Как работает онлайн-касса

Рано или поздно это должно было случиться. Ну сколько можно предпринимателям носить в налоговую ЭКЛЗ и составлять ежесменные отчеты — в наш-то век интернета? Давно пора было придумать устройство, которое работает попроще. Что и было сделано. Итак, разрешите представить: онлайн-касса. Умный гаджет, который серьезно упрощает работу кассира и помогает предпринимателю. Хотите знать больше? Прочитайте нашу новую статью.

Что говорит закон

Порядок применения контрольно-кассовой техники регулируется Федеральным законом № 54 ФЗ. Согласно документу, применять онлайн-кассы должны все предприятия розничной торговли и сферы услуг. Есть и исключения — о них мы писали в одной из наших прошлых статей.

Для чего нужна онлайн-касса

Давайте для разминки разберемся, для чего все это нужно. Начнем с азов, так сказать. Итак, у нас есть две заинтересованные стороны. Сторона первая — это предприниматель, который хочет платить налоги. Или не хочет, но деваться некуда. Вторая сторона — Федеральная налоговая служба. Она пристально следит за соблюдением законодательства в части уплаты налогов.

У предпринимателя есть некоторые данные, которые нужны для расчета налогов. Это информация о выручке, суммы расходов и так далее. Так вот, чтобы фиксировать продажи, нужен кассовый аппарат. Он запоминает данные о каждой покупке и печатает подтверждающий документ — кассовый чек. Информация остается на внутренней памяти устройства. Раньше это была ЭКЛЗ, теперь — фискальный накопитель.

фискальный накопитель

А теперь начинается самое интересное.

Раньше для того, чтобы подтвердить сумму выручки, запоминающее устройство (ЭКЛЗ) нужно было нести в налоговую. Буквально: брать накопитель и отправляться в отделение ФНС, где вы зарегистрированы в качестве предпринимателя или юридического лица. Там налоговики снимали данные и убеждались в том, что вы все правильно декларируете.

Теперь все стало гораздо проще. Онлайн-касса соединена со всемирной паутиной. Теперь не нужно никуда идти — данные о выручке улетают в налоговую сами. Причем моментально. Стоит кассиру принять оплату и напечатать кассовый чек — и налоговый инспектор получает доступ к этой информации.

Хорошо это или плохо? Для сознательных бизнесменов, которые никогда не мухлевали с налогами — конечно хорошо. А уж для налоговиков — вообще красота. Теперь от них не спрятаться, не скрыться. Но для предпринимателей, пытавшихся занизить выручку и заплатить поменьше налогов онлайн-кассы могут принести массу проблем. Единственное, что им остается — либо работать без кассы вообще, либо пробивать не все чеки. И то, и другое грозит такими штрафами, что может отбить всякое желание нарушать закон.

штрафы за кассы

В этом и состоит основной смысл закона об онлайн-кассах. Они призваны стимулировать бизнес выходить из тени и работать в белую. А именно — платить налоги, как это положено. Тот, кто не платит налоги, имеет большое конкурентное преимущество. Он может держать более низкие цены, платить зарплату в конверте и всячески безобразничать. Для рынка это очень плохо, как и все, что касается теневой экономики.

Электронный чек

С появлением онлайн-касс изменился формат и сама суть кассового чека. Расскажем, что к чему и как это работает. После того, как оператор-кассир принял у покупателя оплату, он нажимает на кассовом аппарате кнопку “оплатить”. Устройство распечатывает бумажный чек на встроенном принтере. Одновременно с этим ККТ формирует электронную копию этого документа. Информация преобразуется в цифровой файл. Он серьезно закодирован от взлома с помощью современных методов шифрования.

Именно этот файл и отправляется на сервер оператора фискальных данных — ОФД. Мы подробно расскажем о нем немного позже. Точно такую же копию электронного чека может получить и покупатель, если попросит. Документ можно отправить клиенту по электронной почте или в виде sms-сообщения на номер телефона. Кстати, если покупатель попросил электронный чек, а кассир проигнорировал это требование, то последнему грозит серьезный штраф — до 10000 рублей. Но на первый раз можно отделаться и простым предупреждением.

электронный чек

Чек хранится на сервере до тех пор, пока его не запросит налоговая. Она может сделать это через час после продажи, а может не сделать никогда. Максимальный срок хранения чека в облаке — 5 лет со дня продажи. После этого документ автоматически уничтожается.

Фискальный накопитель

Самый главный элемент онлайн-кассы, ее сердце. Накопитель выполняет следующие функции:

  • хранение данных. Вся информация хранится на накопителе. В случае отсутствия соединения с сетью данные сохраняются на устройстве 30 дней;
  • отправка чеков;
  • подписание чеков электронной подписью.

Фискальные накопители имеют ограниченный срок работы, по прошествии которого их необходимо менять на новые. Срок действия фискальных накопителей — 13, 15 или 36 месяцев. Работу по замене может провести только специалист техподдержки. Данные о новом накопителе надо передавать в налоговую службу.

фискальные накопители

Оператор фискальных данных

А теперь прикиньте, какой объем данных ежесекундно выдают все российские онлайн-кассы, вместе взятые? Если взять все магазины, супермаркеты и предприятия оказания услуг, станет понятно, что объем информации приличный. На языке айтишников это называется big data — больше данные. Есть ли у налоговиков технически ресурсы для обработки и хранения таких объемов данных? Разумеется нет. Для этого нужны специальные data-центры с мощными серверами, которые налоговая не может позволить себе содержать.

Поэтому в этой части статьи на сцену выходить еще один участник цепочки — оператор фискальных данных — ОФД. Он предоставляет сторонам облачное хранилище информации. Предоставляет не бесплатно, а за определенную мзду. Ложится она на плечи предпринимателя. Именно он обязан оплачивать услуги оператора фискальных данных. Базовая стоимость услуг оператора, без учета всевозможных скидок и акций — 3000 рублей в год.

подключение офд

Все операторы внесены налоговой в специальный реестр. Только организации из этого списка имеют право на хранение, обработку и передачу фискальных данных. На данный момент в реестре числится 20 организаций. Все они имеют соответствующие разрешительные документы.

Для того, чтобы касса заработала, нужно заключить с ОФД соглашение и подключиться к облачному хранилищу информации. Только после этого касса сможет отправлять данные на сервер. Соглашение заключается удаленно, через личный кабинет. Для этого требуется зарегистрироваться на сайте оператора, заполнить поля для информации и оплатить счет. При выборе оператора обязательно сверяйтесь с реестром на сайте налоговой. На рынке появилось большое количество фирм-мошенников, выдающих себя за операторов фискальных данных.

Кассовый аппарат нужно регистрировать в налоговой

Еще одно условия для того, чтобы цепочка заработала — постановка онлайн-кассы на учет в налоговых органах. Здесь все серьезно упростилось по сравнению с регистрацией классических контрольно-кассовых аппаратов. Бывалые бизнесмены не дадут соврать: раньше, для того, чтобы зарегистрировать кассу, нужно было изрядно побегать. Во-первых, поставить устройство на учет можно было исключительно в отделении налоговой. Причем только в том, где зарегистрирован предприниматель.

очередь в налоговой

Во-вторых, для этого требовалось принести в ФНС не только документы на кассу, но и сам аппарат. Представляете, сколько геморроя было, например, у владельцев супермаркетов, где количество касс исчисляется десятками?

В третьих, срок регистрации одного кассового аппарата составлял до 5 рабочих дней. Вроде немного, но если начать продавать нужно “еще вчера” — очень даже ощутимо. К тому же, старый порядок регистрации предусматривал уплату государственной пошлины.

Теперь картина изменилась в лучшую сторону. Не зря касса, все-таки онлайн-устройство и может выходить в интернет. Это позволяет зарегистрировать его в ФНС не выходя из дома. Достаточно активировать аккаунт на портале налоговой службы и вуаля! Регистрируй не хочу, даже со стула вставать не надо. А самое главное — никакой госпошлины. Вы не потратите на процедуру ни копейки своих денег.

Правда, есть одно “но”. Для того, чтобы поставить кассу на учет по удаленке, вам понадобится электронная подпись. Она нужна, чтобы заверять документы в личном кабинете ФНС. Вот тут, к сожалению, придется и побегать, и потратиться. Выдачей ЭЦП занимаются специализированные организации — удостоверяющие центры.

электронная подпись

Процедура выдачи подписи выглядит так. Вы приходите в удостоверяющий центр и пишете заявление на получение ЭЦП. К нему прикладывается пакет документов: паспорт предпринимателя, свидетельство о регистрации ИП или ООО, СНИЛС и ИНН. После этого нужно оплатить стоимость услуги и подождать несколько дней. Когда девайс будет готов, его можно забрать — опять же, посетив центр лично.

Стоимость изготовления подписи начинается с отметки 1000 рублей. Для ИП предусмотрен упрощенный порядок подачи документов на получение ЭЦП. Индивидуальный предприниматель может сделать это через отделение налоговой, “Почты России” или МФЦ. Но забирать подпись все равно придется лично. Юридические лица могут подавать бумаги только в самом центре.

электронная подпись

Если вы делаете подпись через законного представителя, к списку документов прибавится еще и нотариальная доверенность. Получить ее можно у любого нотариуса. Цена — примерно 1800 рублей.

Переходим к матчасти — как это все работает

Итак, давайте пробежимся по всем звеньям цепочки и поэтапно рассмотрим, как же работает онлайн-касса. Имеем:

  • кассовый аппарат, зарегистрированный в налоговой и подключенный к сети интернет;
  • оператора фискальных данных и соглашение на хранение, обработку и передачу информации;
  • налогового инспектора, который сидит у себя в кабинете.

Поехали!

Оператор-кассир начинает рабочую смену и включает онлайн-кассу в сеть электропитания. После соединения с интернетом устройство сообщает, что готово к работе и отправке данных. Если что-то идет не так, на экране появляется иконка отсутствия сети. Нужно обратиться в техподдержку и устранить проблему.

Идем дальше. В магазин приходит первый покупатель и просит продать ему товар. Кассир делает это и принимает у человека оплату — наличными или банковской картой. После того, как оператор нажал кнопку “оплатить”, онлайн-касса печатает чек, который отдается клиенту в руки. Одновременно с этим фискальный накопитель онлайн-кассы формирует электронную копию чека.

печать чека

Далее копия чека отправляется в облачное хранилище оператора фискальных данных и хранится там. Для того, чтобы получить доступ к документу, налоговый инспектор должен сделать соответствующий запрос ОФД. Только после этого цифровой чек оказывается у налоговиков.

Если, по какой-то причине, соединение со всемирной паутиной отсутствует, контрольно-кассовая техника переходит в автономный режим работы. Чеки никуда не улетают, а остаются на фискальном накопителе. Как мы уже писали, он может хранить информацию в течение месяца. Это время дается для того, чтобы устранить проблемы соединения с сетью.

Ежегодно нужно продлевать договор с оператором фискальных данных и периодически менять фискальный накопитель. Забыть вам об этом не дадут: оператор начинает информировать об окончании срока договора примерно за месяц. Для того, чтобы продлить соглашение, нужно просто пополнить баланс лицевого счета, прикрепленного к личному кабинету.

Регистрация в налоговой действует бессрочно. Однако при замене фискального накопителя нужно зайти в личный кабинет и внести информацию о новом ФН. Речь идет о его индивидуальном номере, который присваивается каждому устройству. При передаче кассы новому владельцу ее необходимо снять с учета. Новый хозяин регистрирует ее самостоятельно, как и новый девайс.

Заключение

Теперь вы знаете о том, как работает онлайн-касса. Надеемся, что эти знания пригодятся вам в будущем. Желаем успехов и до встречи!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *