Время действия: отдаленное будущее, 2254 год. Место действия — Российская Федерация. Введение онлайн-касс опять переносится на год. Не все предприниматели успели приобрести и установить онлайн-ККТ, поэтому в 54-ФЗ вносятся очередные изменения.
Шутки шутками, а переход на онлайн-кассы действительно затянулся. Многие предприниматели уже успели запутаться в сроках перехода, моделях касс и прочей дребедени. ОФД, СБИС, ЕГАИС — за голову хватаются даже воротилы опта, розницы и общепита, что уж говорить о простых ИП.
Для вас мы свели к простым вещам сложные понятия и требования закона, чтобы во всем этом мог разобраться каждый. На этот раз — онлайн-кассы для кафе: что такое, для чего нужны и когда надо переходить. Поехали.
Кафе равно общепит?
Для разминки разберемся, к какой категории предпринимательства относятся кафе, рестораны и бары. Есть две большие категории таких заведений — с оформлением общепита и без такового. Те, кто в теме, сразу поняли, о чем речь, а вот для новичков расскажем поподробнее — от этого момента зависят сроки перехода на онлайн-кассы.
Например, вы открываете пивной бар. Продавать будете, соответственно, пиво, безалкогольные напитки и простенькую закуску — снеки. Работать собираетесь до 22-00, кухни не будет — словом, все как в магазине с той лишь разницей, что у вас будут стоять столики и стулья, где можно посидеть и употребить напитки на месте. Так вот, оформлять общепит в этом случае не обязательно. В Роспотребнадзор пишется уведомление о начале предпринимательской деятельности (приложение № 2 правил предоставления уведомлений) с дополнительным кодом по ОКВЭД 56.30 — подача напитков и все. По факту ваше заведение — бар, а оформлено все как магазин, причем совершенно законно.
Другой пример. У вас полноценный ресторан — с кухней, поваром, официантами и барменом. Блюда готовятся для употребления на месте, работаете вы и после 10 вечера. Как магазин оформить это не получится при всем желании — простой розничной торговлей тут и не пахнет. Зато пахнет жареным мясом, приправами и специями, которые готовят на кухне.
В этом случае нужно писать в Роспотребнадзор уже другое уведомление — о начале оказания услуг общественного питания. С этого момента вы представитель общепита, со всеми вытекающими. СЭС будет ходить чаще и проверять дотошнее, зато можно продавать алкоголь круглосуточно. А самое главное, сроки перехода на онлайн-кассы в обоих случаях разнятся. Первые переходят в сроки, определенные для розничной торговли, вторые — для общепита.
Сроки перехода на онлайн-кассы для кафе
Итак, сроки. Как мы уже говорили, они будут зависеть от того, оформили вы общепит или нет, а также от наличия или отсутствия наемных работников.
Вариантов будет три:
- Кафе, кофейни и бары, НЕ оформленные как предприятия общественного питания и работающие в качестве розничных магазинов, уже перешли на онлайн-кассы в прошлом году. Это не зависит от организационно-правовой формы и режима налогообложения.
- Общепит с сотрудниками также обязан применять контрольно-кассовую технику нового образца. И тоже вне зависимости от того, ИП это или ООО и какой налоговый режим он применяет.
- Индивидуальные предприниматели без сотрудников, работающие в сфере общественного питания и написавшие в Роспотребнадзор соответствующие уведомления, получили отсрочку. Но и она уже закончилась 1 июля 2021 года.
В общем, запомните: применять кассовые аппараты в общепите должны все. Точка.
Переходим к матчасти. Что такое онлайн-касса, как она работает и для каких целей нужна
Сейчас к сети интернет не подключен разве что утюг, хотя, наверное, совсем скоро и этот электроприбор будет скачивать обновления из всемирной паутины. Что уж говорить о кассовых аппаратах. Идея передавать данные в контролирующие органы в онлайн-режиме возникла не вчера — продвинутая Европа давным-давно работает по такой схеме.
Онлайн-касса — это устройство, передающее фискальные данные в налоговую службу через интернет. В этом ее главное отличие от классической. Это нужно для прозрачности финансовых операций и облегчения работы службы — теперь инспектор видит все кассовые операции на экране своего монитора и может реже ходить на проверки. С введением онлайн-касс должна уйти в прошлое двойная и тройная бухгалтерия, серые схемы и прочие атрибуты нелегального рынка.
Чем это хорошо для вас? Во-первых, нечестные на руку конкуренты лишатся своих преимуществ и должны будут работать в белую. Во-вторых, реже будут наведываться налоговики — они и так все про вас теперь знают. В-третьих, копии всех чеков в электронном виде лежат на серверах — их можно в любой момент вытащить оттуда и предъявить в спорных ситуациях.
Продвинутые онлайн-кассы очень удобны чисто функционально — они сами считают сумму покупки, к ним можно подключить любое вспомогательное оборудование — весы, сканер штрих-кода, банковский терминал.
Какую онлайн-кассу для кафе купить
Выбор самого кассового аппарата зависит от формата заведения. Имеет значение наличие в ассортименте крепкого алкоголя и пива, количество посетителей и другие факторы. Рассмотрим пару примеров.
Онлайн-касса для кафе с алкоголем. Сначала определите, сколько посетителей ежедневно будет посещать заведение. Если это фастфуд и за смену через него проходит не одна сотня человек — нужна серьезная POS-система с большой производительностью. Для небольшой забегаловки достаточно смарт-терминала. Важный момент — способность ККТ принимать накладные в системе ЕГАИС. Ключ джакарта или универсальный транспортный модуль вставляется в любой компьютер, а касса сама синхронизируется с ним по Wi-Fi.
Онлайн-касса для кафе с собой. Здесь все понятно — ассортимент, как правило, небольшой, алкоголя нет, очереди посетителей за редким исключением тоже. Ваш путь — смарт-терминал или подключенный к внешнему устройству фискальный регистратор. В качестве внешнего устройства можно использовать компьютер, ноутбук, планшет или смартфон. Для работы устанавливается программное обеспечение. Для ПК это, например, 1С, для мобильных устройств есть несколько приложений, правда не бесплатных.
Важно! Покупая кассовый аппарат, посмотрите, внесен ли он в реестр контрольно-кассовой техники Федеральной налоговой службы. Не все устройства имеют разрешение на применение. Кассу, не внесенную в этот документ, не получится зарегистрировать в установленном порядке и работать она не будет. Реестр опубликован на сайте nalog.ru в разделе информации.
Что нужно сделать после покупки кассового аппарата
Для того, чтобы касса работала и чеки исправно отправлялись в ФНС, нужно зарегистрировать ее в налоговой и заключить договор с оператором фискальных данных — ОФД. Оператор выполняет роль посредника между вами и налоговой — фискальные документы попадают сначала на сервер ОФД, а уже потом — в ФНС и покупателю.
Сначала нужно зарегистрировать аппарат в налоговой. Есть два способа сделать это. Первый, которым уже почти никто не пользуется, — это нанести личный визит в налоговую инспекцию, написать соответствующее заявление и получить карту регистрации и регистрационный номер. Почему первым способом никто не пользуется? Потому что есть второй, гораздо более быстрый и удобный. Это онлайн-регистрация через интернет на официальном сайте ФНС.
Для этого нужно завести личный кабинет, если у вас его еще нет, зайти в раздел регистрации кассового оборудования и, пользуясь подсказками меню, выполнить процедуру. Если кассовых аппаратов несколько, нужно регистрировать каждый. Всем кассам присваивается индивидуальный номер.
Есть еще и третий способ — тоже быстрый и эффективный — прибегнуть к помощи профессионалов. За скромную (около 3500 рублей) плату вам произведут все настройки и регистрационные действия. Можно вообще не париться и заказать пакетное решение под ключ. Один звонок по телефону — и через пару часов приедет специалист с кассовым аппаратом, все настроит и можно начинать работать. Предложений по автоматизации торговли и общепита сейчас в избытке, так что проблем с поиском не будет.
Заключение договора с ОФД также делается через интернет. Годовое обслуживание стоит 3000 рублей, оплачивать можно хоть по одному дню. Все данные хранятся на серверах оператора и могут быть получены по требованию проверяющих органов.
Важно! При выборе оператора фискальных данных убедитесь, что выбранный вами ОФД аккредитован налоговой на ведение деятельности. Все уполномоченные операторы внесены в соответствующий реестр. Список размещен на официальном сайте ФНС.
Каким заведениям общепита не обязательно применять онлайн-ККТ
В двух случаях заведения общепита освобождены от использования онлайн-касс:
- Организации, работающие в удаленных и труднодоступных местах. Перечень таких мест разрабатывают и утверждают органы местной власти. Суть проста: там, где нет интернета, невозможно применять кассу, к этому самому интернету подключенному. Там используют старые кассовые аппараты и работают по старинке.
- Религиозные организации. Столовые при церкви не платят налогов и не применяют контрольно-кассовую технику. Ни онлайн, ни оффлайн — никакую.
Есть еще заведения, освобожденные от применения новых кассовых аппаратов — муниципальные столовые при больницах, школах и детских садах, но это уже другая тема и касаться ее мы не будем.
Как не покупать онлайн-кассу и не нарушить закон
Оказывается, можно и так. Первый вариант — доработать уже имеющуюся кассу под требования нового закона. О возможности такой доработки можно узнать у производителя устройства или сервисной организации, обслуживающей вашу контрольно-кассовую технику. Модернизации поддаются не все устройства, а ее стоимость иногда сопоставима с ценой нового аппарата. В любом случае, все индивидуально, может быть повезет именно вам. Попытаться точно стоит.
Вариант второй — взять кассовый аппарат в аренду у третьего лица. Таких предложений полно в интернете — стоит только захотеть. Вариант подходит тем, кому нужно перекантоваться пару месяцев, пока не купили свою. Постоянно брать аппарат в аренду невыгодно.
Заключение. Почему не стоит откладывать покупку на потом
Как видите, ничего сильно сложного в переходе на онлайн-кассы для общепита нет. Тем более, что процедура налажена и на рынке достаточно организаций, готовых сделать эту работу за вас. Сейчас кассовые аппараты есть в наличии у всех поставщиков, они не загружены и все можно сделать за пару дней.
