По закону о порядке применения контрольно-кассовой техники (ККТ) № 54-ФЗ, старые кассовые аппараты теперь вне закона. Речь идет об устройствах, записывающих данные на электронную ленту — ЭКЛЗ. Теперь этот элемент заменяет новый девайс — фискальный накопитель. В статье мы расскажем, в чем их отличия, как работает ФН и зачем он нужен.

По новому закону, контрольно-кассовая техника теперь передает фискальные данные в ФНС через всемирную паутину. Это освобождает предпринимателей от лишних визитов в налоговую инспекцию: теперь сотрудники ФНС могут получить всю информацию в режиме реального времени. Это повлекло за собой серьезные изменение в самих кассовых аппаратах: теперь они подключаются к сети, а самое главное, ЭКЛЗ заменили на фискальный накопитель.

Что такое фискальный накопитель

ФН — это электронное устройство, выполняющее следующие функции:

• хранение информации. Все фискальные документы хранятся во внутренней памяти накопителя определенное время. Оно зависит от режима налогообложения и типа ФН;
• шифрование данных. Теперь информация кодируется при помощи продвинутых криптографических методов. Что-либо подделать, стереть или скорректировать стало невозможно;
• помечает каждый фискальный документ электронной подписью. Это касается кассовых чеков, отчетов об открытии и закрытии смены и других отчетов;
• сохраняет данные в случае отсутствия соединения с интернетом. Если пропала сеть, фискальные документы находятся в памяти устройства на протяжении 30 дней. Когда соединение появляется, данные улетают в облако. Если через 30 дней проблема не устранена, накопитель блокируется.

Физически накопитель — это электронный чип в опломбированном корпусе. Он подключается к онлайн-кассе при помощи специальных разъемов. В этой плоскости можно отметить большой плюс по сравнению с ЭКЛЗ: ФН вполне можно заменить самостоятельно, не прибегая к услугам специализированных ЦТО. Открыл крышку, демонтировал старое устройство и поставил новое. Не сложнее, чем поменять сим-карту в мобильном телефоне.

Как работает фискальный накопитель

Алгоритм работы такой: в момент продажи товара кассир принимает у покупателя деньги и жмет клавишу “оплатить”. В этот момент онлайн-касса формирует чек. Бумажная копия документа распечатывается на принтере и отдается на руки клиенту. Одновременно с этим чек преобразуется в электронную форму и попадает в фискальный накопитель. Здесь он шифруется, помечается фискальным признаком и отправляется оператору фискальных данных — ОФД. Если покупатель потребует, цифровая копия чека отправляется и ему.

Можно ли заменить ЭКЛЗ на фискальный накопитель

Действительно, некоторые модели кассовых аппаратов позволяют произвести такую замену. В ряде случаев не нужно покупать новую кассу — достаточно модернизировать и доработать старую. О возможностях таких переделок нужно узнавать у завода-изготовителя или в организации, обслуживающей вашу ККТ. Однако стоит помнить: часто стоимость модернизации сравнима с ценой нового устройства. Такие работы состоят из:

• замены ЭКЛЗ на фискальный накопитель;
• подключения контрольно-кассовой техники к сети интернет;
• замены прошивки устройства;
• перерегистрации ККТ в налоговых органах. При постановке на учет необходимо указать заводской номер фискального накопителя.

Разновидности фискальных накопителей

Устройства делятся на 2 большие группы: по сроку действия и формату фискальных документов (кассовых чеков и отчетов).

Классификация по сроку работы

Есть три разновидности накопителей по этому признаку: ФН на 13 месяцев, на 15 месяцев и на 36 месяцев. Выбор того или иного устройства зависит от той формы налогообложения, которую вы применяете, а также вида деятельности. То есть, купить ФН на 3 года и при этом сэкономить не получится — все строго регламентировано.

В общем случае предприниматели должны применять фискальный накопитель на 36 месяцев. Это касается всех форм налогообложения. Исключения составляют:

• продавцы подакцизных товаров;
• предприниматели, ведущие временные и сезонные работы;
• совмещение режимов налогообложения;
• работа на ОСН, если деятельность ведется в местах, отдаленных от сетей связи и интернета;
• предприниматель является платежным агентом;
• других случаях, установленных законодательством;

В этих случаях разрешается применять фискальные накопители сроком действия 13 или 15 месяцев.

(Источник: статья 4.1 Федерального закона №54 ФЗ)

Важно! Согласно разъяснительным письмам Минфина, использование фискального накопителя несоответствующего роду занятий, допускается в случаях, когда предприниматель вынужден идти на это не по своей вине. Регулятор выпустил такой циркуляр в 2017 году, когда в торговых сетях наблюдался острый дефицит накопителей на 36 месяцев. Трактовать письмо можно так: если у поставщиков ККТ вашего региона отсутствуют нужные устройства, можно приобрести любое доступное — штрафы при этом накладываться не будут. Стоит отметить, что в настоящее время дефицита с ФН не наблюдается. Это связано с тем, что пик внедрения онлайн-касс миновал и ситуаций, когда техники нет в торговых сетях, не наблюдается.

Классификация по формату фискальных документов

Формат фискальных документов — это набор реквизитов в кассовом чеке и отчетах. В настоящее время актуальным является формат ФН 1.05. Это значит, что использовать накопители, поддерживающие формат 1.0 в настоящее время запрещено. Поправки к закону, регламентирующие переход на новый формат, вступили в силу 1 января 2019 года.

Это значит, что при выборе фискального накопителя нужно ориентироваться на формат 1.05 и выше. Вариантов, по сути, два: фискальные накопители версии 1.05 и 1.1.

Как выбрать фискальный накопитель

Помимо признаков, описанных выше, стоит ориентироваться на реестр фискальных накопителей Федеральной налоговой службы. Туда включены все марки и модели, получившие разрешение на применение на территории Российской Федерации. В остальном у предпринимателей есть полная свобода действий.

Сколько стоит фискальный накопитель

Цена устройства зависит от срока действия, производителя, исполнения и других факторов. В различных регионах РФ цены могут серьезно отличаться. Средние расценки такие:

• ФН на 13 месяцев — 6000 рублей;
• ФН на 15 месяцев — 7500 рублей;
• ФН на 36 месяцев — 11000-14000 тысяч рублей.

Важно! Стоимость фискального накопителя можно вернуть в виде налоговой льготы. Это касается предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения и единый налог на вмененный доход. Для получения вычета необходимо указать расходы на ККТ в налоговой декларации. Если речь идет о ПСН, где декларации не сдаются, нужно написать в налоговую заявление. К декларации или заявлению прикладываются документы, подтверждающие расходы на приобретение контрольно-кассовой техники.

Где купить фискальный накопитель

Если вы приобретаете свой первый кассовый аппарат, разумнее всего купить ФН в комплекте с онлайн-кассой. Обычно именно такие решения предлагают компании по автоматизации торговли или розничные продавцы. Но это по желанию: если вы нашли устройство в другом месте, где оно стоит дешевле, можно купить и там.

При первой или очередной замене ФН нужно смотреть по обстоятельствам. Для начала есть смысл обратиться в компанию, обслуживающую вашу ККТ и с которой у вас договорные отношения. Там проведут все работы под ключ.

Если договора на техподдержку нет, покупайте фискальный накопитель в любом месте, где вам удобно. Это могут быть:

• розничные продавцы;
• компании по автоматизации торговли;
• интернет-магазины, специализирующиеся на продаже контрольно-кассовой техники;
• операторы фискальных данных;
• некоторые банки;
• частные лица.

Как узнать, что пришло время менять фискальный накопитель

Самое простое — запомнить или записать дату регистрации ФН. Но иногда этот срок может гулять. Например, вы начали работать с онлайн-кассой, а услуги ОФД не оплатили. В этом случае ФН, какое-то время, будет работать в автономном режиме.

Если не запомнили дату — ничего страшного. Онлайн-касса сама начнет предупреждать вас о необходимости замены. Первый раз она сделает это за месяц до того, как истечет срок работы ФН. Если не поменять накопитель в срок, он проработает еще 30 дней. Ничего не предпримете — фискальный накопитель заблокируется и касса перестанет работать в установленном режиме. Чеки перестанут отправляться оператору и их не увидит налоговая инспекция. Отправить электронный чек клиенту также не получится. А это карается серьезными штрафными санкциями.

Можно ли заменить фискальный накопитель самостоятельно

Да, возможно — законом это не запрещено. Технически в процедуре нет ничего сложного. Вот пошаговая инструкция по замене фискального накопителя:

• подключите кассовый аппарат к сети и дождитесь соединения с интернетом;
• закройте смену кассового аппарата. Этот пункт есть в соответствующих разделах меню;
• убедитесь, что неотправленных в облако документов нет. Если таковые имеются, придется нести ФН в налоговую и вытаскивать оттуда информацию для расчета налогов;
• сформируйте отчет о закрытии фискального накопителя. Этот раздел есть в меню ФН;
• распечатайте отчет в виде чека, который нужно сохранить;
• отключите онлайн-кассу от сети электропитания и выдерните вилку из розетки;
• откройте крышку кассового аппарата для доступа к фискальному накопителю;
• извлеките старый ФН и установите на его место новый;
• закройте крышку и включите кассовый аппарат в сеть;
• распечатайте отчет об изменении параметров регистрации. Этот раздел можно найти в меню. При возникновении трудностей обратитесь к инструкции по эксплуатации;
• перерегистрируйте кассовый аппарат в личном кабинете на сайте ФНС;
• внесите данные о новом накопителе в личном кабинете на сайте оператора фискальных данных.

После этого онлайн-касса с новым фискальным накопителем будет готова к работе.

Если вы не уверены в своих силах, работы по замене можно поручить специализированной организации. Практически все продавцы ККТ и фискальных накопителей предлагают своим клиентам такую услугу. Стоимость замены и регистрационных действий — порядка 3-3,5 тысяч рублей, не считая стоимости самого устройства. В ряде случаев работы проведут бесплатно, если вы платите за фискальный накопитель.

Важно! При использовании виртуальных облачных касс, все работы по замене фискального накопителя, его регистрации в налоговой и у оператора фискальных данных, производит поставщик услуги. Обычно он сам предупреждает пользователя о порядке и сроках такой замены. Единственное, что от вас требуется — оплатить услугу в личном кабинете. Вам будет сформирован соответствующий счет. Пополнить баланс можно в личном кабинете или другим удобным способом.

Что делать с фискальным накопителем при продаже онлайн-кассы

Если вы продаете кассовый аппарат новому владельцу, фискальный накопитель придется заменить. Новый хозяин приобретет свой ФН и зарегистрирует его на себя вместе с кассой. Порядок действий тот же, что и при замене фискального накопителя. Нужно распечатать отчет о закрытии, который понадобится для снятия кассы с учета. Отчет прикладывается к заявлению вместе с другими документами.