Онлайн-касса для ИП: выбор кассового аппарата, регистрация, получение электронной подписи

Власти часто обещают, что вот-вот произойдет разворот к бизнесу, и государство повернется лицом к предпринимателям. Однако никто не спросил самих бизнесменов, так ли уж они хотят видеть это самое лицо. Ничего хорошего, кроме избыточного надзора и контроля, такой разворот в себе не несет.

Яркий пример — введение онлайн-касс. С их введением налоговые органы не то что разворачиваются к вам лицом, но еще и приобретают способности всевидящего ока Саурона из кинофильма “Властелин колец”. Теперь инспектор может видеть выручку не вставая из-за своего компьютера — в любой момент времени в онлайн-режиме.

Радует одно — теперь все предприниматели окажутся в равных условиях и попадут в единое правовое поле. Нечистые на руку дельцы больше не смогут скрывать свою выручку и потеряют конкурентное преимущество. Для честных бизнесменов, исправно сдающих относительно белые декларации, практически ничего не изменится. Правда, на плечи и тех и других в любом случае лягут расходы по приобретению и обслуживанию онлайн-касс для ИП.

Сроки перехода на онлайн-кассы для ИП

Вопрос почти полностью потерял свою актуальность, так как практически все индивидуальные предпринимателя уже работают с использованием онлайн-ККТ. Сейчас действует последняя отсрочка, предоставленная правительством РФ. Она распространяется на следующие категории ИП:

  • индивидуальные предприниматели, не использующие наемный труд и оказывающие услуги собственными силами;
  • ИП, продающие товары собственного производства (торты на заказ, мебель, ювелирные украшения и так далее).

Однако есть смысл отметить, что вышеуказанные категории попадают под сферы деятельности, где можно применять налог на профессиональный доход, названный в народе налогом на самозанятых. Маловероятно, что они станут связываться с таким хлопотным вопросом, как работа в качестве индивидуального предпринимателя. Здесь слишком высокие налоги, нужно платить социальные и страховые взносы, подавать декларации в ФНС. Гораздо проще скачать мобильное приложение и платить 4-6 процентов от валового дохода. Поэтому отсрочка нивелируется и можно считать, что переход на онлайн-кассы для индивидуальных предпринимателей завершен.

Кто может работать без онлайн-кассы вне зависимости от режима налогообложения и организационно-правовой формы

Если вы, по каким-то причинам ориентированы на бизнес, где не надо использовать кассовые аппараты, то такие варианты имеются. Таковых немало, рассмотрим их все.

Итак, по закону от использования контрольно-кассовой техники освобождены:

  • продавцы газет и журналов, при условии, что печатная продукция составляет не менее 50 процентов от общего ассортимента;
  • продавцы ценных бумаг и кредитные организации;
  • торговцы, ведущие свою деятельность на необустроенных рынках, ярмарках и выставках. Правда, пункт не распространяется на стационарные торговые объекты, расположенные на указанных территориях;
  • предприниматели, работающие через платежных агентов и не принимающие оплату от физических лиц напрямую;
  • магазины, сотрудничающие исключительно с индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами. Там свои формы взаиморасчетов, не предполагающие выдачу кассовых чеков;
  • предприниматели, ведущие продажи вне торговых сетей при демонстрации товаров с рук, корзин и тележек. То есть бабушки, которые продают семечки у метро, использовать ККТ не обязаны;
  • предприниматели, зарегистрированные в качестве самозанятых граждан и уплачивающие налог на профессиональный доход. При этом формировать и отправлять чеки они должны, просто делают это не при помощи онлайн-касс, а через специальное приложение;
  • продавцы безалкогольных напитков, мороженого и сладкой ваты, реализующие товар в киосках или под открытым небом;
  • не используется онлайн-ККТ при продаже молока и кваса из цистерн, торговле маслом и замороженной рыбой;
  • сезонная продажа овощей и фруктов вразвал тоже попадает под освобождение от онлайн-касс;
  • ремонт обуви и сумок, изготовление ключей;
  • продажа товаров, относящихся к категории народных промыслов;
  • сдача в аренду собственной жилой площади, в том числе индивидуальными предпринимателями.

Условно освобождены от применения контрольно-кассовой техники предприниматели, ведущие деятельность в отдаленных и труднодоступных местностях и местах, удаленных от сетей связи. Подходы будут различаться.

Места, удаленные от сетей связи, — это такие населенные пункты, где по каким-то причинам отсутствуют любые виды связи, кроме почты. То есть ни телефона, ни интернета, ни мобильной сети. Для того чтобы местность считалась удаленной от связи, должен выполняться ряд обязательных условий:

  • количество людей, постоянно проживающих на территории такого населенного пункта, не должно превышать 10 тысяч человек;
  • населенный пункт не должен являться городом;
  • населенный пункт не должен являться районным центром;
  • населенный пункт не должен быть поселком городского типа.

И конечно, сам населенный пункт должен быть включен в перечень мест, удаленных от сетей связи на сайте местной администрации. Если у вас просто не ловит телефон, это не будет аргументом для неисполнения закона.

А теперь главное: использовать контрольно-кассовую технику все равно придется. Только вот работать она будет в автономном режиме, без передачи фискальных данных в налоговую.

Помимо населенных пунктов без интернета, есть еще и труднодоступные местности. В законе все, как всегда, сложно и размыто, поэтому мы объясним на пальцах: это такие районы, куда невозможно добраться наземными видами транспорта. Причем внимание: интернет там есть.

В труднодоступных местностях разрешается не использовать онлайн-кассу вообще. Продажа фиксируется выдачей покупателю бланков строгой отчетности — товарных чеков. А подача деклараций в налоговую происходит по старинке.

Правда, здесь есть исключение. Продавцы подакцизных товаров (алкоголь, сигареты и так далее) обязаны применять онлайн-кассы даже в отдаленных и труднодоступных местах.

Но есть еще один нюанс: существует перечень товаров, при продаже которых использование онлайн-касс обязательно и не зависит от географии деятельности, налоговых режимов и формы собственности. Приведем его полностью. Это будут:

  • ковры, ковровые дорожки, циновки и так далее;
  • одежда, за исключением белья, носков, чулков;
  • кожаные изделия (кроме деталей обуви);
  • плетеные изделия, кроме корзинок и деталей интерьера;
  • дерево и изделия из дерева, кроме мебели;
  • товары бытовой и промышленной химии;
  • медицинские препараты и лекарства;
  • пластмассовые и резинотехнические изделия;
  • бытовая техника и электроника;
  • минеральные стройматериалы;
  • электрооборудование;
  • любой автомототранспорт;
  • станки, промышленное оборудование;
  • музыкальные инструменты, мебель;
  • товары спортивного назначения, кроме снастей для ловли рыбы;
  • предметы ортопедии.

Этот перечень был разработан и утвержден распоряжением Правительства за номером 698-Р 14 апреля прошлого года. При продаже товаров из этого списка нужна онлайн-касса, даже если вы не попадаете под 54-ФЗ по другим признакам.

Основные принципы работы онлайн-кассы

Термин “онлайн” можно дословно перевести с английского как “на линии”. Проще говоря — на связи. Новая контрольно-кассовая техника в режиме реального времени передает данные в налоговые органы по интернету. Что это за данные? Да ни что иное, как кассовые чеки. Каждый чек кодируется в электронный файл и моментально улетает в сеть.

Понятно, что ФНС не в состоянии хранить и обрабатывать такое количество фискальных документов, поэтому нужен облачный сервис, где все это будет лежать. Такой сервис предоставляют так называемые операторы фискальных данных — ОФД. Предоставляют, само собой, не бесплатно: годовой договор с оператором обойдется в 3000 рублей.

Все ОФД, уполномоченные налоговой на обработку фискальных данных, включены в специальный реестр. Ознакомиться с ним можно на официальном сайте ФНС.

К самому кассовому чеку теперь предъявляются новые требования. Теперь на нем, кроме стоимости товара, должна быть указана дополнительная информация:

  • наименование товара или услуги;
  • фамилия, имя и отчество продавца-кассира;
  • QR-код для проверки чека на подлинность;
  • ссылка на официальный сайт Федеральной налоговой службы;
  • код маркировки при продаже товаров, подлежащих обязательной маркировке;
  • ИНН продавца;
  • дату;
  • другие сведения.

По требованию покупателя электронная копия кассового чека должна быть отправлена ему — в виде смс-сообщения на телефон или на адрес электронной почты. Кстати, среди клиентов электронные чеки становятся все более популярными. Их почти всегда просят при покупке дорогостоящей техники, мебели и других похожих товаров. Такой документ невозможно потерять, повредить или уничтожить — он всегда находится под рукой.

Идем покупать онлайн-кассу. Какой вариант выбрать

Сейчас онлайн-ККТ продают все, кому не лень. Этим занимаются коммерческие банки, операторы фискальных данных, операторы мобильной связи и специализированные торговые компании. Кого из них лучше выбрать, чтобы не переплачивать и в тоже время получить самое лучшее решение?

Любой узкоспециализированный сервис всегда лучше универсального. Банки, сотовые операторы и ОФД продают кассовые аппараты между делом, помимо основной деятельности. Поэтому некоторые моменты могут выпадать из их предложения. Например, вряд ли кто-то из них будет обучать кассиров, как работать с онлайн-кассой. Именно по этой причине обращение в специализированную компанию — лучший вариант.

Для покупки и установки ККТ в такой организации достаточно одного телефонного звонка. После этого к вам прямо на торговую точку приедет специалист и выполнит все работы под ключ. Процесс может занять от нескольких часов до пары дней — в зависимости от технического задания и особенностей бизнеса. Например, если вы продаете алкогольную продукцию, потребуется подключение к системе ЕГАИС — а это займет дополнительное время.

При выборе поставщика онлайн-кассы выбирайте самого крупного и раскрученного в вашем регионе. У таких ребят вся техника есть в наличии на собственном складе, штат прокачанных специалистов и налаженные контакты с налоговой и ОФД. Избегайте мелких фирмочек. Такие конторы делают все дольше и обходятся дороже.

Покупка кассы у банка или ОФД оправдана, если у вас в штате есть грамотные айтишники, бухгалтер и системный администратор. Можно просто купить кассовый аппарат и самостоятельно сделать все настройки и регистрационные действия.

Перед покупкой ККТ опять придется заглянуть на сайт налоговой. На этот раз — для того, чтобы свериться с реестром контрольно-кассовой техники. Выбранная модель кассового аппарата должна быть в этом списке — иначе такое устройство не зарегистрировать. Реестр находится здесь.

То же самое относится и к фискальным накопителям. Они внесены в отдельный список, посмотреть который можно здесь.

Как регистрировать онлайн-кассу для ИП

Вообще процесс регистрации под силу любому продвинутому пользователю ПК. Однако нужно быть предельно внимательным и последовательным. Ошибки при постановке на учет чреваты не только потраченным впустую временем, но и серьезными финансовыми затратами. Например, если неправильно ввести номер фискального накопителя (небольшая внутренняя память кассы), то придется покупать новый. А стоит он ни много ни мало от 6000 рублей.

Регистрация онлайн-кассы состоит из двух этапов: заключение договора с оператором фискальных данных и постановка на учет в налоговой службе. Все делается удаленно, через личные кабинеты ФНС и ОФД. Для налоговой понадобится усиленная электронная подпись — ей нужно будет заверять документы.

Для работы приготовьте данные о кассовом аппарате, сведения об индивидуальном предпринимателе и информацию о торговой точке — адрес и так далее. Информация вводится в соответствующие поля в меню личного кабинета и отправляются на поверку. После проверки информации кассе присваивается регистрационный номер и формируется карта регистрации. Процедура не облагается государственной пошлиной — все абсолютно бесплатно.

Теперь с кассовым аппаратом можно работать. Регистрация в налоговой действует бессрочно, а вот договор с ОФД необходимо периодически продлевать. Стоимость годового обслуживания составляет 3000 рублей. Цена у всех операторов одна и та же, поэтому можно заключать договор с любым из них. К личному кабинету прикреплен лицевой счет, который нужно периодически пополнять. Если вовремя не продлить договор, обслуживание будет приостановлено до поступления оплаты.

Как получить электронную подпись

ЭЦП — это зашифрованный файл, при помощи которого можно подписать электронный документы. В ряде случаев он имеет такую же юридическую силу, что и собственноручная подпись. Это отражено в законодательстве Российской Федерации.

Главное назначение электронной подписи — ведение электронного документооборота. Она позволяет подписывать документы не вставая из-за компьютера. Суть в том, что ЭЦП подтверждает тот факт, что документ подписал конкретный человек, которому известен ключ.

Так вот, электронная подпись нужна и при регистрации кассы в налоговой, и при заключении договора с ОФД. Все документы подписываются удаленно, через соответствующие учетные записи. Поэтому без ЭЦП — никуда.

Также ЭЦП понадобится в следующих случаях:

  • для снятия контрольно-кассовой техники с учета в налоговой;
  • для перерегистрации кассового аппарата;
  • для ведения бухгалтерской отчетности и передачи ее в налоговую;
  • при замене фискального накопителя на новый;
  • при смене оператора фискальных данных. Заключая договор с новым ОФД нужно заверить документы электронной подписью.

Электронную подпись такого формата можно получить только в специализированных организациях — удостоверяющих центрах. Туда нужно отнести необходимые документы, заполнить заявление и оплатить стоимость услуги. Срок изготовления зависит от загруженности и раскрученности центра, региона его присутствия и других факторов. Обычно это 1-5 рабочих дней. Есть услуги по срочному изготовлению ЭЦП, но стоят они дороже.

Перед тем как отправляться в удостоверяющий центр, нужно собрать пакет необходимых документов. Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей они будут различаться. Для ИП потребуются:

  • личный паспорт (оригинал и копии главной страницы и прописки);
  • идентификационный номер налогоплательщика ИНН (оригинал и копия);
  • выписка из ЕГРИП (сроком не более полугода);
  • пенсионное свидетельство СНИЛС (оригинал и копия);
  • свидетельство о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (оригинал и копия).

Кроме того, нужно написать заявление на получение электронной подписи и оплатить квитанцию. После проверки документов специалист центра запишет на электронный носитель ключ и сертификат ключа и выдаст его вам на руки.

Перечень документов для юридических лиц:

  • личный паспорт будущего владельца ЭЦП (оригинал, копии главной страницы и прописки);
  • свидетельство о государственной регистрации юридического лица (оригинал и копия);
  • выписка из реестра регистрации юридических лиц (сроком не более полугода со дня выдачи);
  • ИНН;
  • пенсионное свидетельство будущего владельца электронной подписи — СНИЛС.

Для получения также необходимо заполнить заявление и оплатить счет за работу.

Если вы обращаетесь в удостоверяющий центр не лично, а через своего законного представителя, к списку документов прибавится нотариально заверенная доверенность. Получить ее можно у любого нотариуса. Цена начинается с отметки 1800 рублей.

Индивидуальные предприниматели могут сдать документы и получить электронную подпись не только в удостоверяющих центрах, но и на Почте России, в отделении ФНС, а также в многофункциональных центрах госуслуг — МФЦ. Для юрлиц доступно только оформление в удостоверяющих центрах.

Документы можно принести лично или через законного представителя, а можно сделать сканы и отправить их в удостоверяющий центр через сеть интернет. После оплаты счета нужно лично получить подпись в организации.

Выбираем модель онлайн-кассы

Ассортимент кассовых аппаратов огромен, и выбрать устройство под свой конкретный вид бизнеса не составит труда. Условно всю ККТ можно разделить на две большие группы — стационарные и переносные.

Стационарные кассовые аппараты делятся на несколько подгрупп.

POS-системы

Это целый комплекс, как правило, рассчитанный на работу в больших магазинах и супермаркетах. В состав системы входит фискальный регистратор, монитор с клавиатурой, а также вспомогательное оборудование: сканер штрих-кода, весы, терминал для приема банковских карт, устройства для работы со скидочными картами и тому подобное.

Примеры пос-систем:

  1. АТОЛ Ритейл 54. 10-дюймовый монитор, операционная система Windows, кассовое программное обеспечение входит в стоимость. Цена решения — от 39 тысяч рублей.
  2. АТОЛ Ритейл ЕГАИС Lite. 10-дюймовый монитор, операционная система Windows, кассовое программное обеспечение входит в стоимость. Работает с системой учета алкоголя ЕГАИС. Цена — 40 тысяч рублей.
  3. POS-система FORPOST супермаркет 8. Монитор 8 дюймов, кассовое программное обеспечение в комплекте. Цена — от 83 тысяч рублей.

Смарт-терминалы

Устройство “3 в одном”: фискальный регистратор, планшет и принтер кассовых чеков. Очень удобная штука для небольших магазинов или салонов. Проста в работе и обслуживании, занимает немного места, подключается к интернету по мобильной связи или Wi-Fi. Смарт-терминалы очень популярны среди индивидуальных предпринимателей — научиться работать с таким устройством сможет каждый, кто хоть раз держал в руках смартфон или планшет.

Примеры смарт-терминалов:

  1. Эвотор 7.2. Одно из самых популярных решений на рынке. Скорость печати чека — до 75 мм/сек. Стоимость — от 12 тысяч рублей.
  2. Атол 91Ф. Печатает чуть медленнее — до 50 мм/сек. Цена — от 8500 рублей.
  3. Эвотор 7.3. Более новая модификация популярного смарт-терминала. Отличается дизайном, интерфейсом меню, скоростью работы и другими характеристиками. Цена без фискального накопителя — от 15 тысяч рублей.

Фискальный накопитель с устройством ввода-вывода данных

В качестве такого может выступать ноутбук или мобильное устройство. Этот вариант самый бюджетный, однако имеет существенный недостаток. Для работы придется приобрести и установить специальное программное обеспечение, которое стоит немалых денег. В двух предыдущих вариантах все ПО встроено, что гораздо удобнее.

Примеры фискальных регистраторов:

  1. Атол 30Ф. Лента 58 миллиметров, скорость печати чека — 50 мм/сек. Цена — от 9000 рублей.
  2. АТОЛ Fprint 22Ф. Лента 80 мм, скорость печати — 200 мм/сек. Цена — от 23100 рублей.
  3. АТОЛ 55Ф. Позволяет использовать 2 вида кассовой ленты — 44 и 58 миллиметров. Скорость печати чека — 200 мм/сек, стоимость — в районе 30 тысяч рублей с фискальным накопителем на 15 месяцев.

Для курьерской доставки, службы такси и выездной торговли понадобится мобильная онлайн-касса. Она должна быть полностью автономной, иметь небольшие размеры и вес. Таки устройств на рынке тоже предостаточно. Вот список некоторых популярных моделей:

  1. Модуль.Касса, предлагаемая Яндексом, который по совместительству еще и выполняет роль оператора фискальных данных. Стоимость — 22 тысячи рублей.
  2. Переносная онлайн-касса Yarus C2100. Стоимость — 28 тысяч рублей.
  3. ПТК MSPos — переносной смарт-терминал. Стоимость — 29 тысяч.
  4. Меркурий 185Ф — стоимость от 15 тысяч рублей.
  5. АТОЛ 90Ф — отечественная онлайн-касса. Цена устройства — от 9 тысяч рублей.

Список мобильных кассовых аппаратов далеко не полный. Годные решения предлагают операторы мобильной связи — Билайн, Мегафон и МТС. Для выхода в интернет нужно приобрести сим-карту любого оператора — все они разработали и внедрили тарифы специально для онлайн касс. Билайн и МТС обойдутся в 1160 рублей в год, Мегафон стоит чуть дороже — 100 рублей в месяц.

Что лучше: сделать все самому или обратиться за помощью к специалистам

Представьте себе такую картину: начинающий индивидуальный предприниматель открывает первый в своей жизни магазин. Он самостоятельно делает там ремонт, договаривается с поставщиками товара, ездит по банкам в поисках кредита и делает еще миллион дел. Помимо всего прочего ему нужно еще и заниматься кассовым оборудованием — делать все то, о чем мы написали выше.

Часто времени на все это просто не хватает. Практически нереально садиться за компьютер и разбираться в тонкостях регистрации пока сохнет первый слой краски перед тем, как нанести следующий.

Поэтому многие бизнесмены готовы отдать энную сумму денег, чтобы работу сделали за них. Предложений этой услуги на рынке хватает — нужно только найти и выбрать надежную компанию.

Средняя стоимость услуги — в районе 3-4 тысяч рублей. В нее входит заключение договора с ОФД и регистрация кассового аппарата в налоговой. Если доплатить еще примерно столько же, вам подключат и настроят оборудование и проведут обучение персонала. Вообще, лучшее решение — заказ всех работ под ключ.

Такой способ позволяет не делать вообще ничего — нужно только позвонить по телефону и договориться об услуге. Вам на электронную почту придет коммерческое предложение, в котором будут указаны расценки на все работы у технику. Обычно в пакетное предложение входит сам кассовый аппарат, все работы по подключению оборудования и настройкам, регистрация и заключение договоров и получение электронной подписи, обучение персонала.

При хорошем раскладе и отсутствии сверхзадач по срокам можно убраться в один рабочий день. К вам на точку приедет специалист, привезет с собой технику, все настроит и подключит. Дополнительно можно заказать техподдержку на определенный срок — очень полезная штука. Первое время по работе с техникой будут возникать вопросы, которые нужно оперативно решать. К тому же оборудование имеет свойство ломаться: то касса не видит сканер штрих-кода, то не определяет терминал для приема банковских карт.

Подводим итоги

Все нововведения традиционно воспринимаются в штыки, особенно в нашей стране. Бизнесмены чувствуют во всем этом подвох. Цены на кассовые аппараты и фискальные накопители неоправданно завышены, их производство монополизировано. Многие боятся ловушки при завлечении в правовое поле: увидев ваши деньги, кто-то в правительстве может решить, что вы многовато зарабатываете, и по щелчку пальца повысить налоги. Поживем — увидим. Пока онлайн-кассы не принесли бизнесу ничего, кроме дополнительных расходов и головной боли. Будем надеяться, что со временем ситуация изменится в лучшую сторону.