Что такое кассовый чек? Бумажка, которая остается лежать на прилавке. Обычно покупателю не нужен этот документ: чеки хранят лишь при покупке дорогостоящих вещей — бытовой техники, одежды, мебели и прочее. Другое дело — гостиничные чеки. Это ходовой товар. Командированные работники предоставляют их в бухгалтерию для отчета, они активно покупаются и продаются на черном рынке. Видели таблички “Чеки” в заведениях на федеральных трассах? Вот это как раз оно. Можно пожить в Москве у родственников, а по дороге домой купить документы гостиницы “Измайловская” и остаться в наваре. Точнее, можно было. Теперь с вводом онлайн-касс для гостиниц это лавочка будет прикрыта.
Дело в том, что теперь чек перестал быть просто куском бумаги с определенной информацией. Его копия есть еще и в налоговой, а также у оператора фискальных данных — ОФД. Любой бухгалтер запросто проверит подлинность чека, запросив информацию в налоговой. Для гостиниц и отелей от этого только плюс: ушлые работники теперь вынуждены будут тратить командировочные как положено.
Сколько онлайн-касс нужно для гостиницы и каких
Разновидностей гостиниц — не сосчитать. Есть небольшие общежития и хостелы на несколько номеров или койко-мест. Есть огромные гостиничные комплексы вроде того же «Измайлово» — несколько корпусов-высоток, каждый из которых — целый город в городе. Гости не только живут там, но и едят, занимаются спортом и даже ремонтируют обувь. Если в первом случае вполне достаточно одного самого простого кассового аппарата, то во втором понадобится несколько устройств, да еще и разных моделей.
Онлайн-касса для хостела
Все хостелы обязаны применять онлайн-кассы по 54-ФЗ, так как относятся к сфере услуг. Гостиничный бизнес уже перешел на онлайн-ККТ с 1 июля 2017 года. Были отсрочки для патентщиков и вмененщиков, но они истекли еще в 2019 году. Вновь открываемые хостелы по умолчанию должны купить и зарегистрировать кассовый аппарат в установленном законом порядке.
Важный момент: с 1 октября 2019 года хостелы запрещено размещать в жилых многоквартирных домах. Это требование закреплено в Федеральном законе № 59-ФЗ, который уже вступил в законную силу. Правда, сдавать собственное жилье в аренду закон не запрещает, причем для этого даже не нужен кассовый аппарат. Единственное условия — жилье не должно быть переоборудовано под хостел. В 59-ФЗ дано четкое определение такого типа жилья: это помещение нежилого фонда, имеющее отдельный вход.
Кассовый аппарат нужен самый простой — достаточно фискального регистратора, подключенного к компьютеру или мобильному устройству. Чеков здесь печатается по несколько штук в день даже при полной загрузке. Нет смысла тратиться на дорогую кассу и не использовать половины ее функций.
Онлайн-касса для гостиницы
Что отличает гостиницу от хостела? Там оказываются услуги общественного питания. Обычно в гостинице есть столовая или буфет, а то и ресторан с баром. Значит, кассовых аппаратов нужно как минимум два — один пробивает чеки для проживания, другой — для общепита. Для дополнительных услуг вроде спортзала или спа-салона нужно купить еще одну кассу.
Онлайн-касса для оплаты услуг проживания. Здесь все зависит от масштабов. В том же «Измайлово» с его тысячами номеров потребуется серьезный аппарат с широким набором функций. База основных и дополнительных услуг большая, нужно работать со скидочными картами, иностранной валютой и так далее. Удобнее всего использовать POS-систему — точно такую, как стоят в супермаркетах. Фискальный регистратор, работающий в паре с компьютером, тоже подойдет, но в этом случае на последний нужно установить продвинутое программное обеспечение.
Онлайн-касса для гостиничного ресторана
К устройству предъявляются требования для общепита. Выбор зависит от меню, наличия в нем алкогольных напитков и способа обслуживания. Если по залу ходят официанты, принимают заказ и приносят гостям счета, онлайн-касса должна иметь возможность интеграции с системой R-Keeper. При самообслуживании этого не требуется — кассир просто пробивает товары как в магазине.
Кассовый аппарат для дополнительных услуг
В большой гостинице может быть что угодно: парикмахерская, салон красоты, сауна с бассейном. Каждому из этих заведений нужен кассовый аппарат. Правда, есть одно «но»: все эти услуги часто можно оплатить и в основной кассе гостиницы. Допустим, гость берет пакет формата «Все включено» и платит за пользование всеми услугами на время проживания. В этом случае все идет в один чек. На практике часто бывает, что сама гостиница — это одно юрлицо или ИП, ресторан в ней — второе, сауна — третье и так далее. В этом случае у каждого из них будет своя касса.
Что делать с бронированием
Бронирование — это тоже услуга. Если бронь предоставляется бесплатно, а обычно так и бывает, то кассовый чек не нужен. Иногда плата за бронь берется сразу, а потом учитывается при окончательном расчете. В этом случае клиенту нужно выдать кассовый чек. Причем сделать это, согласно закону, нужно не позднее пяти минут после оплаты услуги. Но как быть, если клиент находится в другом городе? Не гнать же курьера только ради того, чтобы он торжественно вручил бумажку?
Конечно нет. Онлайн-касса имеет одну замечательную функцию — отправка электронной копии кассового чека. Он может быть выслан покупателю в двух вариантах — по электронной почте или в виде смс-сообщения.
Где купить онлайн-кассу для гостиницы
Федеральный закон № 54-ФЗ породил целую индустрию по производству и продаже онлайн-касс. Поэтому начать работать по-новому не проблема: достаточно одного звонка по телефону или заказа в интернете — и кассовый аппарат у вас на рабочем месте. Но и здесь возможны варианты. Купить интернет-кассу — это даже не полдела. После покупки нужно:
- зарегистрировать аппарат в налоговых органах;
- заключить договор на обработку фискальных данных с ОФД;
- подключить кассу к сети интернет.
Можно пойти простым путем: отстегнуть энную сумму денег и купить пакетное решение. Не нужно делать вообще ничего — все подключения и настройки сделают специалисты. С вас — научиться пользоваться оборудованием и вовремя оплачивать счета. Компаний, готовых оказать такие услуги, — пруд пруди.
Если вы привыкли экономить и готовы сами разбираться в тонкостях регистрации — можете купить аппарат и сделать все сами. Это не так сложно, к тому же в интернете масса информации на эту тематику.
Покупка у банка
Неплохой вариант — покупка оборудования у банка или оператора фискальных данных. Банки могут предлагать своим клиентам выгодные условия — рассрочку, скидки или аренду оборудования. Правда, они везут технику не торопясь: сроки поставки могут составлять несколько недель. Да и учить работать на новом оборудовании никто не будет. Нужно разбираться самому или оплатить обучение.
Покупка у ОФД
Покупая кассовый аппарат у оператора фискальных данных, вы получаете готовый договор на обслуживание с ним. Это значит, что один вопрос точно перекрыт, а это уже хорошо. Некоторые операторы предлагают и регистрацию техники в налоговой — вообще идеальный вариант. Однако, как и в случае с банком, учить работать с оборудованием никто не станет.
Покупка кассового аппарата, бывшего в употреблении
К сожалению, бизнесов сейчас закрывается гораздо больше, чем открывается. В разгар экономического кризиса немногие рискуют открыть собственное дело, хотя, по нашему мнению, сейчас для этого самое время.
Бизнесмены, отошедшие от дел, продают ненужное оборудование по бросовым ценам. Можно очень выгодно купить не только кассовый аппарат, но и другую технику. Поэтому, если уж хочется купить кассу совсем бюджетно — добро пожаловать на Авито и ему подобные ресурсы. Конечно не факт, что там найдется нужная вам модель, но попробовать все же стоит.
Минус способа — кассовый аппарат нужно перерегистрировать в налоговых органах. Старый владелец должен снять его с учета, написав соответствующее заявление, после этого устройство можно регистрировать на новое ИП или юридическое лицо. К тому же нужно купить новый фискальный накопитель — небольшое хранилище внутри кассы.
Модернизация старого кассового аппарата
Некоторые модели касс можно доработать под требования нового законодательства. Апгрейд заключается в установке фискального накопителя и перепрошивке. Кроме того, устройство должно иметь возможность выхода в интернет.
Свяжитесь с сервисным центром, который обслуживает ваш кассовый аппарат и узнайте о возможности такой доработки. Правда, стоит такая услуга едва ли не дороже, чем новый аппарат. Иногда больше половины стоимости составляет фискальный накопитель, а его все равно придется покупать.
Кассовый аппарат в аренду
Годится только для случаев, когда нужно перебиться пару месяцев, пока не куплена своя касса. Взяв устройство в аренду, вы платите за услугу деньги, которые могли бы потратить на покупку собственного аппарата. Исключения составляют случаи, когда оборудование берется в бесплатную аренду у банка или оператора фискальных данных.
Подключение кассового аппарата к сети интернет
Для передачи данных в налоговую ККТ должна быть подключена к интернету. Ничего нового здесь нет — используются все классические способы соединения:
- Проводное соединение. К кассовому аппарату подключается интернет-кабель и можно начинать работать. Этот вариант не очень удобен: нужно тянуть дополнительные провода, кассу потом не так то просто переставить на другое место;
- Соединение по сети Wi-Fi. Многие аппараты имеют такую возможность. Причем абсолютно не важно, какое устройство будет использовано в качестве мобильной точки доступа. Это может быть роутер, а также мобильный телефон или планшет. Такой подход позволяет не путаться с проводами — кассовый аппарат без проблем можно переместить;
- Соединение по мобильной связи. Большинство современных онлайн-касс имеют разъем для сим-карты для соединения с интернетом. Они поддерживают протоколы 2g и 3g. Сотовые операторы предлагают своим клиентам тарифы, разработанные специально для онлайн-касс. Вариант обладает всеми минусами мобильной связи: периодические проблемы с сетью из-за слабого сигнала, дополнительные расходы на сотовую связь. Зато мобильность кассы повышается в разы: с таким устройством можно работать и на выезде, при наличии аккумуляторной батареи.
Для гостиницы лучшим вариантом будет Wi-Fi соединение. Оно не тянет за собой никаких дополнительных расходов и монтажа коммуникаций, при этом касса будет мобильна в зоне действия сети.
На что еще нужно обратить внимание
Все кассовые аппараты, а также фискальные накопители и операторы фискальных данных внесены в специальный государственный реестр. Только оборудование и организации из этого списка могут законно работать на территории Российской Федерации. Реестры опубликованы на официальном сайте налоговой службы:
Реестр контрольно-кассовой техники
Выбирая кассовый аппарат и фискальный накопитель к нему, а также заключая договор с оператором фискальных данных сверьтесь с этими списками. Нарушение требований чревато серьезными штрафами и будет обидно оплачивать их из-за такой ерунды.
Заключение
Честные и прозрачные рыночные отношения — основа выживания экономики любого государства. И введение онлайн-касс — очередной большой шаг в этом направлении. Серые схемы, двойная и тройная бухгалтерия — все это постепенно уходит в прошлое, уступая дорогу легальному бизнесу. Гостиничное дело только выиграет от нововведения — все затраты на покупку новой техники с лихвой окупятся из-за ухода с рынка торговцев кассовыми чеками и нечестных на руку конкурентов. А честный бизнес всегда найдет свою нишу на рынке — нужно просто хорошо работать и по-настоящему любить свое дело.
