Торговля семимильными шагами перемещается в интернет. Магазинов в сети сейчас едва ли не больше, чем обычных, и каждый день открываются новые. Товары и услуги иногда проще купить в сети — вбил в строку поисковика, скажем, “Айфон 6 купить” — и через пару часов курьер привезет долгожданную покупку прямо домой. Оплатить покупку можно картой, наличкой или через любой сервис — удобно, не поспорить.
Почти параллельно с развитием интернет-торговли, а точнее в самый ее разгар правительство преподнесло предпринимателям сюрприз — онлайн-кассы. Все работающие интернет-магазины уже перешли на контрольно-кассовую технику (ККТ) нового образца, а те, что открываются вновь, изначально должны применять онлайн-кассы.
Итак, онлайн касса для интернет-магазина: что это такое, когда и кому нужна или не нужна, какая ответственность грозит нарушителям и еще много полезной информации читайте в статье.
Что такое онлайн-касса
Это кассовый аппарат, подключенный к сети Интернет. Зачем? Для передачи данных в налоговую и покупателю. Теперь копия каждого чека летит в налоговую через облачный сервис. По требованию покупателя чек в электронном виде может отправляться ему по электронке или в смс-сообщении.
В этой цепи есть промежуточное звено — оператор фискальных данных, или ОФД. Все чеки передаются в налоговую и покупателю через него. Для этого нужно заключить с ОФД договор на обслуживание. Оператор не только является перевалочным пунктом чеков из пункта “а” в пункт “б”, но и хранит все чеки на своих серверах. В самом кассовом аппарате тоже есть небольшое хранилище — фискальный накопитель.
Как и прежде, кассовый аппарат нужно регистрировать в налоговых органах. Есть несколько способов сделать это, ниже мы остановимся на них подробнее.
Онлайн-касса для сайта и обычного магазина. В чем разница?
Чем интернет-магазин отличается от простого, с прилавками и продавщицей? Да ничем. Разница лишь в том, что витрины виртуальные, а корзина для покупок представляет собой ярлычок, и товаров туда поместится гораздо больше, чем в грузовик.
Главная разница между простым и интернет-магазином начинается в способах оплаты товара. Если в магазине таких способов два — наличка и банковская карта, то в онлайн-торговле вариантов расплатиться с продавцом гораздо больше. Безналичный расчет, платежные системы Qiwi и Webmoney, “Почта России”, курьер — вот только малая их часть. Отсюда и различия в правилах использования новой ККТ, моделях самих кассовых аппаратов и принципах их работы.
Как происходит покупка в обычном магазине? Покупатель выбирает товар и оплачивает его. Сразу после этого продавец-кассир пробивает кассовый чек и отдает его клиенту. Если тот попросит, продавец обязан еще и отправить электронную копию документа покупателю на электронную почту или в смс-сообщении.
Клиенты стоят в очереди на кассу и обслуживаются поочередно — один за другим. Оффлайн магазин может работать как круглосуточно, так и по определенному режиму, например с 10 до 22:00. После этого времени магазин закрывается, а вместе с ним закрывается смена кассового аппарата и купить ничего нельзя.
В интернет-магазине все гораздо сложнее. Во-первых, они работают круглосуточно, без обеда, выходных и праздничных дней. Покупку можно совершить в любое время дня или ночи. Во-вторых, товар на сайте могут оплачивать одновременно несколько человек. В-третьих, бумажных чеков здесь не будет — только электронные.
Поэтому поставить дома или в офисе обычный кассовый аппарат для оффлайн-магазина и пробивать на нем чеки для интернет-покупок невозможно. Кассир просто не справится с большим наплывом покупателей. К тому же кассир должен быть не один, а несколько. Режим работы-то круглосуточный — продавцы должны работать посменно все 24 часа. Но даже в этом случае они могут не успевать отправлять чеки всем покупателям в момент совершения оплаты. Просто физически нереально делать это вручную.
Единственный выход для онлайн-торговли — это кассовый аппарат, работающий полностью в автоматическом режиме. Никаких кассиров, ручного ввода данных и бумажных чеков. Устройство должно самостоятельно отправлять фискальные документы сразу после совершения клиентом оплаты и поступления денег на ваш расчетный счет.
Подведем итоги. Итак, к онлайн-кассе для интернет-магазина предъявляются следующие требования:
- автоматическое обслуживание клиентов 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, 365 дней в году;
- интеграция с системой управления сайтом и банковским счетом;
- интеграция с платежными сервисами.
На рынке контрольно-кассового оборудования есть несколько вариантов решений, удовлетворяющих всем этим требованиям. Начнем с самого продвинутого на данный момент.
Облачные технологии для интернет-торговли
Только представьте: вам не нужно покупать онлайн-кассу. Вы просто открываете интернет-магазин, внутри которого уже есть все для работы по закону № 54 ФЗ. В том числе и функция контрольно-кассового обслуживания покупателей. Пример такого сервиса — конструктор сайтов для интернет-магазинов InSales. Достаточно заказать такой интернет-ресурс, и вместе с ним вы получите облачный сервис, выполняющий работу онлайн-кассы.
Расскажем, как это работает. Для начала вспомним, что представляет из себя классический кассовый аппарат, который каждый из вас видел на витрине магазина. Это принтер кассовых чеков, экран, устройство для ввода информации — клавиатура или тач-скрин. Онлайн-касса имеет прошивку — компьютерную программу, на которой устройство работает.
Давайте смотреть, что из этого оборудования нужно для интернет-торговли. Принтер чеков выкидываем сразу — они нам не понадобятся. Эти документы отправляются клиентам только в цифровом формате. Клавиатура тоже не нужна — вся информация вводится не вручную, а автоматически с сайта. Выкидываем клавиатуру вслед за принтером чеков. Остается экран, на котором кассир видит ход операции. Интернет-магазину он также не понадобится — на него попросту некому будет смотреть.
Что у нас получилось в сухом остатке? Правильно — компьютерная программа, которая будет получать информацию о платежах и давать команду на отправку электронных чеков покупателю. То есть для интернет-магазина физическая касса как отдельное устройство не нужна.
Есть небольшой нюанс с фискальных регистратором. Это небольшое хранилище информации, которое есть в каждой онлайн-кассе. Устройство хранит фискальные документы и отправляет их налоговикам. Фискальный накопитель — это сердце и главный элемент онлайн-кассы.
Как же решается вопрос с фискальным регистратором в случае применения облачных технологий? Очень просто. Устройство не обязательно должно находиться в офисе интернет-магазина или где бы то ни было еще. Его вполне можно разместить в любом месте — например, у оператора, предоставляющего облачный сервис. Таким образом получается, что все, что вам нужно — подключить услугу контрольно-кассового обслуживания и настроить интеграцию с сайтом.
Что делать, если кассовый аппарат уже есть
Допустим, вы уже пользуетесь онлайн-кассой и хотите приспособить ее для работы в интернет-магазине. Здесь все зависит от нескольких факторов. Если продаж немного, можно попробовать пробивать чеки вручную. Правда, придется отслеживать факт оплаты по поступлению денег на счет. Как ни крути, это неудобно.
Лучше рассмотреть другой вариант — возможность интеграции уже имеющейся кассы с сайтом и его CMS-системой. Некоторые кассовые аппараты имеют такую функцию. Свяжитесь с производителем или сервисным центром и уточните возможность такой модернизации.
Когда переходить на онлайн-кассы для интернет-торговли?
При оплате наличными и банковской картой новую ККТ применяют с 1 июля 2017 года. Этот пункт общий для классической и интернет-торговли. Если платежи идут через посредника — например, курьерскую службу, то кассовый чек выдает уже курьерская служба, выступающая платежным агентом.
Остановимся на этом вопросе подробнее. Есть 2 способа оплатить товар в интернет-магазине. В первом случае покупатель переводит деньги прямо на счет продавца — неважно, каким способом. Тогда интернет-магазину необходима онлайн-касса, и он обязан выдавать чек.
Во втором случае покупатель делает перевод на счет платежного агента — допустим, курьерской службы, а она, в свою очередь, расплачивается с продавцом. То есть прямого финансового контакта между продавцом и покупателем нет. В этом случае магазин не обязан пользоваться кассой, а чек клиенту выдает платежный агент.
Однако не спешите радоваться и облегченно выдыхать, если работаете по второй модели. С 1 июля 2018 пользоваться новой ККТ придется и вам.
Выбираем онлайн-кассу для интернет-расчетов
Какую модель онлайн-кассы для интернет торговли выбрать? Да любую. Главное условие — аппарат должен быть внесен в реестр федеральной налоговой службы. Ознакомиться с ним можно на официальном сайте ФНС. Далее можно ориентироваться по цене и функционалу. Стоимость простеньких начинается с 25 000 рублей. Смарт-терминалы тех же производителей обойдутся уже в 45-50 тысяч.
Можно купить ККТ с фискальным накопителем (ФН) или без него. Стоит ФН 6000 рублей. Смысла покупать аппарат без фискального накопителя нет — без него ничего не заработает. Самое удобное — приобрести пакетное решение. Оно включает в себя кассовый аппарат с фискальным накопителем, регистрация в налоговой, заключение договора с ОФД, настройки и сервисное обслуживание.
Предложений этой услуги на рынке в избытке, нужно только выбрать. К вам в офис приедет вежливый менеджер, все настроит под ключ — и можно начинать работать. Желательно сразу приобрести пакет технической поддержки. Срок может быть разным: от месяца до года и больше. В течение этого времени вам бесплатно устранят сбои в работе, проконсультируют по любому вопросу и вообще всячески помогут.
Неплохой вариант — купить оборудование в банке, где у вас открыт расчетный счет. Однако такой способ имеет 2 минуса:
- Это долго. Например, Сбербанк доставляет контрольно-кассовую технику в течение месяца. Сами понимаете — работать обычно надо начинать уже вчера, поэтому способ годится только тем, кто готов подождать.
- Нет технической поддержки. Курьер привезет красивую коробочку, попросит расписаться в бумагах и сделает вам ручкой. Если что-то не будет работать, понадобится помощь в настройках — это придется делать уже за отдельную плату.
Регистрация онлайн-кассы для интернет-магазина в налоговой
Заключение договора с оператором фискальных данных
Как говорилось выше, сам кассовый аппарат надо регистрировать в налоговой. Есть несколько способов сделать это. Самый удобный из них — доверить работу специалистам. Операция занимает пару часов, если нет форс-мажоров в виде упавшего сайта налоговой, медленного интернета и так далее.
На выходе вы получите готовую к работе ККТ и можете сразу приступать к продажам. Специалист проведет обучение персонала, расскажет об особенностях работы конкретной модели онлайн-кассы для интернет-сервиса. Если вы приобрели пакет техподдержки, то скорее всего, этот же человек будет приезжать в случае возникновения вопросов.
Если вы не хотите переплачивать, то онлайн-кассу для интернет-магазина можно зарегистрировать и самому. И снова есть два пути. Путь первый — взять кассовый аппарат, все документы к нему и отправиться в отделение налоговой службы. После подачи заявления сотрудники ФНС поставят аппарат на учет и выдадут отчетные документы.
Плюсы способа: не обязательно быть продвинутым пользователем ПК и разбираться в тонкостях регистрации. Не нужна электронная подпись.
Минусы: долго, придется ехать к налоговикам и толкаться в очереди. Если регистрацию проводите не вы лично, а законный представитель, нужна еще и доверенность.
Есть и другой путь — самостоятельная регистрация через интернет. Для этого нужно:
- зарегистрироваться на сайте налоговой и получить доступ к личному кабинету;
- получить электронную подпись — лично или онлайн на сайте “Госуслуги”;
- войти в личный кабинет и зарегистрировать аппарат. Для этого понадобится его номер и номер фискального накопителя;
- подписать документы электронной подписью;
- получить подтверждение регистрации.
Недостаток способа — обязательно нужно сделать электронную подпись. Услуга стоит около 1500 рублей. Но если разобраться — электронная подпись очень полезная штука. В дальнейшем она не раз пригодится и избавит от визитов во многие инстанции.
Разбираем матчасть
Какую онлайн-кассу для интернет магазина купить
Предложений о продаже ККТ на рынке хоть отбавляй. Отечественные и иностранные производители, на любой вкус и кошелек — разобраться новичку будет непросто. Многое зависит от масштабов работы и оборота. Важно также, где будет размещаться техника — на прилавке пункта выдачи, в офисе или даже дома.
Самое главное — кассовый аппарат должен быть внесен в реестр ФНС. Перед покупкой загляните на сайт налоговой и убедитесь, что выбранная модель есть в списке. Продавцы ККТ обычно указывают эту информацию, сообщая, что касса соответствует новому закону № 54 ФЗ и внесена в реестр, но убедиться в этом будет не лишним.
Рассмотрим несколько разновидностей онлайн-касс. Кстати, никакой разницы между техникой для обычного и интернет-магазина не существует — они выполняют одинаковые задачи: печатают бумажные чеки и посылают электронные. Выбирать нужно по удобству использования, цене и специфике продаж. Итак, виды ККТ:
1. Фискальный регистратор, подключенный к персональному компьютеру, планшету или смартфону. Фискальный регистратор (не путать с фискальным накопителем) — это сердце любой кассы. Он выполняет главные функции — формирует чек и фиксирует оплату товара. Планшет или компьютер нужен для ввода данных и считывания информации. Этот вариант ККТ самый бюджетный, но имеет существенный минус. Необходимо установить программное обеспечение на ПК или скачать приложение на смартфон либо планшет. Если смартфон завис или села батарея, работать будет невозможно;
2. Фискальный регистратор со встроенным монитором. Самое популярное решение. Для ввода и считывания данных используется планшет (как правило, на Андроиде), который интегрирован с регистратором. С таким оборудованием очень просто работать — к нему можно подключить сканер штрих-кодов, терминал для приема пластиковых карт и даже электронные весы. Недостаток такой онлайн-кассы — малая степень автоматизации торгового процесса. Для продажи нужно несколько раз коснуться пальцем экрана для выбора нужного пункта меню. Для большого потока товаров такой аппарат не годится;
3. POS-система. Большая и дорогая штуковина, которая может все. Состоит из фискального регистратора, клавиатуры с мышкой и вспомогательного оборудования. К терминалу подключается несколько сканеров штрих-кодов, терминалы для банковских карт, он может работать со скидочными картами и многое другое. Система может иметь несколько мониторов — для продавца, покупателя и другие. Обычно в комплекте идет ящик для купюр, различные подставки и кронштейны.
Что делать, если товар доставляет курьер и он же принимает оплату?
В таком случае вам понадобится переносная онлайн-касса. Она может работать без электричества — на аккумуляторной батарее. В интернет устройство выходит по протоколам мобильной сети. У некоторых моделей есть возможность подключения через wi-fi. Переносные онлайн-кассы имеют необходимый набор функций для приема оплаты. Многие из них принимают оплату пластиковой картой.
Главное достоинство мобильных касс — небольшие размеры и малый вес. Такая штука легко умещается в сумке или даже кармане. Главное — не забывать своевременно заряжать аккумулятор. Если курьеров несколько и все они работают одновременно, то кассовый аппарат нужен каждому из них.
Немного о подключении переносной кассы к интернету. Мобильные операторы Большой тройки — “Билайн”, “Мегафон” и “МТС” — предлагают тарифы, разработанные специально для онлайн-касс. Годовое обслуживание стоит примерно 100 рублей в месяц. Для подключения опции нужно заключить с оператором договор и приобрести сим-карту.
Заключаем договор с оператором фискальных данных
К сожалению, без посредников в нашей стране никуда. Летели бы чеки себе прямо в ФНС, так ведь нет. Обязательно нужно промежуточное звено. Ну да ладно, речь не об этом.
Как говорилось выше, ОФД должен быть внесен в реестр налоговой. Расценки у всех операторов одинаковые. Годовое обслуживание стоит 3000 рублей. Можно выбрать любого оператора вне зависимости от того, где он располагается географически. Нужно завести личный кабинет, получив логин и пароль. После этого понадобится внести данные о кассовом аппарате и фискальном накопителе. Номер кассы присваивается при регистрации в ФНС, его и нужно вбивать. Далее вносится номер накопителя.
После заключения договора система предложит сформировать счет, который будет отправлен вам по электронной почте. После его оплаты кассовый аппарат получит статус “Готов к работе” — и можно начинать продажи.
В личном кабинете можно зарегистрировать несколько кассовых аппаратов. На почту будут приходить уведомления о сроках платежей и другая информация. Пополнять баланс можно пластиковой картой, банковским переводом и через платежные системы.
Подводим итоги
До 1 июля 2018 года осталось не так уж много времени. Чтобы не попасть впросак и успеть вовремя, лучше озаботиться этим вопросом уже сейчас. В разгар ажиотажа возможны задержки в поставках самих онлайн-касс, а также фискальных накопителей. Компании, продающие и обслуживающие оборудование, тоже будут загружены под завязку, как это было во время первой волны перехода на онлайн-ККТ. Да и цены могут серьезно подрасти, а переплачивать нам ни к чему. Лучше спокойно сделать все сейчас и подойти к последнему этапу перехода полностью подготовленным.
