Контрольно-кассовая техника, отправляющая информацию в налоговую, давно перестала быть экзотикой. Почти весь бизнес уже перешел на работу по закону 54-ФЗ и успешно применяет такие устройства. Сегодня речь пойдет об онлайн-кассах для индивидуальных предпринимателей на упрощенной системе налогообложения — самом популярном среди ИП режиме.

Как функционирует онлайн-касса

Главное отличие ККТ нового образца в том, что все фискальные документы теперь хранятся не только в памяти кассового аппарата. В момент продажи устройство преобразует документ в зашифрованный электронный файл, который отправляется в облачное хранилище информации. Оттуда цифровую копию чека в любой момент может запросить налоговый инспектор. Не один чек, конечно, а все чеки за отчетный период.

Так налоговики контролируют правильность расчета налогов. Вашу декларацию в любой момент могут сверить с данными онлайн-кассы, и если найдут расхождения, то налог доначислят. Так что указывать в отчетах неверную информацию не имеет смысла. Так, по мнению авторов закона, уменьшится количество налоговых преступлений и улучшится собираемость налогов.

Мы упомянули облачный сервис для хранения электронных чеков. Расскажем о нем подробнее.

Оператор фискальных данных

При такой схеме работы нужно облачное хранилище с мощным хостингом, где будут до поры до времени лежать фискальные документы. В магазинах и торговых центрах ежедневно пробиваются десятки миллионов чеков — у налоговой нет технической возможности хранить их на своих серверах.

Поэтому в цепочке передачи информации есть промежуточное звено — оператор фискальных данных. Это юридическое лицо, аккредитованное ФНС на передачу, обработку и хранение финансовых документов. На момент написания статьи в Российской Федерации такой деятельностью занимается 21 компания. Все они включены в специальный реестр Федеральной налоговой службы.

Для работы нужно выбрать подходящего оператора и заключить с ним соглашение на передачу информации. Строго говоря, подойдет любой из 21 оператора. Суть их работы абсолютно одинакова, да и базовая цена на услуги тоже. В 2020 году она составляет 3000 рублей в год. Для заключение договора не нужно посещать офис оператора лично — услуга доступна по удаленке.

Процедура не сложнее регистрации на любом интернет-сайте — при желании можно разобраться самому. Правда, по ходу работы придется вводить немалое количество данных. Это информация о вашей компании, данные кассового аппарата и фискального накопителя. Вот тут понадобится быть внимательным.

Фискальный накопитель

ФН — это маленькое запоминающее устройство внутри ККТ. Служит для хранения данных в тех ситуациях, когда нет связи со всемирной паутиной. Кроме этого, устройство отвечает и за отправку данных. Каждый чек подписывается электронной подписью и улетает на сервер ОФД.

Здесь есть небольшая засада. Накопитель имеет ограниченный срок действия, после истечения которого устройство необходимо менять на новое. Есть накопители на 13, 15 и 36 месяцев. Стоимость устройства, рассчитанного на 13 месяцев работы, составляет от 6000 рублей. Плюс работы по замене. Но это все равно дешевле, чем обслуживание классической кассы с ЭКЛЗ. Кто помнит, там еще нужен был обязательный договор с центром техобслуживания — ЦТО. Для онлайн-касс это требование отсутствует, но мы все равно настойчиво рекомендуем оформить техническое сопровождение онлайн-кассы со специализированной организацией. Это избавит вас от перебоев в работе и позволит оперативно решать проблемы, связанные с выходом устройства из строя.

Кассу, как и раньше, нужно ставить на учет в налоговых органах

Только теперь это стало гораздо проще. Как и в случае с оператором фискальных данных, все можно сделать через личный кабинет ФНС. В разделе для индивидуальных предпринимателей есть целое меню, предназначенное специально для регистрации контрольно-кассовой техники.

Готовьте те же данные, которые использовали для работы с оператором фискальных данных: ОГРНИП, ИНН, паспортные данные и так далее. Еще здесь понадобится информация о договоре с ОФД. Все это вводим в соответствующие поля. Правильность введенной информации заверяется электронной цифровой подписью, которую нужно получить. Регистрация моментальная: после успешного ее окончания придет подтверждение, а сама касса напечатает отчет.

Государственная пошлина за процедуру постановки ККТ на учет не берется.

Электронная цифровая подпись — ЭЦП. Сколько стоит, где получать

Дистанционное оформление документов имеет обратную сторону. Для заверки информации нужна электронная подпись — ЭЦП. Это люто закодированный файл, ключ от которого есть только у вас. Таким образом, прикрепляя этот файл к документам, вы подтверждаете, что информацию подписываете лично. Разновидностей ЭЦП три, нам понадобится самая крутая — усиленная квалифицированная.

Крутая она потому, что при ее создании используется криптографическое шифрование, одобренное Федеральной службой безопасности. Только усиленная квалифицированная подпись имеет ту же юридическую значимость, что и собственноручная, на бумаге.

Обзавестись такой штукой можно в удостоверяющих центрах, аккредитованный Министерством коммуникаций и связи. Стоимость услуги в 2020 году составляет полторы тысячи рублей и больше. На цену влияет территориальное расположение центра, степень срочности и другие факторы. Максимальные расценки могут приближаться к 5 тысячам рублей.

Для получения ЭЦП нужны все документы ИП, а также личный паспорт и пенсионное свидетельство. Нужно написать заявление и оплатить квитанцию. Срок изготовления — от 1 дня до двух недель.

А можно ли поручить регистрацию кассы и договор с ОФД третьему лицу?

Можно и нужно. Предложений на рынке хватает. А еще лучше совместить покупку онлайн-кассы с регистрационными действиями — чтобы все делал одна контора. Это выглядит так: вы находите проверенную и хорошо зарекомендовавшую компанию, занимающуюся контрольно-кассовой техникой. Кстати, можем посоветовать парочку: это “Первый Бит” и “ЕКАМ”. Работают на федеральном уровне и наверняка в вашем городе есть представительство или филиал.

Так вот: организация, продавшая онлайн-кассу с удовольствием предложит вам все работы по регистрации. И соглашение с ОФД подпишут, и в налоговой зарегистрируют. Да еще и обучение персонала проведут. Правда, учиться там особенно нечему: современные кассовые аппараты настолько просты в использовании, что работать на них сможет даже ребенок, хоть раз державший в руках смартфон на платформе Android.

Конечно, услуги по регистрации не бесплатны: час работы специалиста по настройкам обойдется в 1,5-2 тысячи рублей. На все про все уходит примерно 2 часа, поэтому готовьте 3-4 тысячи. Согласитесь, не такие большие деньги за то, что вы будете избавлены от необходимости вникать в это все самостоятельно.

Как мы говорили чуть выше, с этой же компанией можно заключить договор технического обслуживания. Есть разные уровни технической поддержки: от простых до продвинутых. Примерно как дополнительная гарантия в “М.Видео”. Заплатите половину стоимости кассы — и вам ее отремонтируют или поменяют, даже если поломка произошла по вашей вине. А еще онлайн-кассу можно застраховать. Это стоит делать в случае, если есть большой риск повреждения устройства. Хороший пример — онлайн-касса для курьера. В службах курьерской доставки техника работает на износ, к тому же работник может случайно ее уронить, потерять или разбить.

Новые требования к кассовому чеку

Этот документ претерпел значительные изменения. Во-первых, теперь он содержит намного больше данных. Здесь есть и QR-код для контроля подлинности, и ИНН продавца, и ФИО кассира, а также полное наименование товара или услуги. Также обязательно должна быть прямая ссылка на официальный сайт налоговой службы.

Во-вторых, покупатель теперь вправе требовать, чтобы ему на электронную почту или в смс-сообщении была отправлена цифровая копия кассового чека. В точности такая же, что отправляется в облачное хранилище оператора фискальных данных. За невыполнение этого требования владельцу кассы грозит предупреждение или штраф — от 1500 рублей.

Какая модель онлайн-кассы подойдет для вашего бизнеса

Интернет-магазин

Для дистанционной торговли лучше всего выбрать виртуальную кассу. Такую услугу предоставляют компании по автоматизации торговли, операторы фискальных данных и некоторые банки. Суть в том, что никакое устройство покупать не нужно. Все происходит при помощи все тех же облачных технологий. Нужно просто подключить услугу расчетно-кассового обслуживания и продавайте себе на здоровье.

Небольшой магазинчик

Если номенклатура товаров небольшая и число продаж не исчисляется сотнями, вам подойдет смарт-терминал. Это универсальный кассовый аппарат с сенсорным экраном и принтером чеков. К нему можно подключить банковский терминал, сканер штрих-кода и другое дополнительное оборудование.

Главное преимущество смарт-терминала — самодостаточность. Ничего дополнительно покупать не надо — устройство полностью готово к работе. Стоимость популярной модели Эвотор 7.2 — около 20 тысяч рублей.

Можно пойти другим путем и купить фискальный регистратор. Но к нему потребуется устройство для ввода данных — клавиатура и монитор, а также программное обеспечение. Зато стоит фискальный регистратор куда дешевле — от 6 тысяч.

Гипермаркет

Для большого магазина с сотнями товаров подойдет POS-система. Это навороченный комплекс с большой скоростью работы. Здесь есть фискальный регистратор, специальная клавиатура, один или несколько экранов, система для работы со скидочными картами и многое другое.

Стоят такие системы уже дороже. За модель начального уровня придется заплатить от 40 тысяч рублей, продвинутые модификации продаются за несколько сотен тысяч.

Вендинговые автоматы

Для торговых машин по продаже кофе, шоколадок и чипсов нужны особые онлайн-кассы. Они не имеют клавиш и экрана, а все управление осуществляется самим вендинговым автоматом. Смонтировать устройство самостоятельно не получится — для этого нужна квалификация. При монтаже торговый автомат разбирается и касса устанавливается внутри него.

Курьеры, такси

Предпринимателям, работающим на выезде нужны переносные кассовые аппараты. Они небольшие по размеру, имеют автономное питание от аккумуляторной батареи и соединяются с сетью по мобильной связи. Многие модели имеют функцию приема банковских карт.

Для таких онлайн-касс нужна сим-карта сотового оператора. У них есть линейки тарифов, созданных специально для контрольно-кассовой техники. Стоят они недорого: около 100 рублей в месяц. Большинство стационарных касс также предусматривают работу с сим-картами.

Аналитика — большой плюс онлайн-касс

А еще новая ККТ ведет всю бухгалтерскую отчетность. Вы в любое время можете посмотреть все финансовые показатели за любой период времени. Средний чек, позиции по продажам, валовая выручка, траты на закупку товара — вот лишь малая часть того, что фиксирует онлайн-касса во время работы.

Больше того, все эти данные доступны в личном кабинете кассового аппарата и все показатели можно отслеживать из любой точки земного шара, где есть интернет. Есть даже приложения для смартфонов — для изучения аналитики компьютер не понадобится. Ну красота же!

Где лучше покупать онлайн-кассу

Технические подробности на этом заканчиваются — можно отправляться в магазин за покупкой. А можно и не в магазин — онлайн-кассу можно купить и в другом месте. Их продают операторы фискальных данных, банки и сотовые операторы. Каждый способ покупки обладает своими достоинствами и недостатками. В одном случае вы получите низкие цены, в другом — быструю и всестороннюю техническую поддержку. Но обо все по-порядку.

Покупка у оператора фискальных данных — ОФД

Любой оператор с радостью продаст вам кассовый аппарат. Причем возьмет на себя все заботы по регистрационным действиям. Плюсы приобретения кассы у ОФД:

• готовый договор с оператором. Кассовый аппарат идет в комплексе с готовым пакетом обслуживания, уже включенным в цену устройства;
• выгодные расценки. Часто операторы работают в связке с партнером, например, банком. Это позволяет им предлагать особые условия. Например, касса достается вам бесплатно при открытии расчетного счета. Или на условиях беспроцентной рассрочки;
• регистрация в налоговых органах. Оператор зарегистрирует устройство в ФНС и выдаст вам карту регистрации;
• это быстро. Некоторые операторы предлагают запустить кассу за один день. Устройство достаточно распаковать, включить в розетку — и можно начинать продажи.

Минусы покупки кассы у оператора:

• относительно слабая техническая поддержка. Обычно оператор доставляет кассу почтой или курьером. Техподдержка, как правило, удаленная: скорее всего, к вам никто не приедет и не отремонтирует устройство на месте;
• слабый выбор моделей — обычно 3-5 штук. Если вам требуется что-то особенное, у оператора может не найтись подходящего предложения;
• никто не станет обучать персонал. Курьер вручит вам долгожданную коробочку и удалится, а дальше разбирайтесь сами. Хорошо, если кассиры опытные. А если вы открываете первый магазин и никогда не работали с ККТ — могут потребоваться дополнительные расходы на обучение.

Покупка в специализированной организации по автоматизации торговли

Многим предпринимателям этот вариант кажется предпочтительным, и на это есть причины:

• огромный выбор моделей контрольно-кассовой техники. Можно подобрать устройство с любыми характеристиками и на любой кошелек. Обычно модификаций несколько десятков, причем все они есть в наличии на складе поставщика;

• полное сопровождение сделки от звонка до начала продаж. Как правило, под личным надзором специалиста. После первого созвона для вас назначается персональный менеджер, который отвечает за ход сделки. Вы точно знаете, кому звонить или писать в случае проблем, а если заключить договор абонентского обслуживания, то поддержка будет длиться сколько угодно долго;
• всесторонняя техподдержка и обучение персонала. Как правило, процесс выглядит так: для проведения работ назначается специалист, который устанавливает и настраивает оборудование. Он же и проводит обучение операторов-кассиров, если это нужно. А в последующем этот же человек будет решать все вопросы, возникающие в процессе эксплуатации. У вас есть номер его телефона и можно связаться в любое время.

Минусы покупки у специализированной компании:

• не во всех городах и регионах есть филиалы таких организаций. В крупных областных центрах с этим нет никаких проблем, а вот в глубинке могут возникнуть определенные сложности. Если представительства нет — вы не сможете воспользоваться всеми преимуществами;
• негибкие условия покупки и ценовая политика. На все товары и услуги установлены фиксированный цены. За то, что в другом месте вы можете получить бесплатно, в компании придется заплатить. Ради справедливости отметим: качество услуг намного выше, чем у других.

Покупка у банка

Многие банки также реализуют контрольно-кассовую технику и предлагает ее своим клиентам. Плюсы покупки:

• все в одном месте. Если ваш бизнес только стартует, вы обязательно пойдете в банк, чтобы открыть расчетный счет. Можно совместить приятное с полезным и заодно обзавестись кассовым аппаратом. А в довесок получить эквайринг с терминалом, совместимым с ККТ;
• гибкие условия покупки. Банки могут себе позволить дать кассу в аренду, рассрочку или кредит. Тренд последнего времени — бесплатная касса при открытии расчетного счета. Но тут нужно быть предельно внимательным: условия счета могут иметь подводные камни в виде ненужных вам опций. Разумеется, не бесплатных;

• филиалы банков есть в любом городе. Проблем с поиском не возникнет в любом случае, даже если вы живете в глухой деревне.

Минусы:

• также как и в случае с оператором, банки не могут похвастаться большим выбором моделей контрольно-кассовой техники;
• длительные сроки поставки. Онлайн-кассу можно прождать месяц или даже больше. Если вы никуда не торопитесь, то можно и потерпеть, а вот когда сроки поджимают — понадобится найти поставщика пооперативнее;
• практически полное отсутствие техподдержки и обучения персонала.

Покупка кассы б/у

Если вы с подозрением относитесь к таким вещам, как покупка на “Авито”, то смеем вас заверить: в случае с контрольно-кассовой техникой это вполне годный вариант. К сожалению в кризисные времена бизнесов закрывается больше, чем открывается. И относительно свежая техника попадает на вторичный рынок. Итак, плюсы покупки бывшей в употреблении кассы:

• низкая цена. Можно купить живой и практически новый аппарат за половину рыночной стоимости;
• возможность поторговаться с продавцом и снизить цену;
• возможность купить готовый комплект в одном месте. Для кассы понадобится дополнительное оборудование, которое придется искать. На вторичном рынке можно купить готовый комплект, например, кассу, сканер штрих-кода и банковский терминал.

Минусы:

• риск купить кота в мешке. Б/у есть б/у и никуда от этого не денешься. Касса может иметь маленький остаточный ресурс или быть просто сломанной;
• ограниченный выбор. Придется довольствоваться тем, что есть в объявлениях;
• отсутствие гарантий. На новые устройства распространяется заводская гарантия на бесплатный ремонт. Когда речь идет о технике со вторичного рынка, обслуживание — ремонт — это ваша проблема.

Покупка онлайн-кассы в небольшой частной конторе

Плюсы:

• такая организация есть в каждом городе;
• индивидуальный подход.

Минусы:

• относительно высокие цены. Небольшие компании с маленьким оборотом не могут себе позволить расценки как у крупных компаний, это понятно. Поэтому касса обойдется дороже;
• посредственная техподдержка. Штат сотрудников у таких фирм небольшой, поэтому мастера придется немного подождать;
• растянутые сроки поставки оборудования. Если крупные поставщики имеют собственные большие склады, то у мелких контор их нет. Техника заказывается у третьих лиц и сроки могут быть немалыми.

Особенности покупки кассы для интернет-магазина

Для дистанционной торговли лучше применять особую контрольно-кассовую технику, созданную на основе облачных технологий. Виртуальные кассы — это просто компьютерная программа, которую нужно скачать и установить. Для этого надо зарегистрироваться на сайте поставщика услуги, оплатить счет и запустить приложение.

Никакой “живой” кассы в этом случае не будет. Все нужное для работы находится на сервере оператора — вы просто подключаетесь к программе. Такая касса работает автоматически и интегрирована с вашим сайтом, расчетным счетом и платежной системой. Участие человека не требуется — ККТ сама примет оплату и отправит покупателю электронный чек. Профит!

В общем, новое поколение контрольно-кассовой техники сильно облегчило жизнь предпринимателям. Вначале, конечно, придется потратиться, но в дальнейшем будут одни только плюсы и экономия. Удачи в бизнесе!