Онлайн-касса для фотографа: требования, выбор и нюансы использования аппаратов учёта

Требования действующего законодательства предусматривают наличие у фотографа, числящегося индивидуальным предпринимателем, онлайн-кассы для проведения расчётных операций. Подобные требования предусматривает закон №54-ФЗ.

Специфика использования онлайн-касс для фотографов

Важно! Индивидуальные предприниматели (в нашем случае фотографы), которые работают самостоятельно, то есть не нанимают других работников в штат, до 1 июля 2019 года могут не переживать о необходимости применения онлайн-касс, поскольку до этого момента они будут освобождены от подобных обязательств. В случае, если фотограф нанимает на работу одного или больше сотрудников, то он обязан обзавестись кассой с возможность передачи данных через Интернет и провести её регистрацию в органах ФНС на протяжении месяца с момента оформления сотрудников.

Учитывая отсрочку в подобных обязательных нормах, фотограф до 1 июля 2019 года может работать по старым правилам, то есть с предоставлением по требованию клиента подтверждающего документа о приёме денежных средств (чека или квитанции).

Специфика работы фотографа заключается в отсутствии офиса или другого помещения и в подавляющем большинстве случаев в работе на выездных сессиях. Учитывая этот фактор, фотографу подойдут не все устройства, а только те, которые можно использовать в качестве переносных терминалов.

На рынке представлено несколько видов контрольно-кассовой техники (ККТ) для проведения онлайн-отчётности:

  • аппараты, предназначенные для проведения расчётов исключительно с использованием наличных средств и исключающие использование электронных платежей через сеть Интернет;
  • ККТ для расчётов непосредственно в Интернете;
  • техника, которая не имеет модуля связи с сетью и не предоставляет возможности передачи данных в налоговый орган (такая ККТ не является онлайн-кассой и не подходит для фотографов).

Перечень ККТ, которые позволено применять в качестве онлайн-касс, можно найти в специализированном Государственном реестре на сайте nalog.ru. Если предприниматель располагает аппаратом устаревшей модели, следует убедиться, что этот ККТ не исключён из списка разрешённых к применению.

При выборе онлайн-кассы фотографу следует руководствоваться особенностями своей деятельности. Так, ККТ с интеграцией в систему 1С вряд-ли будет необходима, поскольку фотограф не ведёт такого сложного и детального учёта, при котором необходимо использование специальных программ. По функциональным типам онлайн-кассы можно разделить на следующие:

  • простая техника с кнопочным управлением;
  • ККТ с возможностью интеграции в программы учёта и аналитики;
  • сложные терминалы с широким функционалом и множеством надстроек.

Для фотографа вполне подойдёт первый вариант, то есть самый простой вариант онлайн-кассы.Недорогого аппарата с возможностью провести учёт операции, выдать чек и отправить данные в фискальный орган будет вполне достаточно для выполнения требований законодательства и просто экономного расходования своих денег. Такие аппараты могут быть подключены к сети через кабель, модуль Wi-Fi или иметь слот для сим-карты для использования мобильного интернета. Желательно приобретать модель с возможностью использования сим-карты, поскольку специфика работы фотографа не предусматривает постоянный доступ к кабельной сети. В отдельных случаях можно использовать модуль Wi-Fi и подключать аппарат с смартфону, в котором настроен мобильный интернет.

Приобретение, регистрация и использование онлайн-кассы

Как уже отмечалось, выбор модели онлайн-кассы должен зависеть от специфики работы фотографа. В подавляющем большинстве случаев эта работа связана с разъездами, поэтому в качестве рабочего аппарата следует выбирать недорогую автономную модель с хорошим аккумулятором и возможностью выхода в сеть Интернет.

После приобретения подходящей онлайн-кассы её необходимо зарегистрировать. Обновление действующего законодательства существенно упростило процесс регистрации подобных аппаратов — теперь нет необходимости лично ехать в налоговый орган и проводить регистрацию в своём присутствии. Провести регистрацию можно на сайте nalog.ru, разыскав специальную форму в соответствующем разделе без предоставления к осмотру самого аппарата.

Техническое обслуживание аппаратов, которое ранее необходимо было проводить один раз в квартал, тоже стало необязательным условием для работы предпринимателей. Обязательным условием использования в своей деятельности ККТ осталась необходимость заключать договор со специализированной компанией, которая называется оператором фискальных данных (ОФД). Это юридическое лицо, обеспечивающее связь и передачу данных между предпринимателем и фискальной службой. ОФД фотограф может выбрать самостоятельно — перечень лицензированных организаций представлен на сайте налоговой службы в разделе, в котором проводится регистрация онлайн-касс.

Для проведения регистрации аппарата фотографу понадобится такая вещь, как электронно-цифровая подпись. Её получить несложно — такую услугу предоставляет ряд коммерческих банков. Сам процесс регистрации предельно прост и понятен.

Важные особенности и нюансы использования онлайн-касс

Фотографа, как и любого другого предпринимателя, интересуют затраты, которые он будет нести при использовании онлайн-кассы. Основной затратой будет приобретение самого аппарата (это примерно 15—20 тысяч рублей, в зависимости от типа и функционала прибора), а дополнительные будут складываться из оплаты услуг ОФД (примерно 3 тысячи рублей в год) и приобретения один раз в год фискального накопителя (примерно 6 тысяч рублей). Также необходимо учесть затраты на оплату услуг интернет-провайдера или мобильного интернета.

Если фотограф планирует принимать платежи при помощи банковских картнеобходимо будет обзавестись специальным мобильным терминалом. Такой аппарат можно приобрести в любом банке, а стоит он около 15 тысяч рублей. Хоть этот метод и не является обязательным, но значительно расширяет возможности фотографа, поскольку многие клиенты предпочитают вести расчёты именно картами. Поэтому стоит задуматься о приобретении терминала и использовании его в своей работе.

Использование онлайн-касс в работе фотографа связано и с наличием некоторых «подводных камней» о которых следует знать. В первую очередь это инициатива правительства по частичной компенсации затрат на автоматизацию процессов отчётности предпринимателя. Фотограф может рассчитывать на 18 тысяч рублей помощи от государства и эта помощь предоставляется в виде налогового вычета. Другими словами, купив сейчас тот или иной ККТ с фискальным накопителем, фотограф в будущем заплатит налогов на 18 тысяч рублей меньше, чем должен был.

Как раз здесь необходимо помнить, что подобная инициатива будет иметь силу только при полном соответствии требованиям законодательства всех нюансов — типа аппарата, ОФД и сроков регистрации. При наличии недочётов (даже если их исправить в дальнейшем), компенсация предоставлена не будет. Сумма компенсации не очень велика, но на простенький аппарат и фискальный накопитель должно хватить, если, конечно же, подобная инициатива правительства войдёт в практику.

Среди «подводных камней» существуют и специфические нюансы  именно для фотографов. Работа в постоянных разъездах и порой в экстремальных условиях связана с тем, что дорогую технику можно повредить или попросту потерять. В отличие от, например, торговой точки, где онлайн-касса просто стоит и никуда не переносится, ККТ у фотографа может повредиться или засориться. Покупать новый аппарат будет не очень приятно в плане финансовых затрат, тем более что никаких повторных компенсаций в этом случае не предусмотрено, так что следует позаботиться об отдельной защите для дорогостоящих фискальных устройств.

Штрафы за несоблюдение требований закона

Требований государства по обязательному использованию индивидуальными предпринимателями онлайн-касс избежать не удастся. Выходов здесь два: либо работать в «сером» режиме (что всегда опасно), либо полностью следовать установленным нормам.

Сразу следует отметить, что использование онлайн-кассы старого образца, модель которой не зарегистрирована и не отмечена в Государственном реестре, приравнивается к отсутствию таковой, поэтому вполне можно получить довольно существенный штраф. Существующие правила и нормы гласят, что штраф за работу без ККТ составляет сумму от 1 500 до 3 000 рублей (применительно для фотографа, работающего как индивидуальный предприниматель). Если фотограф получит от клиента денежные средства за свои услуги и не проведёт эту сумму через онлайн-кассу, то ему придётся раскошелиться на сумму в размере от 25% до 50% общей суммы платежа. Минимальный штраф для ИП в таком случае составляет 10 тысяч рублей.

В случае, если подобные нарушения будут выявлены повторно, контролирующий орган имеет право приостановить деятельность фотографа, то есть аннулировать его регистрацию в качестве ИП со всеми вытекающими неприятностями. При этом штраф всё равно придётся платить, а если этого не делать, фотографу может грозить судебный иск с начислением пени. Это очень неприятно, так что лучше не нарываться на подобные проблемы.

Самой «лёгкой» санкцией будет невыдача фотографом кассового чека своему клиенту — штраф в размере 2 тысяч рублей или простое предупреждение. Самой «жёсткой» — подача в фискальный орган недостоверных сведений для регистрации ККТ или информации по результатам деятельности (суммы платежей от клиентов фотографа). За это фотографу придётся заплатить в казну от 20 до 30 тысяч рублей. Всевозможные нарушения могут привести также в блокировке ККТ налоговой службой, причём такая блокировка проводится удалённо и без предупреждения.

Согласитесь, уважаемые фотографы, требования законодательства довольно жёсткие, а наказание за нарушения ещё жёстче. Поэтому лучше тщательно подготовиться к нововведениям и до 1 июля 2019 года уже иметь в своём распоряжении полностью рабочую онлайн-кассу. Хоть времени для индивидуального фотографа ещё предостаточно, лучше начинать думать о решении этого вопроса заблаговременно.