Вы давно искали статью, где написано все про онлайн-кассы? Поздравляем, вы ее нашли. Прочитав этот материал, вам не придется искать информацию в других источниках. Онлайн-кассы от и до, или от принципа работы до продажи. Если вы что-то уже знаете — просто найдите в содержании интересующий раздел и переходите сразу к нему. А мы начинаем.
Содержание
- Как работает онлайн-касса
- Кто должен применять онлайн-кассы
- Кто освобожден от обязанности работать с онлайн-кассами
- Сроки перехода
- Виды онлайн-касс
— Стационарные онлайн-кассы
— Мобильные онлайн-кассы
— Кассы для вендинговых автоматов - Операторы фискальных данных. Выбор, заключение договора
- Регистрация кассовых аппаратов в налоговой
- Где купить онлайн-кассу
— Покупка в специализированной компании
— Покупка у банка
— Покупка у оператора фискальных данных - Штрафы за нарушение 54 ФЗ
- Налоговый вычет при покупке кассы
- Работа с онлайн-кассой. Продажи, отчеты
- Заключение
Как работает онлайн-касса
Дисциплина и контроль — вот главные цели, которые преследует любая контрольно-кассовая техника в принципе. ККТ фиксирует факт оплаты товара. Данные об операции остаются во внутреннем хранилище информации, а покупатель получает кассовый чек. Все, информация о сделке увековечена. По окончании рабочего дня кассир должен составить отчет о закрытии смены. Он также хранится в памяти кассы.
Кассовый чек, отчет о закрытии смены и другие кассовые отчеты — все это фискальные документы. Это то, что нужно для расчета налогов. Здесь видна и выручка, и чистая прибыль, а также закупочные цены на товары. Понятное дело, что налоговой службе очень хотелось бы, чтобы все эти данные были у нее. Причем желательно сразу после того, как совершена покупка или закрыта смена. То есть в онлайн-режиме.
Именно для этого и были придуманы онлайн-кассы. В тот самый момент, когда продавец-кассир нажимает на клавишу печати чека, электроника формирует его цифровую копию. После этого файл отправляется прямиком к налоговикам. Тоже самое происходит и с остальными фискальными документами — кассовыми отчетами. Все они также кодируются в электронные файлы и передаются во всемирную паутину.
Теперь инспектору не нужны выездные проверки, чтобы проверить предпринимателя. Зачем, если для этого достаточно просто кликнуть мышкой! У самого кассового аппарата есть устройство памяти — эдакий жесткий диск, но с небольшим объемом памяти. На кассах старого образца это была ЭКЛЗ, у онлайн-касс — фискальный накопитель. Он не только накапливает фискальные данные, но и отправляет их в интернет, ставит электронную подпись и хранит информацию в случае отсутствия связи с сетью. Не будем углубляться в технические подробности, но отметим: фискальный накопитель — это сердце и самый важный элемент онлайн-кассы.
Самое важное, что вы должны понять из вышесказанного: чек и кассовые отчеты теперь не просто бумажки. Это электронные файлы, которые моментально оказываются у налоговиков. Это главное, что делает онлайн-касса. Да, и еще одно: точно такую же копию чека может попросить любой покупатель или клиент. И кассир обязан удовлетворить его просьбу. Дубликат чека можно отправить на телефон смс-кой или на электронную почту. Опять же, как пожелает заказчик.
Федеральный закон, который регулирует применение контрольно-кассовой техники в общем и онлайн-касс в частности, носит номер 54 ФЗ. Это главный нормативный документ, на который мы будем ориентироваться в нашей статье.
Кто должен применять онлайн-кассы
Итак, что такое онлайн-ККТ, мы разобрались. Кто же должен их применять? Да практически все. Судите сами. Вот категории бизнеса, которые по закону должны использовать онлайн-кассы:
- оптовая и розничная торговля;
- предприятия, оказывающие услуги населению;
- организации общественного питания;
- службы такси;
- владельцы вендинговых (торговых) автоматов;
- операторы сотовой связи;
- медицинские услуги;
- салоны красоты, парикмахерские и так далее.
Применять кассовые аппараты с функцией передачи информации через интернет должны все вышеперечисленные категории вне зависимости от того, какой налоговый режим они применяют. Есть небольшая разница только в сроках перехода, о чем мы расскажем чуть ниже. Опять же, забегая вперед: основная часть бизнеса переход уже совершила и вовсю передает данные в налоговую.
Кто освобожден от обязанности работать с онлайн-кассами
Хотите открыть такой бизнес, чтобы не заморачиваться на контрольно-кассовой технике? Есть такие варианты. Правда, не факт, что со временем вас все-таки не заставят ее использовать. Итак, кто может не использовать контрольно-кассовую технику вообще:
- кредитные организации — банки, микрофинансовые компании и так далее;
- торговцы необустроенных точек на рынках;
- продавцы безалкогольных напитков (квас, лимонад, молоко) из цистерн;
- продавцы сладкой ваты;
- предприятия, занимающиеся ремонтом обуви;
- торговцы маслом и керосином;
- религиозные организации;
- продавцы овощей и фруктов вразвал (сезонная торговля);
- продавцы рыбы;
- строительные рынки.
Также с онлайн-кассами могут не работать предприниматели, работающие через платежных агентов. Таковыми могут выступать банки, службы курьерской доставки и так далее.
Условно освобождены от использования интернет-ККТ предприниматели, работающие в местах, где нет интернета. Они обязаны просто купить онлайн-кассу, но передавать информацию налоговикам не обязаны. Но не думайте, что если в вашем магазине не ловит мобильный интернет, то это освобождает вас от работы по новым правилам. Для того чтобы попасть под льготу, населенный пункт должен попадать под определение удаленной или труднодоступной местности.
Как это определить? Да очень просто. Перечни таких районов опубликованы на сайтах правительств соответствующих субъектов Федерации. Заходите на сайт, ищете приказ о населенных пунктах с особым режимом применения ККТ и, если находите в нем свой населенный пункт, то можете не передавать в ФНС информацию и работать по старинке.
Немного о предпринимателях, работающих на рынках и использующих необустроенные торговые места. Необустроенных — это таких, которые не обеспечивают сохранности товара. Торговля без прилавка, с автомобиля, прямо с “пола” — все это примеры необустроенных рабочих мест.
Так вот, в общем случае такие торговцы освобождены от работы по закону № 54 ФЗ. Но есть перечень товаров, при продаже которых использование интернет-ККТ обязательно. И неважно, каким способом они продаются. Вот этот список:
- ковры, ковровые дорожки циновки и так далее;
- одежда, за исключением белья, носков, чулков;
- кожаные изделия (кроме деталей обуви);
- плетеные изделия кроме корзинок и деталей интерьера;
- дерево и изделия из дерева, кроме мебели;
- товары бытовой и промышленной химии;
- медицинские препараты и лекарства;
- пластмассовые и резино-технические изделия;
- бытовая техника и электроника;
- минеральные стройматериалы;
- электрооборудование;
- любой автомототранспорт;
- станки, промышленное оборудование;
- музыкальные инструменты, мебель;
- товары спортивного назначения, кроме снастей для ловли рыбы;
- предметы ортопедии.
Этот перечень был разработан и утвержден распоряжением правительства за номером 698-Р 14 апреля прошлого года. При продаже товаров из этого списка нужна онлайн-касса, даже если вы не попадаете под 54 ФЗ по другим признакам.
Сроки перехода
Вообще-то, почти все уже перешли на онлайн-кассы. Если вы пользуетесь такими налоговыми режимами, как ОСН и упрощенка, то должны работать с онлайн-кассой. Сейчас на работу по 54 ФЗ переходят индивидуальные предприниматели, применяющие ЕНВД и патент. До 2019 года порядок перехода добровольный, после этой даты — обязательный.
Правда, речь идет о тех ИП, которые не используют наемный труд и работают самостоятельно. Все те, кто имеет сотрудников, уже сейчас работают по-новому.
Есть небольшая заморочка с самим кассовым чеком. По требованиям законодательства, на нем должно быть указано наименование товара или услуги. Так вот, делать это тоже все будут поэтапно:
- ИП и организации на общем налоговом режиме — с 2017 года;
- Юридические лица на упрощенке — с 2017 года;
- Продавцы подакцизной продукции, а также пива, сидра и медовухи с наемными сотрудниками — с 1.07.18 года;
- То же, но без использования наемного труда — с 1.07.19 года;
- розница без сотрудников — с 1.07.19 года;
- Все остальные — с 1 июля 2021 года.
Все новые предприниматели без вариантов должны обзавестись кассовым аппаратом с функцией передачи фискальных данных. Регистрацию контрольно-кассовой техники старого образца налоговая служба прекратила еще в прошлом году. Да и самих аппаратов с ЭКЛЗ уже не продают.
Вот в этом месте мы сделаем небольшую сноску. Закон № 54 регулярно пересматривают, особенно в части сроков перехода. Поэтому следите за актуальной информацией — возможно, именно вам полагается очередная отсрочка.
Виды онлайн-касс
Как вы видите, на работу по новым правилам должны перейти почти все. Проще всего это сделать тем, кто уже давно работает с кассовым аппаратом. Купил один вместо другого и продавай себе на здоровье. Но беда в том, что закон затронул и те ниши, которые сроду не применяли кассы вообще. Это, например, таксисты, владельцы торговых автоматов и другие. Именно поэтому на рынке появились онлайн-кассы с различным назначением. Рассмотрим главные из них.
Стационарные онлайн-кассы
Это такие кассовые аппараты, которые всегда стоят на одном месте и никуда не ездят. Классический пример такого случая — любой розничный магазин. У продавца кассира есть рабочее место за прилавком, там и стоит кассовый аппарат.
Онлайн-кассе для полноценной работы нужны две вещи — электропитание и выход в интернет. В магазине оба условия — не проблема. Электрические розетки есть, интернет можно провести. Все кассы работают от стандартной сети напряжением 220 вольт. С сетью тоже все просто — можно провести кабель, подключиться по Wi-Fi или купить сим-карту сотового оператора. Для стационарной кассы доступен любой из этих вариантов.
Все кассы, постоянно работающие на одном месте, условно можно разделить на три группы:
1. POS-системы. Самая продвинутая ККТ, рассчитанная на работу в условиях супермаркета. Такие комплексы могут все — взвешивать, работать со скидочными картами, принимать алкогольные накладные в системе ЕГАИС. Стоят от 50 тысяч рублей. Главное преимущество ПОС-систем — высокая скорость работы.
2. Смарт-терминалы. Идеальное решение для малого бизнеса. Делает почти тоже самое, что ПОС-система, только медленнее, да и с дополнительным оборудованием не так удобно работать. Зато стоит в два раза дешевле. Достоинство терминалов — их самодостаточность. Не нужно ничего покупать дополнительно — все уже входит в состав девайса.
3. Фискальные регистраторы. Самое бюджетное устройство для работы по 54 ФЗ. Это фискальный накопитель и принтер чеков, объединенные одним корпусом. Соответственно, для управления всем этим нужно устройство для ввода информации — клавиатура и монитор. Вполне подойдет компьютер или ноутбук, а также любое мобильное устройство. Нужно только установить на них специальное программное обеспечение. Это минус, так как оно стоит определенных денег.
Мобильные (переносные) онлайн-кассы
Если кассовый аппарат нужно постоянно куда-то возить, стационарное устройство не подойдет. Нужна техника, способная долгое время работать при отсутствии электропитания и самостоятельно подключаться к сети интернет. К тому же мобильная касса должна мало весить и иметь минимальные размеры. В идеале она должна быть такой, чтобы ее можно было положить в сумку, а лучше в карман.
Переносные кассовые аппараты востребованы в такси, службах доставки и оказания услуг на дому. Выездная торговля — также одна из сфер, где могут применяться мобильные кассовые аппараты.
В качестве источника питания в таких устройствах используется мощная аккумуляторная батарея, способная обеспечивать девайс энергией в течение всего рабочего дня. Ее нужно периодически подзаряжать, чтобы аппарат не отказал в самый ответственный момент. Подключение ко всемирной паутине — через мобильную сеть. К слову, это самый выгодный вариант не только для мобильных, но и стационарных кассовых аппаратов. Годовой тариф обойдется чуть более чем в тысячу рублей, при том что расценки на проводной интернет для организаций и ИП начинаются с отметки в 2000 рублей в месяц.
Можно поступить еще проще — раздать вай-фай со своего мобильного устройства и подключиться к сети через него. Однако лучше оставить этот вариант в качестве запасного — уж больно он ненадежен.
Кассы для вендинговых автоматов
Такие кассовые аппараты стоят немного особняком. Дело в том, что они устанавливаются внутри торгового автомата, которые теперь тоже должны быть оснащены онлайн-кассами. Если с обычной кассой еще можно разобраться самостоятельно, то установка и настройка вендинговой кассы под силу только специалистам.
Монтаж состоит из трех этапов:
- Первый этап — размещение устройства внутри автомата. Торговая машина разбирается и касса устанавливается прямо туда. Для этого нужны специальные кронштейны и другой крепеж. Если внутри места нет, касса ставится снаружи и крепится прямо к корпусу.
- Второй этап — соединение кассы с системой управления торговой машины. У такой кассы нет ни экрана, ни кнопок. Она полностью интегрируется с управлением вендингового автомата и работает через него.
- Третий этап — настройки программного обеспечения. После этого кассу нужно подключить к сети и можно начинать работать. Поскольку у нее нет принтера, по закону можно ограничиться электронным кассовым чеком, если он нужен покупателю.
Оператор фискальных данных. Выбор, заключение договора
А теперь представьте, сколько кассовых чеков и отчетов ежесекундно отправляется в сеть? Это огромный объем информации, на обработку которого у ФНС не хватит никаких ресурсов. Нужен сервис, основанный на облачных технологиях хранения фискальной информации. Именно такой сервис предоставляет вам ОФД — оператор фискальных данных.
Вся информация скапливается на серверах оператора, а в налоговую передается по запросу последней. ОФД имеет специальное разрешение от налоговиков на работу с фискальными данными. В настоящее время в России работают 18 операторов. Можно не заморачиваться и не мучить себя муками выбора — все они работают абсолютно одинаково.
Выбрав оператора, нужно оформить с ним договор. Это делается не выходя из дома. Заходите на сайт, регистрируете учетную запись, вводите данные и подписываете документы при помощи электронной подписи. После этого нужно оплатить услуги. Для этого доступен любой способ — безналичная оплата, банковский перевод или оплата картой.
Все, с этого момента оператор начнет принимать ваши фискальные документы. А мы переходим к следующему этапу — регистрация онлайн-кассы в Федеральной налоговой службе.
Регистрация онлайн-кассы в налоговой
Как и автомобиль, кассовый аппарат подлежит обязательной государственной регистрации. Только вместо ГИБДД в качестве регистрирующего органа здесь выступает Федеральная налоговая служба.
Если раньше для регистрации кассового аппарата нужно было идти в налоговую, да еще и по месту регистрации, то теперь совершенно необязательно делать это. Все можно провернуть прямо с компьютера, через личный кабинет на сайте ФНС. Правда, есть одно но: сама по себе регистрация бесплатна, но для работы потребуется электронная подпись. Ее нужно получить в специализированной организации, заплатив 1500 рублей.
После того как подпись получена, регистрируем учетную запись на сайте налоговой. Там есть раздел, созданный специально для постановки на учет контрольно-кассовой техники. Не будем подробно останавливаться на тонкостях этой процедуры. Мы уже писали об этом подробно здесь.
Старый порядок регистрации также актуален. Здесь тоже есть положительные изменения. Теперь кассу можно поставить на учет абсолютно в любом отделении налоговой на территории Российской Федерации. Так что, если вы не в ладах с интернетом, такой подход — для вас.
При продаже кассового аппарата другому пользователю регистрацию нужно аннулировать. Сделать это можно также через личный кабинет, либо подав в отделение ФНС соответствующее заявление. Новый владелец ставит устройство на учет самостоятельно. Процесс ничем не отличается от постановки на учет нового кассового аппарата.
Есть небольшой нюанс регистрации контрольно-кассовой техники, применяемой в службах такси. Если при постановке на учет по классической схеме указывается адрес установки кассового аппарата — город, улица и номер дома, то с таксистами ситуация иная. В заявлении нужно указывать марку и модель автомобиля и его государственный номер. После этого устройство может работать только в этой машине — переставлять его из автомобиля в автомобиль запрещено.
Где купить онлайн-кассу
Сразу сообщим: лучше всего покупать кассовый аппарат там, где предлагают все работы по его регистрации. Это сэкономит вам кучу времени и нервов. Тем более таких предложений на рынке ККТ — хоть отбавляй.
Покупка у банка
Банк банку рознь, и не только в плане процентных ставок по кредитам. Почти все банки предлагают расчетно-кассовое обслуживание под ключ, но на разных условиях. поинтересуйтесь у вашего менеджера, что готов предложить банк. Очень часто бывает, что кредитные организации идут навстречу постоянным клиентам и делают хорошие скидки, дают оборудование в аренду или с продают с беспроцентной рассрочкой.
Конечно, здесь есть и минусы. Не у всех банков в штате есть специалисты по контрольно-кассовой технике. Поэтому обычно они просто продают оборудование. Курьер доставляет кассовый аппарат, вручает его вам и уезжает восвояси. Дальше вы должны действовать самостоятельно или, опять же, нанимать специалистов, которые все подключат/настроят/зарегистрируют.
Еще один недостаток — у банка небольшой ассортимент контрольно-кассовой техники. Две, иногда три модели, редко больше. Иногда того, что нужно именно вам, нет. Да и сроки доставки часто оставляют желать лучшего — в некоторых случаях оборудование везут около месяца.
Покупка у оператора фискальных данных
На данный момент, наверное, самый лучший вариант. Правда, многое зависит от самого оператора. Как мы уже говорили, лучше все делать в одном месте. Некоторые ОФД продают онлайн-кассы с установкой под ключ. Сюда входит все: сам кассовый аппарат, готовый договор с оператором, постановка на учет в налоговых органах. Плюс бонусы в виде бесплатного годового обслуживания, и, опять же, скидок и спецпредложений. Но это, конечно, не всегда, а как попадешь. Поэтому есть смысл изучить предложения всех операторов на данный момент времени. Начните, например, с “Яндекс.ОФД” — яркий пример оператора, предлагающего пакетные решения для бизнеса.
Операторы фискальных данных почти всегда сотрудничают с банками-партнерами и дают технику в рассрочку. Кроме того, эти же банки могут предлагать различные экспресс-кредиты без справок и документов — для них достаточно данных от ОФД. Например, “Модульбанк” дает клиентам ofd.ru займы до половины месячной выручки, зафиксированной онлайн-кассой.
Покупка в специализированной компании
Тоже очень хороший способ купить и запустить в работу онлайн-кассу, так как здесь также все делается в виде готового решения. Достаточно позвонить по телефону и в двух словах озвучить ТЗ. После этого работники организации подготовят одно или несколько коммерческих предложений, из которых нужно будет выбрать приемлемое. Если найти не сильно загруженную контору, то можно вообще уложиться в один-два дня.
Короткие сроки — далеко не единственное преимущество работы со специализированной компанией по автоматизации торговли. Обычно у таких компаний огромный выбор контрольно-кассового оборудования — есть где разгуляться. Можно найти тот самый кассовый аппарат, который идеально подойдет под условия именно вашего дела.
Кроме этого, такие фирмы осуществляют расширенную техническую поддержку, обучение персонала, организуют бесплатные семинары и конференции.
Правда, за услуги берется плата. Ввод кассового аппарата в работу, который включает и обучение персонала, стоит около 3 тысяч рублей. Примерно во столько же обойдется техподдержка на три месяца. Но здесь вам вообще ничего не нужно делать — только платить деньги. Работник приедет на торговую точку, проведет все работы и сдаст их по акту. Все, можно начинать продажи. При любом сбое в работе звоним по номеру телефона, и тот же специалист в течение нескольких часов устраняет проблему.
Правда, чтобы все это провернуть, нужно, чтобы вы находились в зоне присутствия такой компании, то есть где-то поблизости должен быть расположен ее офис. Иначе такой вариант теряет большинство своих преимуществ. Во всех крупных городах России есть представительства таких компаний, как “Первый Бит” и “ЕКАМ”. Это лидеры рынка по автоматизации торговли, и если они есть в вашем городе, можете смело туда обращаться.
Штрафы за нарушение 54 ФЗ
Вот мы дошли до неприятной части статьи. Она касается штрафов и санкций, применяемых в отношении нарушителей закона об онлайн-кассах. Эта тема подробно раскрыта в одной из наших прошлых статей. Мы лишь напомним суммы штрафов. Итак, на сколько и за что штрафует налоговая:
- индивидуального предпринимателя, работающего без онлайн-кассы, оштрафуют на 25-50 % продаж, сделанных без нее, но не меньше, чем на 10 тысяч рублей. Столько же заплатит должностное лицо, ответственное за применение контрольно-кассовой техники;
- организация, не купившая онлайн-ККТ, заплатит до 100% суммы продаж, но не меньше 30 тысяч рублей;
- если данные не поступают в ФНС, то штраф будет поменьше. ИП оштрафуют на сумму от 1,5 до 3 тысяч, организация — от 5 до 10;
- за электронную копию кассового чека, которую не отослали покупателю, ИП оштрафуют на 2 тысячи рублей, организацию на 10. Правда, это нарушение не относится к серьезным и за него обычно выписывают предупреждение.
Штрафов можно избежать, если вы докажете, что нарушение произошло по независящим от вас обстоятельствам. Например, вы, как законопослушный бизнесмен, выбрали и оплатили онлайн-кассу. Но вот беда — у поставщика на складе таких нет, и он пообещал привезти ее только через пару недель.
В этом случае санкции применяться не будут. Министерство финансов разъясняло такие моменты в своих письмах.
Налоговый вычет при покупке онлайн-кассы
Оказывается, на покупке контрольно-кассовой техники можно еще и заработать. Государство возвращает стоимость кассового аппарата предпринимателям, применяющим патентную систему и ЕНВД.
Для оформления льготы нужно указать расходы на оборудование в декларации ЕНВД. Если речь идет о патенте, то в налоговую службу пишется соответствующее заявление. К документам нужно приложить все чеки и договора, полученные при приобретении кассы. Правда, компенсируют не все: потолок составляет 18 тысяч рублей. В эту сумму можно включать не только сам кассовый аппарат и дополнительное оборудование к нему, но и расходы на подключение, настройки и так далее. Если сумма налога оказалась меньше затрат на кассу, остаток переносится на следующий отчетный период.
Заключение
Теперь вы знаете про онлайн-кассы почти все. Добавим, что при выборе контрольно-кассовой техники сверяйтесь с реестром ККТ на сайте ФНС. Тоже самое касается выбора операторов фискальных данных — все они также занесены в специальный список. Удачи в бизнесе!