Основная часть предпринимателей, обязанных применять онлайн-кассы, уже давно работает по-новому — с передачей информации в Федеральную налоговую службу. Такой порядок предусмотрен законом № 54 ФЗ. Но некоторые категории бизнеса получили небольшую отсрочку и должны обзавестись новой контрольно-кассовой техникой до 1 июля 2018-го. Это коснулось сфер услуг и торговли, применяющих ЕНВД и патент.

Поэтому вопрос покупки кассового аппарата еще какое-то время будет актуальным. Впрочем, почему покупки? Ведь есть один прекрасный вариант решить проблему — модернизация уже имеющейся кассы. Как, вы не знали? Ну вы даете. Да, некоторые модели ККТ можно доработать, и элегантным движением рук специалиста они превратятся в онлайн-кассы.

В статье мы рассмотрим оба варианта — покупка нового кассового аппарата и доработка старого, сравним их и сделаем выводы. Начнем с первого.

Покупка новой онлайн-кассы

Это тот путь, по которому идет большинство предпринимателей. Его плюсы:

• новое — всегда лучше. Ну или почти всегда. Всегда найдутся те, кто будет утверждать, что “теперь не то что раньше”. При чем речь в этот момент может идти о чем угодно — автомобиле, лимонаде “Колокольчик” или кассовом аппарате. Но не будем отвлекаться. Новый аппарат будет на гарантии, его бесплатно отремонтируют или поменяют на аналогичный. К тому же это приятно с чисто эстетической точки зрения;
• современные онлайн-кассы — это большой шаг вперед в плане ведения отчетности. По большому счету, они все делают сами — формируют кассовые и управленческие отчеты, хранят информацию, считают, фиксируют. Для продавца-кассира — просто подарок;
• продвинутый кассовый аппарат гораздо проще в работе. Научиться пользоваться им может любой. Многие устройства работают на платформе Андроид, знакомой всем по смартфонам.

Минусы покупки:

• в большинстве случаев это дороже. Если у вас продвинутый кассовый аппарат с ЭКЛЗ стоимостью под сто тысяч рублей, есть повод задуматься о модернизации. А если таких устройств не один десяток — и думать не стоит;
• новую кассу нужно регистрировать в налоговой. Не то что это сильно сложно, но какое-то время займет. К тому же, если регистрировать через интернет, понадобится электронная подпись, которая стоит 1500 рублей;
• нужно покупать дополнительное оборудование. Кассовый аппарат редко трудится в одиночку. Обычно на нем висят терминалы для оплаты картой, электронные весы, устройства для считывания штрих-кода и другое оборудование.

Модернизация кассового аппарат под 54 ФЗ — достоинства и недостатки

Теперь перечислим основные плюсы и минусы доработки уже имеющегося устройства под новые требования. Есть несколько способов сделать это и мы расскажем о них ниже. Итак, прокачиваем кассовый аппарат. Чем это хорошо, а чем — не очень?

Плюсы:

• экономия средств. Как отмечалось выше, если кассовый аппарат недешевый, да еще и с кучей вспомогательного оборудования, есть смысл задуматься о его доработке. В этом случае выйдет дешевле, чем покупать новый;
• не нужно регистрировать кассу в органах ФНС. Ну тут все понятно – техника уже прошла регистрацию и данные о ней у налоговиков есть. Устройству присвоен регистрационный номер, есть карта регистрации – в общем, все как положено. Однако здесь есть нюанс. В ходе апгрейда в кассовый аппарат устанавливается дополнительное устройство – фискальный накопитель. Он служит для хранения информации. Так вот, данные о фискальном накопителе нужно передать в налоговую. Сделать это можно (и нужно) через интернет. Но все равно, это будет проще и быстрее, чем регистрировать кассовый аппарат с нуля;
• не нужно переучивать персонал. Нет, никто не сомневается в способностях ваших продавцов-кассиров и они, конечно, быстро смогут освоить новую технику. Но все же всегда проще и привычнее работать по старинке.

Минусы:

• старый кассовый аппарат – он и есть старый. Хоть контрольно-кассовая техника в целом надежна и ломаться там особо нечему, но если устройству уже несколько лет, вряд ли есть смысл его модернизировать. Можно потратить время и деньги, а в итоге все равно купить новую кассу. Не нужно забывать, что у всех вещей есть определенный ресурс, после исчерпания которого поломки могут начаться одна за другой. Как определить этот ресурс? Все очень просто – загляните в паспорт на ККТ и инструкцию по эксплуатации. Там четко прописан срок службы устройства. Если до этого срока остался год, то нечего там модернизировать – отправляйтесь в магазин за новой кассой;
• это не всегда быстро. Если все сделать правильно, то купить и запустить кассовый аппарат можно в течение суток. С модернизацией не все так просто. Сначала нужно найти того, кто это сделает, определиться с технической стороной вопроса – в общем все может растянуться на несколько дней;
• не всю технику можно доработать под новые требования. Сначала определитесь, возможен ли апгрейд вашего устройства в принципе. Если это невозможно, путь один – приобретение новой онлайн-кассы;
• иногда это дороже. Если дорогущую кассу еще есть смысл доработать, то с простенькими устройствами — обратная ситуация. Прокачать кассу стоит денег, к тому же придется докупать некоторые элементы. При этом дешевые фискальные регистраторы стоят меньше 10 тысяч рублей. Сравните стоимость доработки с ценой устраивающего вас кассового аппарата и сделайте вывод о том, какой вариант вас больше устраивает.

Подводим промежуточные итоги

Итак, когда есть смысл доработать старую кассу? Это разумно сделать в том случае, если аппарат почти новый и дорогой. Дешевую старенькую кассу проще заменить новой – это будет дешевле и быстрее. Есть еще один немаловажный фактор – время. Сейчас мы расскажем о том, как модернизировать кассовый аппарат и вы поймете, о чем идет речь.

Как правильно доработать кассу под требования закона № 54 ФЗ

Есть несколько проверенных способов сделать это. Но для начала нужно определиться, можно ли вообще модернизировать ваш конкретный кассовый аппарат. Далеко не все устройства можно прокачать и на выходе получить онлайн-кассу. Доработка сводится к установке фискального накопителя и замене программного обеспечения. Рассмотрим, как это сделать.

1. Обратиться в организацию, проводящую техническое обслуживание вашего кассового аппарата. Наверно, это самый простой и быстрый способ. У вас наверняка заключен договор на обслуживание контрольно-кассовой техники со специализированной компанией. Вся информация о ККТ там уже имеется. Позвоните в службу технической поддержки и спросите, можно ли доработать вашу кассу под новые требования. Если да, то сколько это будет стоить и какое займет время. Все устраивает – вперед.

2. Обратиться в любую компанию по автоматизации торговли. Эти ребята собаку съели на работе с контрольно-кассовой техникой, причем практически всех брендов и производителей. Приготовьте информацию о вашем устройстве – марку и модель, заводской или серийный номер, год выпуска и прочее. Дальше – то же самое, что и в первом случае. Звоним, спрашиваем, думаем, принимаем решение. Дадим небольшую подсказку: лидеры в этой сфере — компании «Первый Бит» и «ЕКАМ». Если окажется, что кассу невозможно доработать или это будет очень дорого и долго, в этих конторах сразу же предложат вам альтернативное решение – купить новую онлайн-кассу. В случае согласия прямо к вам в магазин или салон привезут и настроят новый кассовый аппарат.

3. Обратиться на завод-изготовитель. Самый фантастический, долгий и почти нерабочий вариант. Но тут как повезет. Порядок действия такой же, что и в первых двух случаях, с одной только оговоркой. Вряд ли завод находится у вас за углом – скорее всего, он достаточно далеко. Везти кассу туда бессмысленно, с завода тоже никто не приедет. Точнее, приехать-то приедут, но это обойдется в круглую сумму. К тому же представители таких предприятий неохотно идут на контакт. Если в том же «ЕКАМе» вас оближут с ног до головы, то представители заводов будут отвечать на электронное письмо месяц. Если касса иностранного производства – нечего и пытаться. В других случаях попробовать стоит.

Модернизировать старый кассовый аппарат или покупать новый — решать только вам. А мы продолжаем. Итак, если все-таки нужна новая касса: где купить, как настроить и подключить – читайте дальше.

Покупка онлайн-кассы

Действо делится на несколько этапов. Новичку сориентироваться в многообразии контрольно-кассовой техники бывает сложно – слишком много предложений на рынке. Отвалить кучу денег за устройство, которое вам по каким-то причинам не подойдет очень легко. Но обо всем по порядку.

Определитесь с задачами кассового аппарата

Размах бизнеса, форма торговли (стационарная, выездная или через торговые автоматы), способ выхода в сеть интернет – вот главные факторы, определяющие модель и характеристики устройства. Мы знаем, что вы любите примеры, поэтому приведем несколько, чтобы все стало понятнее.

Пример 1 – небольшой магазин у дома. Торговый зал в три десятка квадратных метров, продукты питания в стандартном ассортименте, один продавец-кассир. Народу немного – только местные заходят, чтобы купить продукты. Это про вас? Если да, то не покупайте навороченный кассовый аппарат. Приобретите фискальный регистратор, подключите его к компьютеру и работайте себе на здоровье. Регистраторы стоят около 10 тысяч рублей, плюс программное обеспечение для ПК. То же самое касается небольших салонов красоты, кафе и мини-баров. Не упустите из вида один нюанс – если вы продаете алкоголь, включая пиво, касса должна уметь работать с системой учета ЕГАИС.

Пример 2 – большой супермаркет. Товаров – десятки тысяч, кроме продуктов есть товары народного потребления, мелкая бытовая техника, одежда и прочее. Обслуживать покупателей нужно очень быстро. Если это ваш случай – придется купить ПОС-систему. Каждый видел такую штуковину в «Ашане», «Магните» и «Пятерочке». Стоимость ПОС-системы около 50 тысяч рублей. Продвинутые модели – еще дороже.

Пример 3 – вы владелец торгового автомата по продаже кофе, чая и других напитков. Такие устройства также должны быть оснащены онлайн-кассами. Но это совсем другая касса. У нее нет ни кнопок, ни экрана. Ставится она прямо внутрь вендингового автомата и управляется с его помощью.

Пример 4 – служба такси, курьерской доставки или выездная торговля. Тут нужна переносная касса. В чем ее отличие от обычной стационарной? В том, что она может долгое время работать автономно. У нее есть мощная аккумуляторная батарея, выход в интернет через мобильную сеть. Небольшие размеры и вес. Такое устройство можно положить в сумку или разместить в салоне автомобиля. На рынке есть достаточное количество предложений по мобильным кассам. Их стоимость начинается с 9 тысяч рублей.

Более подробно о выборе и покупке онлайн-кассы вы можете прочитать здесь.

После покупки кассовый аппарат нужно зарегистрировать в налоговой, заключить договор с оператором фискальных данных и подключить к интернету. Только после этого можно начинать продажи или оказание услуг.

Где покупать?

Лучше всего – в больших компаниях, занимающихся автоматизацией торговли. Здесь есть широкий выбор самих кассовых аппаратов, а также набор услуг по обслуживанию и пуско-наладке. Если немного доплатить, то делать вообще ничего не придется – всю работу сделают специалисты.

Можно купить кассовый аппарат у оператора фискальных данных или банке. Это может принести бонусы в виде скидок, рассрочек и готовых договоров на обслуживание. Минусы – небольшой выбор, длительные (не всегда) сроки, отсутствие всесторонней поддержки.

Заключение

Неважно, что вы выберете – доработку старой кассы или покупку новой. Перейти на работу по 54 ФЗ все равно придется, иначе выпишут штраф. Но не вам. Вы то прочитали эту статью и теперь точно знаете, что и как нужно делать. Вперед.