Онлайн-касса для ИП: когда переходить, какую кассу выбрать и как зарегистрировать

Власти часто обещают, что вот-вот произойдет разворот к бизнесу, и государство повернется лицом к предпринимателям. Однако никто не спросил самих бизнесменов, так ли уж они хотят видеть это самое лицо. Ничего хорошего, кроме избыточного надзора и контроля, такой разворот в себе не несет.

Яркий пример — введение онлайн-касс. С их введением налоговые органы не то что разворачиваются к вам лицом, но еще и приобретают способности всевидящего ока Саурона из кинофильма “Властелин колец”. Теперь инспектор может видеть выручку не вставая из-за своего компьютера — в любой момент времени в онлайн-режиме.

Радует одно — теперь все предприниматели окажутся в равных условиях и попадут в единое правовое поле. Нечистые на руку дельцы больше не смогут скрывать свою выручку и потеряют конкурентное преимущество. Для честных бизнесменов, исправно сдающих относительно белые декларации, практически ничего не изменится. Правда, на плечи и тех и других в любом случае лягут расходы по приобретению и обслуживанию онлайн-касс для ИП.

Сроки перехода на онлайн-кассы для ИП

Основная часть индивидуальных предпринимателей давно использует контрольно-кассовую технику, передающую фискальные данные в Федеральную налоговую службу, или должны сделать это до июля 2018 года. Отсрочку получили только ИП на ЕНВД и патенте — для них переход отложили еще на один год.

Здесь государство даже приготовило приятный бонус. Онлайн-касса для ИП на ЕНВД и ПСН попадает под налоговые льготы. С их помощью можно уменьшить налоги — стоимость кассового аппарата будет возмещена. Причем сразу: вам не нужно сначала оплатить налог, а потом ждать собственных денег — вы сразу платите сумму, уменьшенную на стоимость кассового аппарата. Приятно, ничего не скажешь.

Однако не спешите радоваться. Если вы только начинаете путь индивидуального предпринимателя и покупаете первую в своей жизни кассу, это уже должна быть онлайн-ККТ. В настоящий момент в налоговой прекращена регистрация классических кассовых аппаратов.

налоговые вычеты касс

Основные принципы работы онлайн-кассы

Термин “онлайн” можно дословно перевести с английского как “на линии”. Проще говоря — на связи. Новая контрольно-кассовая техника в режиме реального времени передает данные в налоговые органы по интернету. Что это за данные? Да ни что иное, как кассовые чеки. Каждый чек кодируется в электронный файл и моментально улетает в сеть.

Понятно, что ФНС не в состоянии хранить и обрабатывать такое количество фискальных документов, поэтому нужен облачный сервис, где все это будет лежать. Такой сервис предоставляют так называемые операторы фискальных данных — ОФД. Предоставляют, само собой, не бесплатно: годовой договор с оператором обойдется в 3000 рублей.

Все ОФД, уполномоченные налоговой на обработку фискальных данных, включены в специальный реестр. Ознакомиться с ним можно на официальном сайте ФНС.

К самому кассовому чеку теперь предъявляются новые требования. Теперь на нем, кроме стоимости товара, должна быть указана дополнительная информация:

  • наименование товара или услуги;
  • QR-код, отсылающий на сайт налоговой и прямая ссылка туда же;
  • ФИО продавца-кассира;
  • сведения об индивидуальном предпринимателе.

требования к чеку

По требованию покупателя электронная копия кассового чека должна быть отправлена ему — в виде смс-сообщения на телефон или на адрес электронной почты. Кстати, среди клиентов электронные чеки становятся все более популярными. Их почти всегда просят при покупке дорогостоящей техники, мебели и других похожих товаров. Такой документ невозможно потерять, повредить или уничтожить — он всегда находится под рукой.

Идем покупать онлайн-кассу. Какой вариант выбрать

Сейчас онлайн-ККТ продают все, кому не лень. Этим занимаются коммерческие банки, операторы фискальных данных, операторы мобильной связи и специализированные торговые компании. Кого из них лучше выбрать, чтобы не переплачивать и в тоже время получить самое лучшее решение?

Любой узкоспециализированный сервис всегда лучше универсального. Банки, сотовые операторы и ОФД продают кассовые аппараты между делом, помимо основной деятельности. Поэтому некоторые моменты могут выпадать из их предложения. Например, вряд ли кто-то из них будет обучать кассиров, как работать с онлайн-кассой. Именно по этой причине обращение в специализированную компанию — лучший вариант.

Для покупки и установки ККТ в такой организации достаточно одного телефонного звонка. После этого к вам прямо на торговую точку приедет специалист и выполнит все работы под ключ. Процесс может занять от нескольких часов до пары дней — в зависимости от технического задания и особенностей бизнеса. Например, если вы продаете алкогольную продукцию, потребуется подключение к системе ЕГАИС — а это займет дополнительное время.

При выборе поставщика онлайн-кассы выбирайте самого крупного и раскрученного в вашем регионе. У таких ребят вся техника есть в наличии на собственном складе, штат прокачанных специалистов и налаженные контакты с налоговой и ОФД. Избегайте мелких фирмочек. Такие конторы делают все дольше и обходятся дороже.

Покупка кассы у банка или ОФД оправдана, если у вас в штате есть грамотные айтишники, бухгалтер и системный администратор. Можно просто купить кассовый аппарат и самостоятельно сделать все настройки и регистрационные действия.

Перед покупкой ККТ опять придется заглянуть на сайт налоговой. На этот раз — для того, чтобы свериться с реестром контрольно-кассовой техники. Выбранная модель кассового аппарата должна быть в этом списке — иначе такое устройство не зарегистрировать. Реестр находится здесь.

То же самое относится и к фискальным накопителям. Они внесены в отдельный список, посмотреть который можно здесь.

Как регистрировать онлайн-кассу для ИП

Вообще процесс регистрации под силу любому продвинутому пользователю ПК. Однако нужно быть предельно внимательным и последовательным. Ошибки при постановке на учет чреваты не только потраченным впустую временем, но и серьезными финансовыми затратами. Например, если неправильно ввести номер фискального накопителя (небольшая внутренняя память кассы), то придется покупать новый. А стоит он ни много ни мало от 6000 рублей.

фискальный накопитель

Регистрация онлайн-кассы состоит из двух этапов: заключение договора с оператором фискальных данных и постановка на учет в налоговой службе. Все делается удаленно, через личные кабинеты ФНС и ОФД. Для налоговой понадобится усиленная электронная подпись — ей нужно будет заверять документы.

Для работы приготовьте данные о кассовом аппарате, сведения об индивидуальном предпринимателе и информацию о торговой точке — адрес и так далее. Информация вводится в соответствующие поля в меню личного кабинета и отправляются на поверку. После проверки информации кассе присваивается регистрационный номер и формируется карта регистрации. Процедура не облагается государственной пошлиной — все абсолютно бесплатно.

Теперь с кассовым аппаратом можно работать. Регистрация в налоговой действует бессрочно, а вот договор с ОФД необходимо периодически продлевать. Стоимость годового обслуживания составляет 3000 рублей. Цена у всех операторов одна и та же, поэтому можно заключать договор с любым из них. К личному кабинету прикреплен лицевой счет, который нужно периодически пополнять. Если вовремя не продлить договор, обслуживание будет приостановлено до поступления оплаты.

тарифы офд

Если нет желания разбираться в тонкостях регистрации кассового аппарата, работу можно поручить специализированной организации. За небольшую (около 3 тысяч рублей) плату вам зарегистрируют кассовый аппарат, заключат договор с оператором фискальных данных и проведут все настройки. При таком подходе запустить кассу в работу можно за один рабочий день и даже меньше. Самостоятельно, да еще и не имея навыков работы с онлайн-кассами, можно провозиться гораздо дольше. А то и вообще накосячить так, что придется покупать новый фискальный накопитель — об этом мы упоминали чуть выше.

Кто освобожден от применения онлайн-касс

Некоторым категориям предпринимателей пока повезло — государство освободило их от применения интернет-касс. К таким категориям относятся:

  • продажа безалкогольных напитков вразлив из бочек и цистерн;
  • уличная торговля мороженым;
  • торговля журналами и газетами в киосках. При этом доля таких товаров должна быть не меньше 50% от общего числа продаж;
  • продажа керосина;
  • сезонная торговля плодово-овощной продукции вразвал;
  • продажа рыбы;
  • торговля на ярмарках и рынках в необустроенных торговых точках и тому подобное.

Кроме того, от передачи данных в ФНС освобождены предприниматели, которые ведут деятельность в местах, где отсутствует интернет. Список таких мест разрабатывают и утверждают органы местного самоуправления. Информация размещена на сайтах правительств субъектов федерации и продублирована на сайте налоговой. Например, для Ростовской области перечень размещен здесь.

Если вы нашли себя в этих списках, то это не значит, что онлайн-касса вам не нужна. Устройство все равно придется купить, но работать на нем можно в автономном режиме — без передачи фискальных данных в налоговую. Заключать договор с оператором фискальных данных в этом случае не нужно.

Выбираем модель онлайн-кассы

Ассортимент кассовых аппаратов огромен, и выбрать устройство под свой конкретный вид бизнеса не составит труда. Условно всю ККТ можно разделить на две большие группы — стационарные и переносные.

Стационарные кассовые аппараты делятся на подгруппы:

1. POS-системы. Это целый комплекс, как правило, рассчитанный на работу в больших магазинах и супермаркетах. В состав системы входит фискальный регистратор, монитор с клавиатурой, а также вспомогательное оборудование: сканер штрих-кода, весы, терминал для приема банковских карт, устройства для работы со скидочными картами и так далее.

POS-система

2. Смарт-терминалы. Устройство “3 в одном”: фискальный регистратор, планшет и принтер кассовых чеков. Очень удобная штука для небольших магазинов или салонов. Проста в работе и обслуживании, занимает немного места, подключается к интернету по мобильной связи или Wi-Fi. Смарт-терминалы очень популярны среди индивидуальных предпринимателей — научиться работать с таким устройством сможет каждый, кто хоть раз держал в руках смартфон или планшет.

3. Фискальный накопитель (ФН) с устройством ввода-вывода данных. В качестве такого может выступать ноутбук или мобильное устройство. Этот вариант самый бюджетный, однако имеет существенный недостаток. Для работы придется приобрести и установить специальное программное обеспечение, которое стоит немалых денег. В двух предыдущих вариантах все ПО встроено, что гораздо удобнее.

Для курьерской доставки, службы такси и выездной торговли понадобится мобильная онлайн-касса. Она должна быть полностью автономной, иметь небольшие размеры и вес. Таких устройств на рынке тоже предостаточно. Вот список некоторых популярных моделей:

  1. Модуль.Касса, предлагаемая Яндексом, который по совместительству еще и выполняет роль оператора фискальных данных. Стоимость — 22 тысячи рублей.
  2. Переносная онлайн-касса Yarus C2100. Стоимость — 28 тысяч рублей.
  3. ПТК MSPos — переносной смарт-терминал. Стоимость — 29 тысяч.
  4. Меркурий 185Ф — стоимость от 15 тысяч рублей.
  5. АТОЛ 90Ф — отечественная онлайн-касса. Цена устройства — от 9 тысяч рублей.
  6. ЕКАМ: цена за оборудование + ФН + подключение — от 7 400 рублей.

Список мобильных кассовых аппаратов далеко не полный. Хорошие решения предлагают операторы мобильной связи — Билайн, Мегафон и МТС. Для выхода в интернет нужно приобрести сим-карту любого оператора — все они разработали и внедрили тарифы специально для онлайн касс. Билайн и МТС обойдутся в 1160 рублей в год, Мегафон стоит чуть дороже — 100 рублей в месяц.

Есть категория кассовых аппаратов, стоящих особняком. Это ККТ для торговых автоматов. Они устанавливаются в устройства по продаже кофе, чипсов, шоколада и так далее. В таких кассах нет ни экрана, ни клавиатуры. Они полностью интегрированы с системой управления торговым автоматом.

Какое дополнительное оборудование стоит купить с онлайн-кассой

Работу продавца-кассира можно сильно ускорить, если укомплектовать кассовый аппарат несколькими вспомогательными девайсами. К таким относятся:

  • сканер штрих-кода. Устройство считывает код с товара и моментально добавляет позицию в кассовый чек. Сканеры бывают ручные и стационарные. Первые работают быстрее. Стоимость девайса начинается с полутора тысяч рублей;

сканер штрих-кода

  • электронные весы. Нужны в магазинах, торгующих развесными товарами. Весы подключаются к кассовому аппарату, после чего он автоматически считает стоимость покупки — нужно только ввести цену. Остальное касса сделает сама;

электронные весы

  • ящик для монет и купюр. Позволяет продавцу быстрее отсчитывать сдачу. Бумажные деньги и монеты лежат в отдельных ячейках — нужная всегда будет под рукой.

ящик для денег

Личный кабинет онлайн-кассы

А вот это действительно крутая штука. Теперь вы можете отслеживать выручку магазина или салона не выходя из дома. Достаточно завести личный кабинет. Для этого нужно пройти простую процедуру регистрации — как на любом сайте. Вы получите логин и пароль для входа в учетную запись.

В личном кабинете отображается выручка за выбранный период. Это может быть текущая смена, прошедшая неделя, месяц и так далее. Кроме этого есть аналитика по продажам. Из нее видно, сколько и каких товаров было продано.

Через личный кабинет можно скачивать приложения для кассы, обновлять ее, следить за специальными предложениями от производителя и его партнеров. Это могут быть кредиты, страховка кассы и так далее. А еще сюда приходят актуальные новости — изменения в законодательстве, ситуация на рынке и другая полезная информация.

Обслуживание и ремонт онлайн-кассы

Если раньше вам обязательно нужен был договор с центром технического обслуживания кассовых аппаратов, то с внедрением онлайн-касс ситуация изменилась. Теперь это дело добровольное. Но мы настоятельно рекомендуем заключить договор технической поддержки — и вот почему. Некоторые модели онлайн-касс, прямо скажем, сыроваты. Это касается и элементной базы, и программного обеспечения.

Поэтому касса иногда ломается или глючит. Эти вещи необходимо оперативно устранять. Именно для этого нужна техподдержка. Ее можно оформить у продавца кассы или специализированной организации. Стоимость начинается с 3 тысяч рублей за 3 месяца обслуживания.

техподдержка ккт

А еще онлайн-кассу можно застраховать от порчи и повреждений. В случае непредвиденной ситуации устройство бесплатно отремонтируют или поменяют на новое.

Налоговый вычет за онлайн-кассу

Некоторые категории предпринимателей могут серьезно сэкономить на покупке онлайн-кассы и получить ее практически бесплатно. Это касается бизнесменов, применяющих ЕНВД и патентную систему налогообложения. В настоящее время им необязательно работать с интернет-ККТ — это нужно делать только после 1 июля 2019 года.

Тем, кто купил кассовый аппарат нового образца раньше этой даты, полагается налоговая льгота. Она может составлять до 18 тысяч рублей. Выплата распространяется не только на само устройство, но и на дополнительное оборудование, программное обеспечение и работы по наладке и регистрации.

Те, кто находится на едином налоге на вмененный доход, должны отразить расходы на внедрение онлайн-касс в налоговой декларации. К ней нужно приложить подтверждающие документы: кассовые чеки, счета-фактуры и договора. Если сумма налога меньше затрат на кассу, то остаток переносится на следующий отчетный период.

Пользователи патентной системы налогообложения не сдают декларации, поэтому в налоговую нужно написать заявление. В нем указывается информация о кассовом аппарате. К документу также прикладываются бумаги, подтверждающие расходы. Если стоимость патента меньше расходов на кассовый аппарат, остаток также можно вернуть при оплате следующего патента.

налоговые режимы

Онлайн-касса и торговля алкоголем

Продажа спиртосодержащей продукции находится под строгим контролем государства. Это касается даже слабоалкогольных напитков — пива, сидра и медовухи. Все алкогольные накладные идут через единую систему учета — ЕГАИС. Поставщик продукции выставляет накладную в систему, а покупатель принимает ее.

Продажа каждой бутылки крепкого алкоголя также фиксируется в ЕГАИС. После того как продавец пробивает кассовый чек, информация моментально улетает в Росалкогольрегулирование. На слабый алкоголь это правило не распространяется — продавцу достаточно просто принять накладную. Все продажи он предоставляет в виде ежеквартальных отчетов в ФСРАР.

Так вот, онлайн-касса умеет все это делать. И принимать алкогольные накладные, и отсылать данные о продажах. Для этого нужен ноутбук или компьютер — на него устанавливается специальное программное обеспечение. Также надо получить электронную подпись и приобрести транспортный модуль.

Кассовый аппарат связывается с ноутбуком через транспортный модуль и получает доступ к алкогольным накладным. Теперь их можно принимать прямо на онлайн-кассе. Это очень удобно: теперь не нужно заходить в систему ЕГАИС — можно все делать с одного устройства.

транспортный модуль

Подводим итоги

Все нововведения традиционно воспринимаются в штыки, особенно в нашей стране. Бизнесмены чувствуют во всем этом подвох. Многие боятся ловушки при завлечении в правовое поле: увидев ваши деньги, кто-то в правительстве может решить, что вы многовато зарабатываете, и по щелчку пальца повысить налоги. Поживем — увидим. Пока онлайн-кассы не принесли бизнесу ничего, кроме дополнительных расходов и головной боли. Будем надеяться, что со временем ситуация изменится в лучшую сторону.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *