно. По результатам кассе будет присвоен индивидуальный номер, который понадобится чуть позже — при заключении договора с оператором фискальных данных. Минус способа — необходимо наличие электронной подписи, которой нужно заверять документы. Стоит она около 1500 рублей.
Есть и второй способ регистрации — непосредственно в отделении ФНС. Скажем сразу — это долго, неудобно и муторно. Да и вообще, для многих бизнесменов, особенно начинающих, лишний визит к налоговикам вызывает только отрицательные эмоции. Тем не менее, способ рабочий и вполне подойдет тем, кто не дружит с интернетом.
В ФНС нужно предъявить учредительные документы организации — свидетельство ИП или юридического лица, ИНН, паспорт, а также пакет документации на онлайн-кассу. После рассмотрения заявления, которое может занимать до 5 рабочих дней, вам на руки выдадут карту регистрации с регистрационным номером. Пошлина, как и в предыдущем случае, не берется. Теперь можно переходить к следующему этапу — поиск ОФД и заключение с ним договора на передачу фискальных данных.
Как правильно выбрать ОФД и заключить с ним договор
Главное требование к оператору — он должен быть внесен в реестр налоговой. Лучше сразу зайти на официальный сайт ФНС и выбирать из готового списка. Какой оператор лучше? Да без разницы. Место нахождения, название и раскрученность конторы никак не влияет на качество услуги. Расценки у всех одинаковые, поэтому смело выбирайте любого понравившегося оператора и заключайте с ним договор.
Процедура не сложнее покупки в интернет-магазине — нужно зарегистрироваться на сайте ОФД, после чего система предложит ввести данные об организации и кассовом аппарате в соответствующие окна меню. После этого будет сформирован счет, который нужно будет оплатить. Баланс можно пополнять безналичным переводом через банк или пластиковой картой. Годовое обслуживание стоит 3000 рублей, деньги списываются ежедневно. За месяц до окончания срока действия договора на электронную почту придет уведомление с предложением продлить обслуживание. Нужно пополнить баланс лицевого счета — и можно забыть об этом вопросе еще на год.
Какую модель онлайн-кассы для курьерской службы выбрать
Мобильность и автономность — вот два главных требования, предъявляемых к онлайн-кассе для курьера. Устройство должно работать без подзарядки на протяжении всей рабочей смены — для этого нужен мощный аккумулятор. Аппарат должен иметь малые размеры и вес, чтобы его можно было носить в кармане или сумке. Ну и самое важное — возможность соединяться с интернетом по сотовой связи. Для этого нужно приобрести сим-карту любого мобильного оператора. Подойдет самый простой тариф — данных будет передаваться немного, переплачивать за лишние гигабайты нет смысла.
Вот несколько популярных онлайн-касс для курьера:
- Яндекс.ОФД. В комплект входит кассовый аппарат “Модуль Касса” с фискальным накопителем на 13 месяцев, состоящий из планшета и фискального регистратора. А самое главное, устройство можно просто включить в розетку и через пару минут начинать работать. Регистрация в ФНС происходит автоматически (электронная подпись уже входит в стоимость). Яндекс.ОФД является оператором фискальных данных, к которому модуль касса уже подключена. Стоимость такого комплекта — 22000 рублей, сервисное обслуживание — 1500 рублей в месяц;
- Yarus C2100 — мобильный POS-терминал. Подключается к сети интернет по технологии 3G, имеет разъем для 2 сим-карт. Встроенный аккумулятор позволяет устройству работать без подзарядки целый день. Главное достоинство Yarus C2100 — возможность принимать к оплате пластиковые карты. Стоимость такого устройства — от 28000 рублей;
- ПТК MSPos — мини смарт-терминал с сенсорным монитором. Легкий и удобный, умещается на ладони. Имеет встроенный принтер для печати кассовых чеков. Соединение с интернетом происходит по Wi-Fi или 3G. Главное достоинство аппарата — защита корпуса от проникновения влаги и пыли. Цена ПТК MSPos-K — около 29000 рублей;
- АТОЛ 90Ф — мобильная касса российского производства. Немного тяжеловата — весит около килограмма, зато емкость аккумуляторной батареи позволяет устройству работать без дозарядки до 16 часов без перерыва. Связь с интернетом возможна по Wi-Fi или GPRS. Стоит АТОЛ от 9000 рублей без фискального накопителя до 23000 рублей с накопителем на 36 месяцев;
- Меркурий 185Ф — еще одна модель отечественного производства. Оснащена надежным графическим экраном, проста в управлении и обслуживании. Батарея позволяет работать без дозарядки до 30 часов непрерывно. Связь с интернетом — по Wi-Fi или GPRS. Стоит аппарат от 9500 рублей за комплектацию без фискального накопителя.
Если ваш бизнес уже налажен и курьеры используют мобильные кассовые аппараты — уточните возможность их модернизации под требования закона №54 ФЗ. Для этого нужно обратиться к организации, с которой заключен договор на обслуживание кассовых аппаратов, либо к заводу-изготовителю устройства. Предупреждаем сразу: стоимость доработки сопоставима с ценой нового устройства, а иногда и превышает ее.
Еще один важный момент — сам кассовый аппарат, как и оператор фискальных данных, должен быть внесен в реестр контрольно-кассовой техники ФНС. В последнее время в этом направлении активизировались китайские производители, выпускающие на российский рынок множество моделей. Поэтому перед тем, как совершить покупку, убедитесь, что выбранное устройство есть в списке налоговой.
Сумел сэкономить — значит заработал. Как получить выгоду при покупке онлайн-кассы для курьера
После покупки кассового аппарата можно оформить налоговый вычет и получить назад 18000 рублей от суммы, потраченной на покупку. Правда, это касается не всех: оформить льготу могут только предприниматели, стоящие на ЕНВД и патентной системе налогообложения. Для них применение онлайн-ККТ пока не является обязательным и государство таким образом стимулирует переход на работу по новому закону. Поэтому, если вы применяете указанные налоговые режимы, укажите в декларации информацию о переходе на онлайн-кассы и получите деньги.
И последнее. Если позволяют средства и хочется сэкономить свое время — обратитесь в специализированную организацию, которая занимается продажей торгового оборудования. Там можно заказать приобретение техники под ключ — со всеми настройками, регистрацией и так далее. Стоит это не так дорого — в Москве за работу берут около 3500 рублей.
Обращение в такие компании, особенно раскрученные и известные, приносит и приятные бонусы. Вас будут приглашать на бесплатные семинары, присылать важную информацию по электронной почте — словом, одни плюсы. Можно купить пакет технической поддержки — тогда специалисты будут выезжать на место и устранять любые неисправности, сбои в работе, а также давать консультации. Поэтому — рекомендуем. Успехов!
