Любой технике свойственно иногда ломаться. Современная контрольно-кассовая техника в целом надежна и редко доставляет хлопоты своим владельцам, но все же иногда такое случается. В этой статье мы научим вас, как свести неприятности, связанные с поломкой, к минимуму и расскажем, что делать, если это все-таки произошло.

Чем грозит поломка онлайн-кассы

1. Убытки. Представляете, если в цветочном магазине касса ломается 8 марта? Этого дня продавцы цветов ждут целый год, и остановка продаж в эту дату — просто катастрофа. Не легче будет продуктовым магазинам перед праздниками — убытки могут быть огромными.
2. Штрафы. Если кассовый аппарат перестал отправлять фискальные документы налоговикам — это карается серьезными штрафными санкциями. То же самое касается и электронных кассовых чеков, которые вы обязаны отправлять покупателям.
3. Увеличение времени работы. Современные онлайн-кассы работают с большим количеством дополнительного оборудования. Это сканеры штрих-кода, электронные весы, терминалы для приема банковских карт. Выход из строя любого из этих устройств грозит тем, что у продавца-кассира уйдет гораздо больше времени на то, чтобы сформировать и пробить кассовый чек. Поломка терминала для приема карт сделает невозможной оплату товара по безналичному расчету что, опять же, приведет к убыткам и потере лояльности покупателей.
4. Невозможность принимать алкогольные накладные в системе учета ЕГАИС. Многие кассовые аппараты интегрируются с компьютером при помощи транспортного модуля. Это позволяет подтверждать документы от поставщиков прямо на онлайн-кассе, что очень удобно в работе. Так вот, если в этой системе произойдет сбой, принятие накладных будет невозможно. Придется утверждать документы на компьютере, а это не всегда удобно. И опять же, за нарушение в области оборота этилового спирта предусмотрены штрафные санкции.

Действия при поломке кассового аппарата или дополнительного оборудования

Пробуем решить проблему самостоятельно

Есть определенный набор действий, которые под силу выполнить даже не самому опытному продавцу-кассиру. Самое интересное, что как минимум в половине случаев это помогает вернуть устройство к жизни. Вот эти операции:

• попробуйте перезапустить устройство, выключив и снова его включив. После этой операции многие баги пропадают и онлайн-касса начинает нормально функционировать. Если это не помогает — выдерните шнур питания из розетки и вставьте его снова, после чего запустите кассу. Тоже иногда помогает;
• проверьте разъемы. Часто разъемы самой кассы или дополнительного оборудования ослабевают или окисляются, в результате чего пропадает контакт. Вытащите разъем из гнезда и вставьте его обратно — и девайс может начать работать. Помните свой смартфон, которые не всегда начинает заряжаться при подключении зарядного устройства и нужно пошевелить разъем? С кассовым аппаратом все абсолютно то же самое;

• убедитесь, что в помещении не отключили интернет. Онлайн-кассы передают фискальные чеки и другую информацию через всемирную паутину. Касса подключается к интернету несколькими способами: через сеть вай-фай, по проводной связи или через мобильную сеть. Если документы перестают улетать в облачный сервис — кассовый аппарат сообщит об этом соответствующей надписью на экране. В этом случае проверьте интернет-соединение — скорее всего, причина кроется именно в нем;
• проверьте, работает ли электрическая розетка, к которой подключен кассовый аппарат. Для этого попробуйте включить в нее другой электроприбор: ноутбук, зарядное устройство для смартфона — все что угодно. Если он не пожелает работать — значит, причина не в кассовом аппарате, а в проводке и нужно вызывать электрика;
• убедитесь, что на кассовом аппарате стоит последняя версия программного обеспечения. Онлайн-кассы самостоятельно скачивают и устанавливают программы и приложения. Если это не произошло, некоторые функции могут работать некорректно. О том, какая версия прошивки установлена на устройстве, можно посмотреть в настройках кассы;
• проверьте, не закончилась ли кассовая лента. Еще бывает, что если неаккуратно оторвать чек, ленту закусывает в принтере и касса перестает работать.

Обращаемся к специалистам

Если все вышеперечисленное не помогло, потребуются услуги профессионала. Оговоримся сразу: болезнь лучше предупредить, чем потом ее лечить. Поэтому лучшим решением будет заключение договора технического сопровождения контрольно-кассовой техники. В идеале лучше всего сделать это при покупке и установке контрольно-кассового оборудования. То есть та компания, которая продала вам онлайн-кассу, и будет ее обслуживать.

Плюсы договора абонентского обслуживания:

• оперативность. По договору специалисты должны отреагировать на заявку в течение нескольких минут. На решение стандартных проблем отводится один рабочий день. Если неисправность серьезная и нужно заказывать запчасти, время может увеличиться;
• выгодные расценки. К конкретным цифрам на ремонт и обслуживание онлайн-касс мы перейдем чуть позже, а пока сообщим: намного дешевле иметь договор техподдержки, чем каждый раз оплачивать выезд специалиста на торговую точку;
• все услуги в одном месте. Гораздо лучше, когда специалист знаком с оборудованием. Он едет уже относительно подготовленным и знает, с какими проблемами может столкнуться на конкретной торговой точке. Если покупать кассу в одной компании, обслуживать ее в другой, а ремонтировать в третьей, то можно потерять драгоценное время;
• акции и скидки. При комплексном обслуживании контрольно-кассовой техники можно рассчитывать на индивидуальный подход. Например, при большой сумме заказа пакет абонентского сопровождения можно получить бесплатно в виде бонуса;
• контроль над ситуацией. Еще один плюсик к оперативности. В случае непредвиденных обстоятельств вы точно знаете, куда и кому звонить для решения проблемы. Не нужно тратить время на поиски того, кто отремонтирует кассовый аппарат.

Приблизительные расценки на ремонт ККТ

Обычно компании по автоматизации торговли оформляют свои услуги в виде пакетных предложений. Стоимость пакета поддержки зависит от срока абонентского сопровождения и объема работ, включенных в тариф. Чем больше срок и больше работ, предусмотренных пакетом, тем дороже он стоит. Обычно все выглядит приблизительно так:

1. Начальный уровень — тариф базовый. Стоит от 3 до 4 тысяч рублей на 3 месяца, в зависимости от организации и региона. Включает в себя устранение мелких сбоев и неисправностей.
2. Средний вариант — тариф стандарт. Срок тот же — 3 месяца, а вот объем работ, предусмотренный пакетом, уже больше. Это не только мелкие глюки и баги, но и более серьезные поломки. Стоит такое предложение уже от 6 тысяч рублей.
3. Высший уровень — тариф расширенный. Предусматривает устранение любых дефектов, в том числе тех, которые возникли по вине пользователя, за исключением стоимости запасных частей. Пакет обойдется уже от 9 тысяч рублей на срок 3 месяца.
4. Индивидуальные тарифы. При желании можно подобрать пакет абонентского обслуживания под условия конкретного бизнеса. Сроки и объемы работ могут быть любыми, в зависимости от того, что вам нужно. Кстати, сроки реагирования на проблему в различных тарифах могут сильно разниться. Если в тарифе начального уровня проблема устраняется за рабочую смену, то в продвинутом пакете счет идет уже на часы. На деле это означает, что ваша заявка будет в приоритете. Специалист бросит все и поедет в первую очередь к вам.

Полезный совет! Предостерегаем вас от ошибки, которую совершают многие начинающие предприниматели. В стремлении сэкономить средства на старте бизнеса, договор технической поддержки заключается на первые два-три месяца после покупки и установки кассового аппарата. Это в корне неправильно. Чтобы избежать простоев, абонентское сопровождение должно осуществляться на постоянной основе. Поверьте нашему опыту: глючить кассовый аппарат с большой долей вероятности будет. Оплачивать выезд специалиста — удовольствие, прямо скажем, не из дешевых. Средняя стоимость нормо-часа в крупных компаниях составляет около 1800 рублей. Провозился мастер пару часов — и вы уже заплатите сумму, равную стоимости технической поддержки на три месяца. Кстати, если специалист решит вопрос за 20 минут, отстегнуть все равно придется столько же, как если бы он работал целый час.

Следующий вызов уже начнет приносить убытки. Поэтому настоятельно рекомендуем заключить договор абонентского обслуживания сразу, а потом продлевать его. И обязательно заложите расходы по обслуживанию ККТ в смету расходов.

С кем лучше заключать договор технической поддержки

Допустим, вы купили кассовый аппарат с рук или вместе с готовым бизнесом. В этом случае заключить договор на обслуживание с продавцом кассового оборудование не представляется возможным и нужно найти подходящую организацию для проведения этих работ. По сути здесь есть два варианта. Рассмотрим каждый из них в отдельности.

Вариант первый — небольшие частные конторы

Мы уже неоднократно писали о том, что лучше покупать контрольно-кассовую технику в крупных компаниях по автоматизации торговли и избегать мелких фирмочек. То же самое касается и обслуживания онлайн-касс. Такое сотрудничество обычно обладает массой минусов. Вот основные из них:

• это дороже. Марксистская теория работает здесь во всей красе — небольшие объемы заказов мелких контор заставляют их повышать расценки. Иногда стоимость одних и тех же работ могут отличаться в разы, если сравнивать с лидерами рынка контрольно-кассовой техники;
• это дольше. Нередко в штате небольших организаций работают только один-два сотрудника, занимающиеся наладкой контрольно-кассового оборудования. Они физически не могут выполнять большие объемы работ. При сильной загрузке ждать ответа на заявку придется по несколько дней. О последствиях читайте выше;
• оборудование не всегда в наличии. Если крупные компании имеют собственные склады с комплектующими и запчастями, то у частников все только под заказ. Нужное устройство можно прождать очень долго;
• это неудобно. Ограниченные ресурсы частных контор не позволяют им использовать все новейшие способы обратной связи. Слабенький сайт, прием заявок только по телефону — все это делает сотрудничество неудобным.

Вариант второй — крупные компании по автоматизации торговли

Чем крупнее — тем лучше. В идеале — федерального уровня. Такие организации лишены всех минусов своих малых собратьев. А вот положительных моментов — не сосчитать:

• поддержка в режиме 24/7/365. Вы можете сделать заявку в любое время. Неважно, когда возникла проблема — в выходной день или в три часа ночи. Помощь придет незамедлительно;
• любая форма оплаты, отсрочки платежа, рассрочки, скидки, бонусы, акции. Большие компании могут себе позволить идти навстречу клиентам;
• приглашение на бесплатные семинары, конференции и прочие мероприятия;
• интернет-рассылки с полезной информацией: изменения в законодательстве, новости бизнеса, информация о новых услугах. Правда, у этого есть и обратная сторона медали — постоянный спам на электронную почту. Но от рассылки можно и отписаться.

От себя можем порекомендовать пару таких компаний. Это компании “ЕКАМ” и “Первый бит” — лидеры рынка по автоматизации торговли. Их услугами пользуются как крупные розничные сети, так и небольшие частные магазины индивидуальных предпринимателей. Они имеют представительства во всех крупных городах России — филиал обязательно окажется поблизости от вас.

Теперь вы точно знаете, что делать, если кассовый аппарат вдруг стал капризничать. А самое главное, что сделать для того, чтобы решить проблему максимально быстро. Не экономьте деньги и подстрахуйтесь заранее — это даст возможность свести возможные последствия к минимуму. Удачи в бизнесе!