Ваша верная помощница в торговле только что бодро шлепала кассовые чеки, а теперь замолчала? Экран предательски погас, принтер кассовых чеков не работает? А может, отказало одно из вспомогательных устройств, например, терминал для приема пластиковых карточек?
В разгар рабочего дня такие вещи сулят одни неприятности. Чтобы не попасть в подобную ситуацию, нужно проводить правильное и своевременное обслуживание онлайн-кассы. Именно об этом мы расскажем в представленном материале.
Распространенные поломки онлайн-касс
В целом современные кассовые аппараты достаточно надежны и не доставляют особых хлопот. Однако, многие устройства собираются в Китае, что само по себе говорит о многом. Глюки, отказ оборудования — вот самые частые неисправности. Начнем по порядку. Перечислим простенькие отказы, с которыми есть шанс разобраться самостоятельно, не прибегая к помощи специалистов.
Кассовый аппарат не включается
Перво-наперво проверьте, подключен ли кассовый аппарат к электрической сети. Все стационарные онлайн-кассы работают от сети напряжением 220 вольт. Проверьте, воткнута ли вилка в розетку, нет ли обрыва питающего провода. Если таковой обнаружен, шнур лучше поменять на новый. Для этого лучше обратиться к специалистам сервисной службы, а вот временно реанимировать девайс вполне можно и самому. Возьмите моток изоленты, скрутите провода, соблюдая цветовую маркировку и хорошенько заизолируйте соединение.
Немного иная ситуация с мобильными кассовыми аппаратами. Если такой вдруг перестал включаться, возможно, разрядилась или вышла из строя аккумуляторная батарея. Для начала попробуйте полностью зарядить ее. Тут возможны два варианта развития событий:
- Индикация заряда отображается на экране, но аккумулятор не заряжается. Скорее всего, дело в “уставшей” батарее. Все они имеют определенный ресурс, после выработки которого батарея перестает держать заряд. Ее необходимо поменять на новую. Если есть возможность, переставьте заведомо рабочий аккумулятор, например из такого же кассового аппарата. Все заработало нормально? Тогда смело покупайте новый аккумулятор.
- Индикатор заряда не горит. Этот случай посерьезнее. Возможно, опять же все дело в питающем проводе — тут вы уже знаете, как нужно действовать. Если провод в порядке, скорее всего придется везти кассу в сервисный центр.
Не работает вспомогательное оборудование
Продвинутые кассовые аппараты, которые еще называют POS-системами, оснащены большим количеством дополнительных приборов и устройств. Это могут быть сканеры штрих-кода, электронные весы, терминалы для работы с банковскими и скидочными картами, клавиатура и так далее.
Нередки случаи, когда один их этих приборов перестает работать или работает некорректно. Единственное, что можно сделать в этом случае самостоятельно — это перезагрузить кассовый аппарат и переподключить разъем устройства. Если это не помогло — обращайтесь в сервисную службу.
Принтер чеков не печатает
Если принтер отказывается распечатывать фискальные документы, сначала проверьте, не закончилась ли кассовая лента. Если да, поменяйте рулон. Правда, нужно обратить внимание на одну вещь. Кассовые ленты бывают двух типов. В одном случае это рулончик простой бумаги, на котором принтер печатает краской. Она может закончится, и тогда печать чека будет невозможна.
Гораздо более распространена в современных кассовых аппаратах так называемая термолента. Она имеет специальное покрытие, буквы и цифры на котором выжигаются при помощи высокой температуры.
Суть в том, чтобы правильно выбрать тип чековой ленты для конкретного кассового аппарата. Обратите внимание на ширину рулона — он тоже должен соответствовать характеристикам принтера.
Отсутствие соединения с интернетом
Современные онлайн-кассы подключены ко всемирной паутине и передают информацию через нее. Если эта связь обрывается, отправка фискальных документов становится невозможной. Информация на фискальном накопителе хранится 30 суток, после чего пропадает.
Проверьте, подключен ли интернет-кабель к кассовому аппарату или работает ли роутер, если подключение происходит по wi-fi. Если касса работает через мобильную сеть, убедитесь, что есть подключение и на лицевом счете достаточно средств.
Ничего не помогло? Значит, проблема в самом кассовом аппарате и без обращения в техподдержку никуда.
На этом список неисправностей, которые можно устранить самостоятельно, заканчивается. Если самостоятельно проблему решить не удалось, придется обратиться в сервисный центр. Сделать это нужно и при более серьезных дефектах. Например, при появлении багов в операционной системе. Они могут проявляться как угодно, например, перестают работать какие-то функции меню, пропадает соединение с интернетом или фискальные документы перестают отправляться к ОФД.
Напоследок дадим совет. Помните шутку о том, что инструкции по эксплуатации нужно начинать с фразы “Ну что, уже сломал?”. Чтобы она не оказалась именно про вас, тщательно ознакомьтесь с руководством по использованию и обслуживанию вашей онлайн-кассы. Это поможет избежать множества проблем. Проведите инструктаж персоналу — продавцам и кассирам. Большинство поломок происходит именно из-за неправильной работы с кассовым аппаратом.
Часто инструкция по эксплуатации загружена в саму онлайн-кассу. Там описаны даже распространенные неисправности и способы их устранения. Такой документ всегда под рукой — нужно только выбрать соответствующий пункт меню — и читай себе на здоровье. А мы продолжаем рассказывать о техническом обслуживании онлайн-касс.
Виды обслуживания
Ежесменное обслуживание
Здесь все просто. Нужно содержать оборудование в чистоте, своевременно проверять обновления программного обеспечения да менять рулончики с чековой лентой. ПО часто обновляется автоматически, ваша задача — не прерывать процесс его установки и дождаться завершения процесса. Все это делает продавец-кассир.
Замена фискального накопителя
ФН — это сердце онлайн-кассы. Он отвечает за хранение и отправку информации. Фискальный накопитель нужно периодически менять на новый. Сроки работы накопителей разные: 13, 15 или 36 месяцев. О сроке замены вас уведомит оператор фискальных данных, отправив соответствующее письмо по электронной почте.
Для замены накопителя лучше всего обратиться в службу технической поддержки. Работа состоит из двух этапов:
- Установка нового фискального накопителя в кассовый аппарат. Для этого онлайн-касса вскрывается, демонтируется старый ФН и вместо него устанавливается новый. После этого кассу нужно собрать. Обратите внимание — модель фискального накопителя должна быть совместима с кассовым аппаратом. Кроме того, ФН нужно выбирать из списка, опубликованного на сайте Федеральной налоговой службы.
- Внесение данных о фискальном накопителе в учетные записи кассового аппарат у ОФД и ФНС. У накопителя есть индивидуальный номер, который указывается при регистрации кассового аппарата. При замене номер изменится и новые сведения необходимо сообщить налоговикам и оператору фискальных данных. В личных кабинетах и того и другого есть специальный раздел, посвященный фискальным накопителям. Нужно внести туда новые данные.
Почему эту работу лучше доверить профессионалам? Дело в том, что накопитель стоит немалых денег — от 6 тысяч рублей. Если ошибиться при вводе данных, устройство работать не будет. Останется один вариант — покупка нового ФН.
Капитальный ремонт онлайн-кассы
У всех технических устройств есть свой ресурс и онлайн-касса не исключение. Это технически сложное устройство, состоящее из большого количества деталей. Интенсивная эксплуатация приводит к выходу некоторых элементов из строя и их нужно заменить на новые.
Такие работы проводят специализированные сервисные центры. Для этого у них есть все необходимое: обученный персонал, специальное оборудование и инструмент. Правда, есть одно “но”. Как показывает практика, цена капитального ремонта кассового аппарата сопоставима со стоимостью нового. Чтобы не было неприятных сюрпризов, попросите смету или, хотя бы, простую калькуляцию, чтобы избежать неприятных сюрпризов. В случае отказа от ремонта вы оплатите только диагностику.
Как организовать техническое обслуживание онлайн-кассы
Мы уже не раз писали о том, что лучше покупать кассовый аппарат в виде пакетного решения, в которое входит не только само устройство, но и настройка, регистрация и, внимание — техническая поддержка. Заключение договора техподдержки позволит избежать множества проблем. Во-первых, все возникающие проблемы будут оперативно решаться специалистами. Сроки реагирования обычно составляют несколько часов после звонка в службу.
Настоятельно рекомендуем не пренебрегать этой услугой и заключить договор. Стоимость услуги у разных компаний различна, как и наполнение самих пакетов. Обычно на выбор предлагается несколько вариантов:
- базовый. Включает в себя устранение стандартных неисправностей. Сроки реагирования максимальные, объем работ небольшой. Стоимость такого пакета начинается от 3900 рублей за три месяца технической поддержки;
- стандарт. Сроки реагирования меньше, то есть приедут к вам быстрее. Кроме стандартных поломок, устраняются дефекты, вызванные неправильными действиями обслуживающего персонала. Стоимость — от 6 тысяч рублей;
- продвинутый. Минимальные сроки реагирования. Кроме того, отремонтируют почти все, даже если поломка случилась по вашей вине. Ну, конечно, кроме умышленной порчи устройства.
Примечание: цены взяты из коммерческого предложения компании “Первый Бит”.
Техническая поддержка оформляется отдельным договором или приложением к договору о покупке кассового аппарата. Внимательно изучите документ, чтобы точно знать, на что вы можете рассчитывать в случае возникновения проблемы. При желании договор можно продлить на любой срок. За первые несколько месяцев можно увидеть, нужно это делать или нет. Если все работает без сбоев, договор можно не продлевать. Если поломки — не редкость, тогда есть смысл пролонгировать действие услуги.
Ремонт по гарантии
Здесь все стандартно. Завод-изготовитель устанавливает гарантийный период, в течение которого контрольно-кассовая техника будет ремонтироваться бесплатно. Обычно это 12 месяцев, редко больше. Кроме того, гарантия распространяется и на фискальный накопитель.
Отдельно стоит поговорить о гарантии на вспомогательное оборудование. На некоторые устройства, например, сканеры штрих-кода, сроки могут быть и меньше — от 3 месяцев.
Организации, торгующие контрольно-кассовый оборудованием, могут давать расширенную гарантию. Она предусматривает увеличение сроков. Как правило, гарантийный ремонт распространяется на заводской брак изделия. Поэтому готовьтесь, что онлайн-кассу отвезут на экспертизу чтобы определить, по чьей вине произошла поломка. Тоже самое относится и к вспомогательному оборудованию.
К слову сказать, продавцы онлайн-касс, чаще всего, просто меняют оборудование на новое. Отсутствие на торговой точке кассового аппарат может принести колоссальные убытки, которые могут обязать компенсировать. Поэтому уж лучше заменить устройство на новое, чем разбираться с судебными исками.
Заключение
Вот несколько правил, которые вы должны вынести из этой статьи. Во-первых, заставьте персонал внимательно изучить руководство по эксплуатации устройства. Лучше всего организовать обучение кассиров специалистами.
Во-вторых, заключите договор с технической поддержки. Это позволит оперативно решать все вопросы, связанные с работой онлайн-кассы.
В-третьих, соблюдайте правила работы. Своевременно меняйте чековую ленту, фискальный накопитель, заряжайте аккумулятор.
Если соблюдать эти простые правила, никаких проблем с кассовым аппаратом не будет. Болезнь всегда лучше предупредить, чем лечить.
